Jak firmy naprawdę radzą sobie z KSeF

Najprostszy sposób pracy z KSeF

W praktyce większość przedsiębiorców nie chce zajmować się techniczną stroną KSeF. Szukają po prostu rozwiązania, które pozwoli wystawiać faktury tak jak dotychczas, bez analizowania komunikatów systemowych czy sprawdzania statusów w kilku panelach.

Dlatego najczęściej wybieranym rozwiązaniem jest program do faktur, który ma już gotową integrację z KSeF. W takim modelu wystarczy jednorazowo połączyć program do faktur z KSeF i od tego momentu cała komunikacja z systemem Ministerstwa Finansów odbywa się automatycznie. Przedsiębiorca wystawia i widzi dokumenty w programie, a system sam zajmuje się jego wysyłką i informuje o statusie faktury.

Tak działa między innymi program do faktur z obsługą KSeF: www.faktura-online.pl. Przedsiębiorca wystawia dokument dokładnie tak jak dotychczas, a system automatycznie przekazuje go do KSeF i pokazuje w panelu aktualny status faktury. Dzięki temu od razu widać, czy dokument został przyjęty przez system Ministerstwa Finansów i otrzymał identyfikator KSeF. Nie trzeba logować się do rządowego panelu ani sprawdzać komunikatów w kilku miejscach. Wszystkie informacje o wysyłce i statusie dokumentu są widoczne bezpośrednio w programie do faktur.

Program oferuje też funkcje, które w praktyce bardzo pomagają przy pracy z KSeF. Jedną z nich jest możliwość opóźnienia wysyłki faktury. W wielu firmach dokumenty powstają w ciągu całego dnia, ale przedsiębiorcy wolą przesłać je do systemu dopiero wtedy, gdy mają pewność, że wszystkie dane są poprawne. Przy KSeF ma to znaczenie, ponieważ po przyjęciu faktury przez system każda zmiana oznacza już konieczność wystawienia korekty.

Co dzieje się, gdy KSeF ma przerwę

To jedno z pierwszych pytań, które pojawia się wśród przedsiębiorców przygotowujących się do pracy z KSeF. System Ministerstwa Finansów, jak każdy duży system informatyczny, może czasami działać wolniej albo być chwilowo niedostępny. W takiej sytuacji kluczowe znaczenie ma to, jak zachowa się program do faktur.

W dobrze zaprojektowanym programie do faktur przedsiębiorca w praktyce nie odczuwa takich przerw. Faktura powstaje jak dotychczas, a system automatycznie podejmuje próbę jego wysyłki do KSeF. Jeżeli platforma Ministerstwa Finansów chwilowo nie przyjmuje dokumentów, program zapisuje fakturę w kolejce wysyłki i monitoruje dostępność systemu. W momencie, gdy KSeF ponownie zacznie działać, dokument zostaje przesłany automatycznie, bez potrzeby ponownego działania ze strony użytkownika.

W praktyce przedsiębiorca nie musi wykonywać żadnych dodatkowych czynności. Cała komunikacja z systemem KSeF odbywa się automatycznie po stronie programu do faktur. To system odpowiada za wysyłkę dokumentów, kontrolę ich statusu oraz ponowienie transmisji w momencie, gdy platforma Ministerstwa Finansów wróci do normalnego działania. W efekcie przedsiębiorca nie traci czasu na sprawy techniczne związane z obsługą e-faktur.

Jak pobierać faktury kosztowe z KSeF

W praktyce wielu przedsiębiorców chce mieć jedno miejsce, w którym widzą całą komunikację z KSeF. W programie do faktur faktura-online.pl właśnie tak to wygląda. W jednym panelu dostępne są wszystkie faktury wysłane do KSeF, ich aktualne statusy, a także faktury kosztowe pobierane bezpośrednio z systemu. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi logować się do kilku narzędzi ani sprawdzać dokumentów w różnych miejscach. Program staje się po prostu centrum pracy z fakturami.

Co ważne, faktury kosztowe są tutaj dostępne bez żadnych limitów i bez dodatkowych opłat. W wielu programach dostęp do takich dokumentów pojawia się dopiero w droższych pakietach, natomiast tutaj można odbierać wszystkie faktury kosztowe z KSeF nawet w darmowej wersji programu.

W codziennej pracy dużą wygodą jest też to, że nie trzeba przeglądać długiej listy dokumentów, żeby znaleźć jedną konkretną fakturę. Wystarczy wpisać informację lub zawęzić daty, a system szybko pokazuje właściwy dokument. Dzięki temu odnalezienie potrzebnej faktury kosztowej zajmuje chwilę, nawet jeśli w systemie jest już ich naprawdę dużo.

Najtańszy program do faktur z KSeF w Polsce

Warto zwrócić uwagę również na koszt takiego programu, bo dla wielu przedsiębiorców to bardzo ważna kwestia. W przypadku faktura-online.pl mówimy prawdopodobnie o jednym z najtańszych programów do faktur z KSeF na rynku. Abonament wynosi 6,23 zł miesięcznie, czyli 74,80 zł za cały rok korzystania z programu do faktur z obsługą KSeF. W praktyce to mniej więcej tyle, ile kosztuje kawa na stacji benzynowej, drożdżówka w piekarni albo jednorazowy parking w centrum miasta. Za taką kwotę przedsiębiorca otrzymuje narzędzie, które przez cały rok pozwala zgodnie z przepisami wystawiać faktury i obsługiwać komunikację z KSeF.

Jednocześnie nie jest to tylko prosty generator dokumentów. W jednym panelu można wystawić różne typy dokumentów, między innymi fakturę zaliczkową, proformę, rachunek, korektę czy fakturę marża. Dokumenty można przygotować w różnych walutach, tłumaczyć je na inne języki, a dzięki funkcjom przyśpieszającym pracę wystawienie kolejnej faktury zajmuje dosłownie chwilę. Całość działa w bardzo prostym i czytelnym interfejsie, więc przedsiębiorca nie musi uczyć się skomplikowanego systemu ani korzystać z kilku różnych narzędzi.

Wypróbuj program do faktur za darmo

Na koniec warto po prostu sprawdzić to w praktyce. Nie trzeba nic kupować ani podejmować decyzji od razu. Wystarczy założyć konto w faktura-online.pl i przez 30 dni korzystać z pełnej wersji programu do faktur całkowicie za darmo. To najlepszy sposób, żeby zobaczyć, jak wygląda wystawianie faktur z KSeF w normalnej pracy firmy. Możesz zintegrować system z KSeF, wystawić pierwsze dokumenty, sprawdzić statusy faktur i przekonać się, czy interfejs jest tak prosty, jak opisują użytkownicy.

Co ważne, nawet po zakończeniu okresu testowego nic nie musisz zmieniać. Konto może dalej działać w darmowej wersji, w której można wystawiać do trzech dokumentów miesięcznie bez żadnych opłat. Dostęp do faktur kosztowych pozostaje bez limitu, więc program może dalej służyć jako miejsce, w którym odbierasz i przechowujesz dokumenty z KSeF.

Najlepsze w tym wszystkim jest to, że nie trzeba wierzyć w żadne obietnice. Wystarczy po prostu założyć konto i zobaczyć, jak wygląda codzienna praca z programem do faktur, który przejmuje całą obsługę KSeF.