Składki należne a opłacone w PUE ZUS

Skąd biorą się różnice między składkami należnymi a opłaconymi?

Widoczna w PUE ZUS rozbieżność między składkami należnymi a składkami opłaconymi może mieć kilka przyczyn. Nie zawsze oznacza, że pracodawca świadomie nie płaci składek. Czasem wynika z opóźnienia księgowania, korekty dokumentów rozliczeniowych, błędnego przypisania wpłaty, zaległości płatnika z wcześniejszych okresów albo nieprawidłowo złożonych raportów imiennych.

Składki należne to zasadniczo kwoty wykazane w dokumentach rozliczeniowych składanych przez płatnika. Składki opłacone pokazują natomiast, czy i w jakiej wysokości ZUS odnotował wpłatę oraz rozliczył ją na koncie płatnika. Jeżeli pracodawca ma zaległości, wpłaty mogą być rozliczane według zasad obowiązujących w ZUS, co może powodować widoczne różnice.

Zobowiązanym do rozliczania składek za pracownika jest pracodawca. Zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz chorobowe za ubezpieczonych obliczają, rozliczają i przekazują co miesiąc do ZUS płatnicy składek. Dotyczy to zarówno części finansowanej przez pracodawcę, jak i części finansowanej z wynagrodzenia pracownika.

Czy brak zapłaty składek przez pracodawcę szkodzi pracownikowi?

Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu zatrudnienia. Jeżeli pracodawca zgłosił pracownika do ubezpieczeń i wykazuje jego wynagrodzenie w dokumentach rozliczeniowych, samo nieopłacenie składek przez pracodawcę nie powinno obciążać pracownika.

Oznacza to, że pracownik co do zasady nie traci prawa do korzystania ze świadczeń zdrowotnych ani prawa do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego tylko dlatego, że płatnik zalega z wpłatą składek. ZUS może dochodzić zaległych składek od pracodawcy, naliczać odsetki, prowadzić postępowanie wyjaśniające, a w razie potrzeby egzekucję.

Inaczej należy ocenić sytuację, gdy problem nie polega wyłącznie na braku wpłaty, ale na błędnych dokumentach: braku zgłoszenia do ubezpieczeń, zaniżonej podstawie wymiaru składek, braku raportów imiennych albo błędnym kodzie ubezpieczenia. Wtedy trzeba doprowadzić do korekty dokumentów, ponieważ od danych przekazanych do ZUS zależy ustalenie uprawnień i wysokości świadczeń.

Czy różnice w składkach mogą wpłynąć na L4 i zasiłek chorobowy?

Przy umowie o pracę ubezpieczenie chorobowe jest obowiązkowe. Prawo do zasiłku chorobowego zależy przede wszystkim od istnienia tytułu ubezpieczenia, okresu wyczekiwania, niezdolności do pracy oraz prawidłowych dokumentów przekazanych do ZUS. Zaległość pracodawcy w opłaceniu składek nie powinna automatycznie pozbawiać pracownika zasiłku.

W praktyce problem może jednak spowodować opóźnienie, jeśli ZUS będzie musiał wyjaśnić dane z płatnikiem. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy w systemie brakuje dokumentów, podstawa wymiaru składek jest inna niż wynagrodzenie, pracodawca nie przekazał wymaganych zaświadczeń albo są rozbieżności między listą płac a raportami ZUS.

Jeżeli przebywa Pani na L4, warto nie ograniczać się do obserwowania konta w PUE ZUS. Należy od razu zebrać dokumenty potwierdzające zatrudnienie i wynagrodzenie, a następnie wystąpić do pracodawcy oraz - w razie braku reakcji - do ZUS o wyjaśnienie sprawy.

Co zrobić najpierw: kontakt z kadrami

Pierwszym krokiem powinien być kontakt z działem kadr lub księgowością pracodawcy. Warto poprosić o wyjaśnienie, z czego wynika różnica między kwotami należnymi a opłaconymi widocznymi w PUE ZUS oraz czy pracodawca składał korekty dokumentów rozliczeniowych.

Pracownik może poprosić o informację potwierdzającą dane przekazane do ZUS, w szczególności o miesięczne lub roczne informacje z raportów imiennych dotyczących podstawy wymiaru składek i wykazanych składek. Dobrze jest porównać te dane z umową o pracę, paskami wynagrodzeń, przelewami wynagrodzenia i informacjami widocznymi w PUE ZUS.

Jeżeli rozmowa telefoniczna nie przyniesie rezultatu, najlepiej złożyć pisemny wniosek do pracodawcy. W piśmie można wskazać miesiące, których dotyczy różnica, poprosić o wyjaśnienie oraz o informację, czy zostały złożone korekty dokumentów do ZUS. Kopię pisma należy zachować, a przy wysyłce pocztą warto skorzystać z listu poleconego.

