Brak składek ZUS od pracodawcy – gdzie zgłosić?

Do kogo zwrócić się o kontrolę składek?

W sprawie braku składek, błędnych raportów miesięcznych albo zerowej podstawy wymiaru składek należy zwrócić się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. To ZUS kontroluje płatników składek, weryfikuje dokumenty rozliczeniowe, ustala prawidłowe podleganie ubezpieczeniom i może zobowiązać płatnika do korekty dokumentów.

Wniosek można złożyć pisemnie, przez PUE/e-ZUS albo w placówce ZUS. W piśmie najlepiej wskazać: dane pracodawcy, okres zatrudnienia, konkretne miesiące, których dotyczy brak składek, informację o wypłaconym wynagrodzeniu oraz żądanie sprawdzenia dokumentów rozliczeniowych płatnika.

Podstawowe obowiązki płatnika wynikają z ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Pracodawca jako płatnik ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczeń, składać dokumenty rozliczeniowe i opłacać należne składki.

Jak napisać wniosek do ZUS?

Wniosek nie musi mieć szczególnego formularza, ale powinien być konkretny. Zamiast ogólnej prośby o kontrolę warto napisać, że na koncie ubezpieczonego brakuje składek za wskazane miesiące albo że w dokumentach widnieje zerowa podstawa wymiaru składek mimo pozostawania w stosunku pracy i otrzymywania wynagrodzenia.

Do pisma warto dołączyć kopie dokumentów, które potwierdzają zatrudnienie i wypłatę wynagrodzenia, np. umowę o pracę, paski wynagrodzeń, potwierdzenia przelewów, informację roczną od pracodawcy, korespondencję z pracodawcą oraz wydruk z konta ubezpieczonego w ZUS.

Pracownik może również wnieść o sprawdzenie szerszego okresu, np. całego roku, jeżeli problem powtarzał się w kilku miesiącach. ZUS co do zasady bada taki zakres, jaki wynika z wniosku i z okoliczności sprawy, dlatego precyzyjne wskazanie okresów ma praktyczne znaczenie.

Terminy opłacania składek przez płatnika

Płatnik składek składa dokumenty rozliczeniowe i opłaca składki za dany miesiąc w ustawowych terminach. Co do zasady terminy te wynoszą:

• do 5. dnia następnego miesiąca – dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
• do 15. dnia następnego miesiąca – dla płatników posiadających osobowość prawną, w szczególności spółek kapitałowych, fundacji, stowarzyszeń i spółdzielni,
• do 20. dnia następnego miesiąca – dla pozostałych płatników, w tym wielu przedsiębiorców i spółek osobowych.

Trzeba odróżnić miesiąc wypłaty wynagrodzenia od miesiąca, za który wynagrodzenie jest należne. W praktyce składki wykazane i opłacone w jednym miesiącu mogą dotyczyć wynagrodzenia wypłaconego za miesiąc poprzedni. Dlatego przy analizie konta ZUS trzeba sprawdzić nie tylko datę zapłaty, ale także miesiąc rozliczeniowy raportu.

Czy Polski Ład mógł spowodować brak składek?

Zmiany przepisów dotyczące rozliczeń podatkowo-składkowych mogły wymagać zmiany formularzy i sposobu raportowania, ale nie uchyliły obowiązku zgłaszania pracowników do ubezpieczeń ani opłacania składek. Pracodawca nie może skutecznie tłumaczyć braku raportów lub zaległości samym wprowadzeniem nowych zasad rozliczeń.

Jeżeli na koncie pracownika pojawił się raport z zerową podstawą wymiaru składek, trzeba ustalić, czy był to prawidłowy raport korygujący, czy błąd. Zerowy raport bywa uzasadniony wtedy, gdy płatnik usuwa wcześniej błędnie wykazany raport. Nie powinien jednak zastępować prawidłowego raportu za pracownika, który w danym okresie podlegał ubezpieczeniom i otrzymał oskładkowane wynagrodzenie.

Korekty dokumentów rozliczeniowych

Jeżeli płatnik przekazał do ZUS nieprawidłowe dokumenty, powinien złożyć dokumenty korygujące. Dotyczy to zarówno błędnej podstawy wymiaru składek, błędnego kodu tytułu ubezpieczenia, jak i sytuacji, w której raport został złożony za niewłaściwą osobę albo za niewłaściwy okres.

Raport z zerową podstawą wymiaru składek może służyć do skorygowania wcześniejszego błędnego raportu. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może dowolnie wykazywać pracownika z podstawą 0,00 zł, jeżeli w rzeczywistości pracownik wykonywał pracę i otrzymał wynagrodzenie podlegające oskładkowaniu.

