Współpraca z firmą zagraniczną a polski ZUS – gdzie płacić składki?

Najczęstszy błąd polega na utożsamieniu miejsca siedziby kontrahenta z miejscem ubezpieczenia. Tymczasem osoba mieszkająca w Polsce może pracować dla firmy niemieckiej, czeskiej, amerykańskiej lub brytyjskiej, a odpowiedź w sprawie składek będzie zależała od tego, gdzie faktycznie wykonuje pracę, czy jest pracownikiem czy przedsiębiorcą, czy pracuje w kilku państwach i czy pomiędzy tymi państwami działają przepisy koordynacyjne.

Jeżeli współpraca odbywa się przez spółkę, trzeba dodatkowo odróżnić zatrudnienie w spółce od samego statusu wspólnika. Szerzej ten odrębny problem omawia artykuł Składki ZUS wspólnika spółki z o.o. – kiedy trzeba je płacić?.

Kiedy powstaje obowiązek ubezpieczeń

Jeżeli do danej osoby ma zastosowanie polskie ustawodawstwo, obowiązek ubezpieczeń ustala się według polskich przepisów, przede wszystkim ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Dla pracownika, zleceniobiorcy i przedsiębiorcy znaczenie ma tytuł do ubezpieczeń oraz moment jego powstania.

Najpierw ustal państwo właściwe, dopiero potem licz składki

W relacjach w ramach UE, EOG i Szwajcarii obowiązuje zasada jednego ustawodawstwa. Zasadą wyjściową dla pracownika jest ubezpieczenie w państwie, w którym faktycznie wykonuje pracę. Oznacza to, że obywatelstwo pracownika, waluta wynagrodzenia albo sam fakt podpisania umowy z firmą zagraniczną nie są wystarczające do wskazania państwa składek.

Jeżeli mieszkasz w Polsce i pracujesz wyłącznie z domu w Polsce dla pracodawcy z innego państwa członkowskiego, co do zasady praca jest wykonywana w Polsce. W takiej sytuacji zagraniczny pracodawca może mieć obowiązki płatnika w polskim systemie. Pracodawca z UE, EOG lub Szwajcarii, który nie ma w Polsce miejsca prowadzenia działalności, może również uzgodnić z pracownikiem przejęcie przez niego technicznych obowiązków w zakresie opłacania składek. Nie zwalnia to jednak pracodawcy z podstawowej odpowiedzialności wynikającej z przepisów unijnych.

Praca w dwóch lub kilku państwach

Inaczej wygląda sytuacja, gdy praca jest regularnie wykonywana w Polsce i w innym państwie. Dla osoby zatrudnionej w jednym państwie, a pracującej w co najmniej dwóch państwach członkowskich, znaczenie ma m.in. państwo zamieszkania i to, czy jest w nim wykonywana znaczna część pracy. ZUS wskazuje, że orientacyjnym progiem znacznej części jest co najmniej 25% czasu pracy lub wynagrodzenia. Ocena nie powinna opierać się wyłącznie na jednym tygodniu, lecz na rzeczywistym i przewidywanym modelu pracy.

Osoba zwykle pracująca w dwóch lub kilku państwach członkowskich powinna zgłosić sytuację instytucji państwa miejsca zamieszkania. Gdy miejscem zamieszkania jest Polska, właściwy do ustalenia ustawodawstwa jest ZUS. Potwierdzeniem właściwego ustawodawstwa może być zaświadczenie A1.

Praca zdalna między Polską a państwem siedziby pracodawcy

Od 1 lipca 2023 r. Polska uczestniczy w porozumieniu ramowym dotyczącym zwyczajowej telepracy transgranicznej. Jeżeli pracownik mieszka w jednym państwie-sygnatariuszu, pracodawca ma siedzibę w innym państwie-sygnatariuszu, a praca zdalna z państwa zamieszkania stanowi co najmniej 25%, lecz mniej niż 50% czasu pracy, możliwe jest – po spełnieniu warunków i uzyskaniu właściwego potwierdzenia – pozostanie w systemie państwa siedziby pracodawcy. Rozwiązanie nie działa automatycznie i nie obejmuje m.in. osób wykonujących działalność na własny rachunek.

Państwo spoza UE, EOG i Szwajcarii

Jeżeli firma ma siedzibę poza UE, EOG i Szwajcarią, trzeba sprawdzić, czy Polskę z danym państwem łączy umowa o zabezpieczeniu społecznym. Polska ma takie umowy m.in. ze Stanami Zjednoczonymi, Kanadą, Ukrainą, Australią, Koreą Południową, Izraelem, Turcją, Mołdawią i innymi państwami. Zakres każdej umowy może być inny.

