W jaki sposób bezpiecznie przechowywać dokumenty podatkowe i księgowe?

Na czym polega bezpieczne przechowywanie dokumentów podatkowych?

Przepisy wymagają, aby dokumentacja firmowa, a w tym podatkowa, była chroniona w sposób, który eliminuje ryzyko jej zniszczenia, zagubienia lub dostania się w niepowołane ręce. Wiąże się to z koniecznością zapewnienia konkretnych warunków: monitoringu, ograniczonego i kontrolowanego dostępu, zabezpieczeń przeciwpożarowych, odpowiedniej wilgotności i temperatury oraz ochrony przed zalaniem. Każdy z tych elementów ma znaczenie, a jego brak może skutkować problemami wizerunkowymi, prawnymi i finansowymi.

Zorganizowanie takiego środowiska we własnym zakresie to dla wielu firm poważne wyzwanie. Wynajęcie odpowiedniej powierzchni, zakup systemów zabezpieczeń. Ich instalacja i bieżące utrzymanie to koszty, które sumują się w duże do udźwignięcia kwoty, szczególnie gdy firma nie dysponuje rozbudowanym zapleczem administracyjnym. A tymczasem dokumenty podatkowe muszą być przechowywane przez co najmniej pięć lat. Przez cały ten czas standardy bezpieczeństwa muszą być niezmiennie zachowane.

Znacznie prostszym i tańszym rozwiązaniem okazuje się archiwizacja zewnętrzna. Ekoakta od lat obsługuje firmy z różnych branż w zakresie profesjonalnego przechowywania dokumentacji podatkowej. Jej obiekty spełniają wszystkie wymagane normy bezpieczeństwa: monitoring, kontrola dostępu, zabezpieczenia przeciwpożarowe i odpowiednie warunki środowiskowe są standardem, nie wyjątkiem.

Przedsiębiorca oddaje dokumenty i zyskuje pewność, że są one chronione przez cały wymagany okres bez konieczności inwestowania we własną infrastrukturę. Koniecznie zajrzyj na https://www.ekoakta.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow-i-akt-archiwum-zewnetrzne/ i zapoznaj się z ofertą.

Jak prawidłowo przechowywać dokumenty księgowe?

Dokumenty księgowe to osobna kategoria, która rządzi się własnymi terminami przechowywania. Okresy retencji mogą tu być zróżnicowane i zależeć od rodzaju dokumentu. To sprawia, że samodzielne pilnowanie tych terminów bywa wyjątkowo uciążliwe, szczególnie gdy firma działa od wielu lat i zgromadziła obszerny zasób archiwalny.

Oto przykłady obowiązujących okresów przechowywania wybranych dokumentów księgowych:

• Księgi rachunkowe: minimum 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą.

• Dokumenty dotyczące środków trwałych: przez cały okres amortyzacji, a następnie jeszcze przez 5 lat po jej zakończeniu/

• Sprawozdania finansowe: trwale, bez możliwości likwidacji po upływie określonego czasu.

Ekoakta przejmuje na siebie obnowiązek przechowywania tych dokumentów, dzięki czemu pracownicy nie muszą brać na siebie obowiązku odpowiedniej ich archiwizacji. Po upływie obowiązującego czasu przechowywania Ekoakta może podjąć się także bezpiecznego niszczenia i utylizacji dokumentacji.

Chcesz powierzyć przechowywanie dokumentacji podatkowej i księgowej swojej firmy sprawdzonemu partnerowi? Skontaktuj się z Ekoakta i sprawdź, jakie rozwiązanie najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy.