Ulga na start a były pracodawca

Ulga na start a współpraca z byłym pracodawcą

Zgodnie z art. 18 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców osoba fizyczna rozpoczynająca działalność gospodarczą może skorzystać z ulgi na start, jeżeli podejmuje działalność po raz pierwszy albo ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia oraz nie wykonuje działalności na rzecz byłego pracodawcy w zakresie czynności wykonywanych wcześniej w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy.

W tym kontekście warto też sprawdzić osobne omówienie: współpraca z firmą zagraniczną a polski ZUS. Materiał szerzej przedstawia powiązane zasady i praktykę ZUS.

Szczególne ograniczenie dotyczy usług dla byłego pracodawcy; zasady wyjaśnia poradnik ulga na start a były pracodawca.

Ograniczenie dotyczy byłego pracodawcy, na rzecz którego przedsiębiorca w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym wykonywał na etacie czynności wchodzące w zakres obecnie prowadzonej działalności. Nie chodzi więc o każdą współpracę z byłym pracodawcą, lecz o taką, która faktycznie odtwarza wcześniejszą pracę etatową.

W opisanej sytuacji kluczowe jest ustalenie, czy szkolenie nowego pracownika będzie tylko przekazaniem wiedzy i wdrożeniem, czy w praktyce będzie wykonywaniem tych samych zadań administracyjnych IT, które wcześniej należały do Pana obowiązków pracowniczych.

Zobacz również: sprzedaż obrazów, rękodzieła i usług twórczych a ZUS.

Czy jednorazowe szkolenie oznacza utratę ulgi?

Nie musi. Jednorazowe, zdalne szkolenie w wymiarze do około 30 godzin może być ocenione jako odrębna usługa, jeżeli wcześniej nie miał Pan obowiązku szkolenia pracowników, prowadzenia wdrożeń, tworzenia materiałów szkoleniowych albo formalnego przekazywania procedur następcom.

Ryzyko wzrośnie, jeżeli szkolenie będzie polegało na bieżącym administrowaniu systemami, rozwiązywaniu incydentów, konfiguracji maszyn, obsłudze infrastruktury albo wykonywaniu innych czynności, które wcześniej wykonywał Pan jako administrator IT. Wtedy ZUS może uznać, że mimo nazwy „szkolenie” faktycznie świadczona jest ta sama praca na rzecz byłego pracodawcy.

Znaczenie ma przede wszystkim rzeczywista treść usługi. Sama zdalna forma współpracy, jednorazowość zlecenia ani niewielka liczba godzin nie przesądzają jeszcze o bezpieczeństwie, choć mogą pomagać w wykazaniu, że nie jest to kontynuacja etatu.

Jak porównać stare obowiązki z nową usługą?

Najpierw trzeba porównać trzy elementy: zakres obowiązków z umowy o pracę lub opisu stanowiska, faktycznie wykonywane zadania oraz planowany opis usługi B2B. Jeżeli na etacie wykonywał Pan administrację IT, a obecnie ma Pan wyłącznie przeszkolić nowego pracownika z zasad pracy, różnica może być istotna.

Jeżeli ZUS zakwestionuje prawo do ulgi i trzeba skorygować wcześniejsze zgłoszenia, znaczenie mają również zasady dotyczące sytuacji, gdy następuje zgłoszenie do ZUS po terminie.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się, że należy badać czynności rzeczywiście powierzone i wykonywane na konkretnym stanowisku, a nie wszystkie czynności, które dana osoba mogłaby wykonywać z racji swoich kwalifikacji. Takie podejście wynika między innymi z wyroku Sądu Najwyższego z dnia 23 marca 2010 r., sygn. akt I UK 323/09, wydanego na gruncie preferencyjnych składek ZUS.

Podobna logika jest stosowana przy ocenie preferencyjnych składek z art. 18a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Dlatego po zakończeniu ulgi na start warto pamiętać, że problem byłego pracodawcy może powrócić także przy przejściu na preferencyjne składki przez 24 miesiące.

Jak opisać umowę z byłym pracodawcą?