Wielka Brytania wymaga odrębnego sprawdzenia: dla nowych sytuacji transgranicznych po zakończeniu okresu przejściowego zastosowanie mogą mieć postanowienia Protokołu w sprawie Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego będącego częścią Umowy o handlu i współpracy UE–Wielka Brytania, a w starszych sytuacjach znaczenie może mieć także Umowa o wystąpieniu.

Jeżeli brak jest przepisów koordynacyjnych lub umowy międzynarodowej obejmującej daną sytuację, polskie i zagraniczne przepisy mogą działać niezależnie. Wtedy nie należy zakładać, że opłacenie składek w jednym państwie automatycznie zwalnia z obowiązków w drugim.

Etat, zlecenie, dzieło, spółka i JDG

Etat w zagranicznej firmie

Przy umowie o pracę kluczowe jest miejsce wykonywania pracy oraz reguły koordynacyjne. Jeżeli polskie ustawodawstwo jest właściwe, zagraniczny pracodawca powinien wykonywać obowiązki płatnika w Polsce tak, jak podmiot krajowy. ZUS wskazuje, że zagraniczny pracodawca będący płatnikiem powinien zgłosić się do ZUS w terminie 7 dni od powstania obowiązku objęcia ubezpieczeniami pierwszej osoby. W przypadku pracodawcy z UE, EOG lub Szwajcarii bez polskiej placówki możliwe jest porozumienie, w którym pracownik przejmuje obowiązki związane z opłacaniem składek w imieniu pracodawcy. ZUS przewiduje w takim przypadku odrębne zasady rejestracji płatnika zagranicznego.

Jeżeli oprócz etatu istnieje umowa cywilnoprawna, znaczenie ma również to, z kim została zawarta i na czyją rzecz jest wykonywana. Szczególny przypadek opisuje artykuł Składki ZUS przy etacie i zleceniu u pracodawcy.

Umowa zlecenia lub umowa o świadczenie usług

Jeżeli do zlecenia ma zastosowanie polskie ustawodawstwo, zleceniobiorca co do zasady podlega ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu, a ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Wyjątki wynikają m.in. ze zbiegu tytułów oraz statusu ucznia lub studenta do 26. roku życia.

W relacji transgranicznej sama nazwa umowy nie przesądza jeszcze państwa ubezpieczenia. Najpierw trzeba ustalić właściwe ustawodawstwo, a następnie zastosować zasady tego państwa do danego tytułu.

Umowa o dzieło

Prawidłowa umowa o dzieło, do której stosuje się polskie przepisy ubezpieczeniowe, zasadniczo nie stanowi samodzielnego tytułu do ubezpieczeń społecznych ani zdrowotnego. Wyjątkiem jest m.in. dzieło zawarte z własnym pracodawcą albo wykonywane na jego rzecz – wtedy przychód może być traktowany dla celów ubezpieczeniowych jak przychód pracownika.

Trzeba też pamiętać, że ZUS ocenia rzeczywistą treść umowy. Jeżeli kontrakt nazwany dziełem w praktyce polega na starannym, powtarzalnym świadczeniu usług bez oznaczonego rezultatu, może zostać zakwalifikowany inaczej.

Spółka

Sam udział w wieloosobowej spółce z o.o. nie jest tym samym co prowadzenie JDG i nie zawsze tworzy tytuł do ubezpieczeń. Inaczej może być np. przy jednoosobowej spółce z o.o. albo w niektórych spółkach osobowych, gdzie ustawa systemowa wiąże ze statusem wspólnika tytuł do ubezpieczeń. Osobno trzeba ocenić wynagrodzenie za pracę, zlecenie, kontrakt menedżerski czy powołanie do organu spółki.

JDG i zagraniczny klient

Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce i świadczysz usługi z Polski na rzecz zagranicznej firmy, sam zagraniczny klient nie przenosi ubezpieczeń za granicę. Przy polskim ustawodawstwie składki przedsiębiorcy rozliczasz w Polsce na zasadach właściwych dla JDG.

Sytuacja może się zmienić, gdy działalność jest faktycznie wykonywana w kilku państwach albo jednocześnie masz etat w innym państwie członkowskim. W koordynacji unijnej osoba, która wykonuje pracę najemną w jednym państwie i działalność na własny rachunek w innym, co do zasady podlega ustawodawstwu państwa pracy najemnej. Oznacza to, że polska JDG nie zawsze będzie odrębnym polskim tytułem składkowym, jeżeli całej aktywności zgodnie z rozporządzeniem podlega ustawodawstwo innego państwa.