Jeżeli pracodawca odmawia udzielenia informacji, warto poprosić o pisemne uzasadnienie odmowy. Taka korespondencja może później ułatwić postępowanie przed ZUS albo kontrolę płatnika.

Kiedy zgłosić sprawę do ZUS?

Jeżeli pracodawca nie wyjaśnia rozbieżności, nie koryguje dokumentów albo twierdzi, że wszystko zostało rozliczone prawidłowo, a PUE ZUS nadal pokazuje niezgodności, należy zwrócić się bezpośrednio do ZUS. Najbezpieczniej zrobić to pisemnie albo przez PUE/eZUS, opisując konkretnie, czego dotyczy problem.

We wniosku warto wskazać: dane pracodawcy, okresy, których dotyczą różnice, rodzaj umowy, informację o przebywaniu na L4 oraz prośbę o sprawdzenie prawidłowości zgłoszenia do ubezpieczeń, podstaw wymiaru składek i rozliczenia wpłat przez płatnika. Do pisma można dołączyć kopię umowy o pracę, paski wynagrodzeń, potwierdzenia przelewów oraz korespondencję z kadrami.

ZUS może przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, wezwać płatnika do złożenia dokumentów lub korekt, ustalić zaległości, naliczyć odsetki i dochodzić należności od pracodawcy. W razie potrzeby ZUS może także wydać decyzję dotyczącą podlegania ubezpieczeniom albo wysokości podstawy wymiaru składek.

Czy warto zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy?

Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy może być uzasadnione, jeżeli problem nie jest jednorazową omyłką, lecz pracodawca uporczywie nie wyjaśnia sytuacji, nie wydaje informacji pracownikowi, narusza obowiązki wobec zatrudnionych albo istnieje podejrzenie poważniejszych nieprawidłowości kadrowo-płacowych.

W praktyce warto najpierw podjąć próbę wyjaśnienia sprawy z pracodawcą i ZUS. PIP może jednak pomóc w zakresie kontroli przestrzegania praw pracowniczych, w tym obowiązków dokumentacyjnych i wypłaty wynagrodzenia. Samo ustalenie zaległości składkowych i ich dochodzenie należy przede wszystkim do kompetencji ZUS.

FAQ

Czy pracownik musi sam dopłacić brakujące składki?

Nie. Przy umowie o pracę obowiązek obliczenia, rozliczenia i przekazania składek do ZUS spoczywa na pracodawcy jako płatniku. Pracownik nie powinien samodzielnie dopłacać składek za pracodawcę.

Czy nieopłacone składki odbiorą mi prawo do leczenia?

Co do zasady nie, jeżeli pracownik prawidłowo podlega ubezpieczeniu z tytułu zatrudnienia. Problem może powstać wtedy, gdy pracodawca w ogóle nie zgłosił pracownika do ubezpieczenia albo przekazał błędne dane - wtedy trzeba doprowadzić do ich sprostowania.

Czy ZUS może wstrzymać albo opóźnić zasiłek chorobowy?

ZUS może wyjaśniać sprawę, jeśli dokumenty są niekompletne lub sprzeczne. Sama zaległość pracodawcy w opłaceniu składek nie powinna automatycznie pozbawiać pracownika zasiłku, ale błędna podstawa, brak zgłoszenia lub brak dokumentów może opóźnić wypłatę.

Jakie dokumenty warto zachować?

Warto zachować umowę o pracę, aneksy, paski wynagrodzeń, potwierdzenia przelewów, korespondencję z kadrami, zrzuty lub wydruki z PUE ZUS oraz kopie pism wysłanych do pracodawcy i ZUS.

Czy zgłaszać sprawę od razu do PIP?

Nie zawsze jest to pierwszy krok. Najpierw zwykle warto wyjaśnić sprawę z kadrami i ZUS. Zgłoszenie do PIP jest szczególnie zasadne, gdy pracodawca uporczywie odmawia informacji, narusza obowiązki pracownicze albo problem dotyczy większej liczby pracowników.

Podsumowanie

Różnica między składkami należnymi a opłaconymi w PUE ZUS wymaga wyjaśnienia, ale nie zawsze oznacza utratę ochrony ubezpieczeniowej. Przy umowie o pracę odpowiedzialność za rozliczenie składek ponosi pracodawca, a ZUS ma narzędzia do kontroli i dochodzenia zaległości od płatnika.

Najrozsądniej działać etapami: zebrać dokumenty, zwrócić się do kadr o wyjaśnienie, a jeśli problem nie zostanie usunięty - złożyć wniosek do ZUS. Jeżeli sprawa dotyczy okresu L4 lub podstawy zasiłku chorobowego, szczególnie ważne jest szybkie doprowadzenie do korekty błędnych danych.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
2. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
3. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.