Prośba o wydanie druku Rp-7 przez byłego pracodawcę

Czym jest druk Rp-7 i kiedy jest potrzebny?

Druk Rp-7 to potoczna, nadal często używana nazwa zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Obecnie ZUS posługuje się przede wszystkim formularzem ERP-7. Dokument służy do wykazania okresów zatrudnienia oraz przychodów, od których zależy obliczenie świadczenia, zwłaszcza emerytury, renty albo kapitału początkowego.

Największe znaczenie ma on przy wynagrodzeniach z okresów, które nie wynikają w pełni z indywidualnego konta ubezpieczonego w ZUS. Dotyczy to w szczególności pracy sprzed pełnej informatyzacji rozliczeń składkowych oraz sytuacji, w których ZUS potrzebuje potwierdzenia wysokości zarobków z dokumentacji płacowej.

Jeżeli więc przechodzi Pani na emeryturę i ZUS wymaga potwierdzenia dawnych wynagrodzeń, ma Pani interes prawny i praktyczny w uzyskaniu takiego zaświadczenia od byłego pracodawcy.

Obowiązki byłego pracodawcy wobec pracownika i ZUS

Podstawowe obowiązki płatnika składek wynikają z ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Pracodawca powinien współdziałać z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia oraz wydawać pracownikowi albo organowi rentowemu zaświadczenia potrzebne do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości.

W tym zakresie istotny jest art. 125 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a także art. 125a tej ustawy, który dotyczy m.in. wystawiania dokumentów potwierdzających okresy składkowe, okresy pracy w szczególnych warunkach oraz wysokość przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek.

Pracodawca nie powinien ograniczyć się do krótkiej informacji, że dokumentu nie ma w archiwum, jeżeli istnieją inne akta pozwalające ustalić zatrudnienie lub wynagrodzenie. Zaświadczenie powinno zostać sporządzone na podstawie dokumentów źródłowych, takich jak listy płac, karty wynagrodzeń, angaże, umowy, świadectwa pracy, dokumentacja osobowa albo inne wiarygodne dowody znajdujące się u pracodawcy.

Jak długo przechowuje się dokumentację pracowniczą i płacową?

Okres przechowywania dokumentacji zależy od daty zatrudnienia oraz od rodzaju dokumentów. W uproszczeniu: dla części starszych okresów dokumentacja płacowa istotna dla emerytury była przechowywana przez 50 lat, natomiast dla nowszych stosunków pracy przepisy przewidują krótszy, 10-letni okres przechowywania, liczony według zasad określonych w przepisach. W odniesieniu do pracowników zatrudnionych w latach pośrednich skrócenie okresu przechowywania mogło zależeć od przekazania do ZUS odpowiednich raportów informacyjnych.

Dlatego przy zatrudnieniu sprzed wielu lat trzeba ustalić nie tylko to, czy firma nadal istnieje, ale także czy dokumentacja była przechowywana u pracodawcy, przekazana następcy prawnemu, złożona w archiwum zewnętrznym albo przekazana innemu podmiotowi po przekształceniu lub likwidacji części zakładu.

Jeżeli zakład pracy nadal istnieje, pierwszym adresatem wniosku pozostaje pracodawca. Jeżeli firma przeszła przekształcenia, obowiązek może spoczywać na następcy prawnym albo podmiocie przechowującym dokumentację.

Czy pracodawca może odmówić wydania Rp-7 albo ERP-7?

Pracodawca nie powinien odmawiać wydania zaświadczenia tylko dlatego, że od zakończenia pracy upłynęło wiele lat. Jeżeli posiada dokumenty pozwalające potwierdzić zatrudnienie i wynagrodzenie, powinien wystawić zaświadczenie zgodnie z ich treścią.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy dokumentów rzeczywiście nie ma. Pracodawca nie może wpisać do ERP-7 kwot, których nie potrafi potwierdzić dokumentacją. Powinien jednak wyjaśnić przyczynę braku możliwości wystawienia pełnego zaświadczenia, wskazać zakres posiadanych danych i wydać dokument w takim zakresie, w jakim dane da się rzetelnie ustalić.

W praktyce warto ponowić wniosek na piśmie i zażądać jednej z trzech odpowiedzi: wystawienia zaświadczenia, wystawienia zaświadczenia częściowego albo pisemnego wyjaśnienia, dlaczego pracodawca nie może potwierdzić wynagrodzeń. W piśmie należy wskazać imię i nazwisko używane w okresie zatrudnienia, daty pracy, stanowisko, jednostkę organizacyjną, numer akt osobowych, jeżeli jest znany, oraz cel: złożenie dokumentów do ZUS.

Termin 7 dni z art. 217 Kodeksu postępowania administracyjnego dotyczy wydawania zaświadczeń przez organy administracji publicznej. Nie zawsze można go automatycznie stosować do prywatnego pracodawcy. Mimo to w wezwaniu do pracodawcy można wyznaczyć rozsądny termin, np. 7 albo 14 dni, i poprosić o pisemną odpowiedź.

Co zrobić, gdy dokumentów płacowych nie ma?

Brak pełnej dokumentacji płacowej nie oznacza, że pracownik traci możliwość wykazania zatrudnienia lub wynagrodzenia. W pierwszej kolejności należy zebrać wszystko, co może potwierdzać okres pracy oraz wysokość zarobków: świadectwo pracy, umowy, angaże, paski wypłat, legitymację ubezpieczeniową z wpisami o zarobkach, zaświadczenia z dawnych kadr, dokumenty z archiwum, informacje o kategorii zaszeregowania, dokumenty związkowe albo inne zachowane pisma pracodawcy.