Ulga na start, preferencyjny ZUS i Mały ZUS Plus

Ulgi dla przedsiębiorców mają znaczenie dopiero wtedy, gdy ustalono, że do prowadzonej działalności ma zastosowanie polskie ustawodawstwo. Nie można najpierw wybrać ulgi, a dopiero później ustalać państwa właściwego.

Ulga na start

Ulga na start pozwala przez 6 miesięcy prowadzenia działalności nie opłacać składek na ubezpieczenia społeczne z JDG. Nie obejmuje składki zdrowotnej. Warunkiem jest m.in. rozpoczęcie działalności po raz pierwszy albo po odpowiednio długiej przerwie oraz niewykonywanie w ramach działalności na rzecz byłego pracodawcy czynności odpowiadających pracy wykonywanej u niego w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym.

Preferencyjne składki

Po uldze na start przedsiębiorca spełniający warunki może korzystać z preferencyjnej podstawy składek społecznych przez 24 pełne miesiące kalendarzowe. Minimalna podstawa wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia. W 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł, więc minimalna podstawa preferencyjnych składek społecznych wynosi 1441,80 zł.

Mały ZUS Plus

Mały ZUS Plus uzależnia podstawę składek społecznych od dochodu z działalności z poprzedniego roku. Jednym z podstawowych warunków pozostaje limit przychodu 120 000 zł za poprzedni rok, odpowiednio proporcjonalny przy krótszym okresie prowadzenia działalności.

Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe zasady liczenia okresu ulgi: przedsiębiorca spełniający warunki może korzystać z Małego ZUS Plus przez maksymalnie 36 miesięcy kalendarzowych w każdym 60-miesięcznym okresie prowadzenia działalności. Ulga dotyczy składek społecznych, a nie składki zdrowotnej. Więcej praktycznych warunków opisuje artykuł Mały ZUS Plus po uldze na start i preferencyjnym ZUS.

Współpraca z zagraniczną firmą nie przekreśla ulg tylko dlatego, że kontrahent ma siedzibę poza Polską. Ryzyko pojawia się jednak wtedy, gdy zagraniczna firma jest byłym pracodawcą, a zakres usług B2B odpowiada pracy wcześniej wykonywanej w stosunku pracy. Wtedy trzeba zbadać przesłanki konkretnej ulgi.

Składka zdrowotna i zbiegi tytułów

Składka zdrowotna jest odrębnym obowiązkiem od składek społecznych. W 2026 r. przy działalności jej wysokość zależy m.in. od formy opodatkowania i osiąganego dochodu lub przychodu. Ulga na start, preferencyjne składki społeczne ani Mały ZUS Plus nie zwalniają automatycznie z ubezpieczenia zdrowotnego.

Jeżeli polskie ustawodawstwo ma zastosowanie i jednocześnie masz kilka tytułów do ubezpieczeń, trzeba zbadać tzw. zbieg tytułów. Przykładowo osoba zatrudniona na umowę o pracę z zagwarantowanym co najmniej minimalnym wynagrodzeniem i jednocześnie prowadząca działalność gospodarczą co do zasady podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z etatu, a z działalności może być objęta nimi dobrowolnie. Składka zdrowotna jest jednak co do zasady należna odrębnie z każdego tytułu, z którego powstaje obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego.

Przy zleceniu i działalności zasady są bardziej złożone i zależą m.in. od podstaw wymiaru składek oraz od tego, czy przedsiębiorca korzysta z preferencyjnej podstawy. Jeżeli dodatkowy tytuł jest zagraniczny, najpierw trzeba rozstrzygnąć, czy w ogóle podlega polskiemu systemowi. Nie wolno mechanicznie stosować polskich zasad zbiegu do aktywności, która zgodnie z prawem unijnym podlega wyłącznie ustawodawstwu innego państwa.

Jeżeli jesteś równocześnie ubezpieczony w KRUS albo chcesz zachować ubezpieczenie rolnicze, etat, zlecenie lub rozpoczęcie działalności może mieć odrębne skutki na gruncie przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników. Tego statusu nie należy oceniać wyłącznie na podstawie zasad ZUS.