Od rozliczeń za okresy po zmianach formularzy nie stosuje się dawnego raportu ZUS RZA w dotychczasowym zakresie. Dane dotyczące składki zdrowotnej są ujmowane w aktualnych dokumentach rozliczeniowych. Dla pracownika kluczowe jest jednak nie nazewnictwo formularza, lecz to, czy na jego koncie w ZUS prawidłowo wykazano okres ubezpieczenia, podstawę wymiaru i należne składki.

Co może zrobić ZUS wobec pracodawcy?

ZUS może przeprowadzić kontrolę płatnika, żądać dokumentów, porównać listy płac z raportami, ustalić zaległość i wydać decyzję. Jeżeli płatnik nie opłaca składek w terminie albo składa nieprawdziwe dokumenty, może ponosić konsekwencje przewidziane w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, w tym odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko obowiązkom płatnika.

Dług składkowy obciąża płatnika, a nie pracownika. Pracownik nie powinien sam dopłacać składek należnych od pracodawcy. Powinien natomiast pilnować, aby okres zatrudnienia i podstawa wymiaru zostały prawidłowo zapisane na jego koncie, ponieważ może to mieć znaczenie dla świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Odwołanie od decyzji ZUS lub wyroku sądu

Jeżeli ZUS wyda decyzję, z którą ubezpieczony się nie zgadza, zasadą jest wniesienie odwołania za pośrednictwem ZUS do właściwego sądu w terminie miesiąca od doręczenia decyzji. Jeżeli sprawa jest już po wyroku sądu pierwszej instancji, dalsze kroki zależą od treści wyroku, pouczenia i zachowanych terminów procesowych.

W takiej sytuacji trzeba rozdzielić dwie sprawy: kontrolę płatnika składek przez ZUS oraz postępowanie sądowe dotyczące konkretnej decyzji. Nawet jeśli jedno postępowanie zakończyło się niekorzystnie, możliwe bywa złożenie nowego wniosku do ZUS dotyczącego innych miesięcy lub nowych dokumentów, o ile sprawa nie została już prawomocnie rozstrzygnięta w tym samym zakresie.

FAQ

Czy brak składek oznacza, że pracownik nie był ubezpieczony?

Nie zawsze. Pracownik podlega ubezpieczeniom z mocy prawa od dnia nawiązania stosunku pracy. Brak zapłaty składek przez pracodawcę jest naruszeniem obowiązków płatnika, ale trzeba doprowadzić do prawidłowego wykazania okresów i podstaw na koncie w ZUS.

Czy Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje składki ZUS?

Podstawowym organem właściwym do kontroli składek jest ZUS. PIP może mieć znaczenie, gdy problem dotyczy także naruszeń prawa pracy, np. niewypłacenia wynagrodzenia, fikcyjnej umowy cywilnoprawnej albo nielegalnego zatrudnienia.

Czy pracownik może sam zapłacić brakujące składki?

Co do zasady nie powinien tego robić. Składki za pracownika rozlicza i opłaca płatnik, czyli pracodawca. Pracownik powinien zgłosić sprawę do ZUS i żądać ustalenia prawidłowych danych.

Co wpisać we wniosku do ZUS?

Należy wskazać dane pracodawcy, okres zatrudnienia, miesiące z brakującymi składkami, opis nieprawidłowości oraz żądanie sprawdzenia dokumentów rozliczeniowych i konta ubezpieczonego. Warto dołączyć dokumenty potwierdzające wypłatę wynagrodzenia.

Czy zerowy raport zawsze jest błędem?

Nie. Zerowy raport może być elementem prawidłowej korekty, ale tylko wtedy, gdy odpowiada rzeczywistemu stanowi. Jeżeli pracownik pracował i otrzymał wynagrodzenie, samo wykazanie podstawy 0,00 zł wymaga wyjaśnienia.

Podsumowanie

W przypadku brakujących składek najważniejsze jest szybkie i konkretne wystąpienie do ZUS. We wniosku trzeba wskazać okresy, których dotyczy problem, oraz zażądać sprawdzenia dokumentów płatnika. Pracodawca nie może zasłaniać się zmianami systemowymi, jeżeli nie złożył prawidłowych raportów albo nie opłacił należnych składek.

Jeżeli sprawa dotyczy kilku miesięcy lub wcześniejsza kontrola była zbyt wąska, warto złożyć wniosek obejmujący szerszy okres. Gdy ZUS wyda decyzję niezgodną z ustaleniami pracownika, możliwe jest skorzystanie z trybu odwoławczego.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887

2. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i innych dokumentów, Dz.U. 2020 poz. 2366 z późn. zm.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.