Jeżeli udowodniony jest sam okres zatrudnienia, ale nie da się ustalić faktycznej podstawy wymiaru składek, w sprawach emerytalnych znaczenie może mieć art. 15 ust. 2a ustawy o emeryturach i rentach z FUS. Przepis ten pozwala przyjąć za okres pozostawania w stosunku pracy kwotę obowiązującego wówczas minimalnego wynagrodzenia pracowników, proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, jeżeli podstawa wymiaru składek nie może być ustalona.

Nie zawsze będzie to rozwiązanie najkorzystniejsze finansowo, bo rzeczywiste zarobki mogły być wyższe. Dlatego warto szukać dokumentów płacowych i dowodów zastępczych, zanim ZUS wyda decyzję o wysokości emerytury.

Jak napisać wezwanie do byłego pracodawcy?

Wezwanie powinno być konkretne i wysłane w sposób pozwalający udowodnić doręczenie, np. listem poleconym, przez ePUAP, jeżeli pracodawca z niego korzysta, albo z potwierdzeniem wpływu na kopii pisma. W treści warto wskazać:

• dane pracownika, w tym poprzednie nazwisko, jeżeli uległo zmianie,
• okres zatrudnienia, stanowisko i komórkę organizacyjną,
• żądanie wystawienia zaświadczenia ZUS ERP-7 albo dawnego Rp-7,
• prośbę o sprawdzenie akt osobowych, list płac, kart wynagrodzeń i archiwum zakładowego,
• żądanie pisemnej informacji, jeżeli dokumentacji nie odnaleziono,
• termin na odpowiedź oraz informację, że dokument jest potrzebny do postępowania emerytalnego przed ZUS.

Jeżeli pracodawca nie odpowiada, odmawia bez uzasadnienia albo podaje sprzeczne informacje, można rozważyć ponowne wezwanie, skargę do właściwych instytucji nadzorujących przestrzeganie praw pracowniczych, a w razie szkody także dochodzenie roszczeń przed sądem. Odpowiedzialność odszkodowawcza nie jest jednak automatyczna: trzeba wykazać bezprawne zachowanie, szkodę i związek przyczynowy.

Co zrobić, gdy ZUS wyliczy emeryturę bez Rp-7?

Jeżeli ZUS wyda decyzję, w której nie uwzględni dawnych wynagrodzeń z powodu braku ERP-7, należy dokładnie sprawdzić uzasadnienie decyzji. Można przedstawić dodatkowe dokumenty, wnioskować o uwzględnienie dowodów zastępczych albo złożyć odwołanie od decyzji ZUS do sądu za pośrednictwem ZUS w terminie wskazanym w pouczeniu decyzji.

W postępowaniu sądowym w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych możliwe jest wykazywanie okoliczności różnymi środkami dowodowymi, ale im bardziej precyzyjne dokumenty dotyczące wynagrodzeń, tym większa szansa na korzystniejsze ustalenie podstawy wymiaru świadczenia.

FAQ

Czy mogę żądać Rp-7 od pracodawcy, u którego pracowałam wiele lat temu?

Tak. Jeżeli pracodawca nadal istnieje albo istnieje jego następca prawny, można żądać wystawienia zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Upływ czasu sam w sobie nie odbiera tego prawa, choć może utrudnić odnalezienie dokumentacji.

Czy obecnie używa się nazwy Rp-7 czy ERP-7?

W praktyce wiele osób nadal mówi o druku Rp-7, ale aktualnie ZUS posługuje się formularzem ERP-7. Jeżeli we wniosku użyje Pani dawnej nazwy, pracodawca powinien zrozumieć, że chodzi o zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu potrzebne do ZUS.

Czy pracodawca może wystawić zaświadczenie bez dokumentów płacowych?

Nie powinien wpisywać kwot bez podstawy w dokumentach. Może natomiast wystawić zaświadczenie w zakresie, w jakim dane da się potwierdzić, albo wydać pisemną informację o braku dokumentacji i o czynnościach podjętych w celu jej odnalezienia.

Co, jeśli pracodawca odpowiada tylko ustnie, że niczego nie ma?

Najlepiej złożyć pisemny wniosek i zażądać pisemnej odpowiedzi. Ustna informacja jest trudna do wykorzystania w ZUS lub w sądzie. Potwierdzenie doręczenia wniosku i pisemna odpowiedź pracodawcy są ważnymi dowodami dalszych działań.

Czy bez Rp-7 emerytura zawsze będzie zaniżona?

Nie zawsze, ale ryzyko jest realne, zwłaszcza gdy chodzi o dawne wynagrodzenia nieuwidocznione w danych ZUS. Jeżeli nie ma dokumentów płacowych, ZUS może oprzeć się na innych dowodach albo w określonych sytuacjach przyjąć minimalne wynagrodzenie za udowodniony okres pracy.

Podsumowanie

Ma Pani prawo wystąpić do byłego pracodawcy o wydanie zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, czyli dawnego Rp-7, obecnie najczęściej ERP-7. Pracodawca powinien sprawdzić dokumentację i wystawić zaświadczenie w zakresie wynikającym z posiadanych akt.

Jeżeli dokumentu nie ma w archiwum, warto nie poprzestawać na krótkiej odmowie. Należy żądać pisemnego wyjaśnienia, sprawdzić możliwość istnienia następcy prawnego lub archiwum oraz zgromadzić dowody zastępcze. W razie niekorzystnej decyzji ZUS można składać dalsze dokumenty i korzystać z drogi odwoławczej.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, w szczególności art. 15, art. 125 i art. 125a.
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
3. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - Dz.U. 1960 nr 30 poz. 168
4. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w zakresie ogólnych zasad odpowiedzialności odszkodowawczej.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.