Zaległości, korekty i odwołanie od decyzji

Co zrobić, gdy składki były płacone w niewłaściwym państwie

Najpierw trzeba formalnie ustalić, jakie ustawodawstwo miało zastosowanie w spornym okresie. Przy pracy w kilku państwach UE właściwa instytucja może ustalić ustawodawstwo także w odniesieniu do okresu już trwającego lub zakończonego, jeżeli stan faktyczny to uzasadnia. Samo posiadanie przelewów do zagranicznej instytucji nie przesądza, że polski obowiązek nie powstał.

Jeżeli po ustaleniu właściwego ustawodawstwa okaże się, że w Polsce brakowało zgłoszeń lub rozliczeń, trzeba odpowiednio złożyć albo skorygować dokumenty oraz rozliczyć należne składki. Gdy korekta powoduje zaległość, należy zapłacić różnicę wraz z należnymi odsetkami. Gdy powstaje nadpłata, możliwe jest jej rozliczenie lub wniosek o zwrot na zasadach ustawowych.

Terminy korekt

ZUS wskazuje, że płatnik powinien skorygować dokumenty co do zasady w ciągu 7 dni od stwierdzenia błędu albo od zawiadomienia przez ZUS, a w razie ustaleń z protokołu kontroli – w ciągu 30 dni od jego otrzymania. Dla dokumentów rozliczeniowych za styczeń 2022 r. i kolejne miesiące obowiązuje ponadto 5-letni limit liczony od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek wykazanych w dokumentach.

Odwołanie od decyzji ZUS

Jeżeli ZUS wyda decyzję dotyczącą podlegania ubezpieczeniom, podstawy wymiaru składek albo zaległości i nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem, odwołanie wnosi się co do zasady w terminie miesiąca od doręczenia decyzji. Odwołanie kieruje się do właściwego sądu pracy i ubezpieczeń społecznych, ale składa za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję. Zawsze sprawdź pouczenie zamieszczone w konkretnej decyzji.

W odwołaniu trzeba wskazać zaskarżoną decyzję, określić, czego się domagasz, oraz przedstawić zarzuty i dowody. W sprawach transgranicznych szczególnie ważne są umowy, aneksy dotyczące pracy zdalnej, kalendarze i harmonogramy, potwierdzenia podróży, informacje o miejscu wykonywania zadań, dokumenty z zagranicznej instytucji oraz A1.

Jeżeli problem dotyczy przejścia z etatu na B2B u tego samego podmiotu, pomocny będzie także artykuł Ulga na start a były pracodawca.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, dlaczego przy współpracy zagranicznej trzeba oddzielić miejsce siedziby firmy od miejsca faktycznej pracy i od rodzaju aktywności.

Najczęstsze błędy

• Założenie, że kraj firmy oznacza kraj ZUS. W ubezpieczeniach transgranicznych liczy się przede wszystkim właściwe ustawodawstwo, a nie sam adres kontrahenta.
• Brak ustalenia A1 przy regularnej pracy w kilku państwach. Może to prowadzić do rozliczeń w niewłaściwym systemie.
• Traktowanie 100% pracy zdalnej z Polski jako pracy wykonywanej za granicą. Miejsce serwera, centrali czy rachunku bankowego pracodawcy nie zastępuje miejsca faktycznego wykonywania pracy.
• Automatyczne stosowanie polskich zasad zbiegu tytułów do zagranicznego etatu. Najpierw trzeba ustalić, które ustawodawstwo obejmuje całą sytuację.
• Przejście z etatu na B2B bez sprawdzenia warunków ulg. Wykonywanie tych samych czynności dla byłego pracodawcy może wyłączyć ulgę na start lub preferencje.
• Brak dokumentów potwierdzających model pracy. Przy sporze znaczenie mają harmonogramy, miejsca logowania, delegacje, aneksy o pracy zdalnej i dowody pobytu.
• Brak korekty po zmianie modelu pracy. Zwiększenie liczby dni pracy z Polski może zmienić ustawodawstwo właściwe i wymagać ponownej oceny.

FAQ

Czy mieszkając w Polsce i pracując zdalnie dla firmy niemieckiej muszę płacić ZUS w Polsce?

Jeżeli całą pracę wykonujesz faktycznie w Polsce, co do zasady zastosowanie ma polskie ustawodawstwo. Sam fakt, że pracodawca ma siedzibę w Niemczech, nie przenosi składek do Niemiec. Trzeba jednak sprawdzić, czy nie występuje szczególny wyjątek wynikający z koordynacji.

Kto płaci polskie składki, jeżeli pracodawca jest zagraniczny?

Jeżeli właściwe jest polskie ustawodawstwo, zagraniczny pracodawca co do zasady wykonuje obowiązki płatnika. Dla pracodawców z UE, EOG lub Szwajcarii bez miejsca prowadzenia działalności w Polsce przepisy pozwalają uzgodnić, że pracownik będzie wykonywał w imieniu pracodawcy obowiązki związane z opłacaniem składek. Odpowiedzialność pracodawcy nie znika przez samo zawarcie takiego porozumienia.

Czy przy pracy w Polsce i za granicą zawsze potrzebuję A1?

Jeżeli zwykle wykonujesz pracę w co najmniej dwóch państwach UE, EOG lub Szwajcarii, trzeba ustalić właściwe ustawodawstwo. A1 jest dokumentem potwierdzającym, któremu systemowi podlegasz. Gdy mieszkasz w Polsce, procedurę ustalenia rozpoczyna się co do zasady w ZUS jako instytucji państwa miejsca zamieszkania.

Czy polska JDG dla jednego zagranicznego klienta oznacza obowiązek ZUS?

Jeżeli działalność podlega polskiemu ustawodawstwu, tak – zagraniczny klient sam w sobie nie wyłącza obowiązku składkowego. Trzeba jednak zbadać ulgi, zbiegi tytułów i ewentualną aktywność w innych państwach.

Czy mogę korzystać z ulgi na start, jeśli zagraniczna firma była wcześniej moim pracodawcą?

Nie zawsze. Jeżeli w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym wykonywałeś dla tej firmy w ramach stosunku pracy czynności, które następnie wykonujesz w ramach działalności, przesłanka byłego pracodawcy może wyłączyć ulgę. Liczy się rzeczywisty zakres czynności, a nie tylko zagraniczna siedziba podmiotu.

Czy umowa o dzieło z firmą zagraniczną jest bez ZUS?

Jeżeli właściwe jest polskie ustawodawstwo i umowa jest rzeczywiście umową o dzieło, zasadniczo nie tworzy samodzielnego tytułu do ubezpieczeń. Wyjątki dotyczą m.in. dzieła wykonywanego na rzecz własnego pracodawcy. ZUS może też badać, czy umowa nie jest w istocie zleceniem lub umową o świadczenie usług.

Co zrobić, jeśli zagraniczny pracodawca nie rozlicza należnych składek w Polsce?

Najpierw ustal, czy polskie ustawodawstwo rzeczywiście ma zastosowanie. Jeżeli tak, zbierz umowę, dowody wykonywania pracy w Polsce i dokumenty dotyczące rozliczeń, a następnie wyjaśnij status płatnika w ZUS. W praktyce pomocny może być też poradnik Pracodawca nie odprowadza składek ZUS – co robić?.

Ile mam czasu na odwołanie od decyzji ZUS w sprawie składek?

Co do zasady miesiąc od dnia doręczenia decyzji. Odwołanie składa się za pośrednictwem ZUS, który wydał decyzję, do sądu wskazanego w pouczeniu. W sprawie transgranicznej warto dołączyć dokumenty pokazujące rzeczywiste miejsce i model wykonywania pracy.

Podsumowanie

Przy współpracy z firmą zagraniczną pierwsze pytanie nie brzmi: gdzie ma siedzibę kontrahent, lecz: jakie ustawodawstwo zabezpieczenia społecznego obejmuje moją pracę lub działalność. Dopiero po tej odpowiedzi można prawidłowo ustalić tytuł do ubezpieczeń, płatnika, wysokość składek, ulgi i ewentualny zbieg tytułów.

Jeżeli pracujesz wyłącznie z Polski, regularnie dzielisz pracę między kilka państw, łączysz zagraniczny etat z polską JDG albo masz już rozbieżne rozliczenia w dwóch systemach, przygotuj umowy i harmonogram pracy oraz ustal właściwe ustawodawstwo przed wykonywaniem korekt. Przy decyzji ZUS pilnuj miesięcznego terminu na odwołanie.

Źródła

• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 199, ze zmianami.
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – w zakresie ubezpieczenia i składki zdrowotnej.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 – w szczególności art. 11–13 i art. 16.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 – w szczególności art. 16 i art. 21.
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych – informacje o pracy w dwóch lub kilku państwach członkowskich, płatniku zagranicznym, telepracy transgranicznej oraz zasadach Małego ZUS Plus od 2026 r.
• Portal gov.pl – informacje o koordynacji bilateralnej oraz zasadach koordynacji zabezpieczenia społecznego w relacjach UE–Wielka Brytania.