Umowa powinna jasno wskazywać, że przedmiotem jest usługa szkoleniowa, wdrożeniowa albo konsultacyjna, a nie przejęcie bieżących obowiązków administratora IT. Warto unikać ogólnych sformułowań typu „obsługa IT”, „administracja systemami” albo „wsparcie infrastruktury”, jeżeli takie czynności pokrywały się z wcześniejszą pracą.

Praktycznie bezpieczniejszy opis może obejmować na przykład: przygotowanie programu szkolenia, omówienie procedur, przeprowadzenie zdalnych sesji szkoleniowych, odpowiedzi na pytania uczestnika, przekazanie materiałów lub checklisty wdrożeniowej. Jeżeli pojawiają się elementy techniczne, powinny służyć wyjaśnieniu procesu, a nie wykonywaniu bieżącej administracji.

Dobrze jest zadbać także o spójność faktury, korespondencji i protokołu odbioru. Jeżeli umowa mówi o szkoleniu, faktura również powinna opisywać usługę szkoleniową lub wdrożeniową, a nie ogólne usługi administracji IT.

Czego unikać, aby nie zwiększać ryzyka w ZUS?

• Nie opisuj usługi tak samo jak dawnych obowiązków pracowniczych.
• Nie wykonuj przy okazji szkolenia bieżących zadań administratora IT, jeżeli były one częścią etatu.
• Nie rozliczaj usługi jako stałego wsparcia technicznego, jeżeli faktycznie ma to być jednorazowe wdrożenie.
• Nie opieraj się wyłącznie na kodzie PKD, bo dla ZUS ważniejsze są realne czynności niż formalna klasyfikacja działalności.
• Nie zakładaj, że sama nazwa „szkolenie” wystarczy, jeżeli z dokumentów i praktyki wynika coś innego.

Co grozi, jeżeli ZUS uzna, że warunek nie został spełniony?

Jeżeli ZUS uzna, że przedsiębiorca wykonywał na rzecz byłego pracodawcy czynności tożsame z etatowymi, może zakwestionować prawo do ulgi na start. W praktyce może to oznaczać obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami za okres, w którym warunek nie był spełniony.

Trzeba odróżnić ulgę na start od składki zdrowotnej. Ulga na start zwalnia z obowiązkowych ubezpieczeń społecznych, ale nie zwalnia z obowiązku rozliczania składki zdrowotnej, jeżeli przedsiębiorca podlega temu obowiązkowi z tytułu prowadzenia działalności.

Przy kilku tytułach do ubezpieczeń warto osobno sprawdzić etat, zlecenie i działalność a składki ZUS.

Jeżeli przedsiębiorca rozważa wykonywanie usług przez spółkę zamiast JDG, nie można przenosić na nią zasad ulgi na start; odrębnie ocenia się składki ZUS wspólnika spółki z o.o..

Przy podobnych stanach faktycznych warto również sprawdzić: działalność nierejestrowana a ZUS.

FAQ

Czy mogę wystawić fakturę byłemu pracodawcy i zachować ulgę na start?

Tak, jeżeli usługa nie polega na wykonywaniu tych samych czynności, które wykonywałeś na etacie w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym. Sama faktura dla byłego pracodawcy nie przekreśla ulgi, ale jej opis i faktyczny zakres mają duże znaczenie.

Czy szkolenie nowego pracownika jest tą samą czynnością co praca administratora IT?

Nie zawsze. Jeżeli szkolenie polega na przekazaniu wiedzy, omówieniu procedur i wdrożeniu pracownika, może być odrębną usługą. Jeżeli jednak w czasie szkolenia wykonujesz bieżącą administrację systemami, ryzyko zakwestionowania ulgi rośnie.

Czy wystarczy wpisać w umowie, że jest to szkolenie?

Nie. ZUS może badać, co faktycznie było wykonywane. Dlatego opis umowy, faktury, korespondencja, materiały szkoleniowe i protokół odbioru powinny potwierdzać, że była to rzeczywista usługa szkoleniowa.

Czy ulga na start to to samo co mały ZUS?

Nie. Ulga na start dotyczy pierwszych 6 miesięcy działalności i zwalnia z obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Potocznie bywa mylona z preferencyjnymi składkami albo Małym ZUS Plus, ale są to różne rozwiązania z odrębnymi warunkami.

Czy po uldze na start problem byłego pracodawcy znika?

Nie zawsze. Przy przejściu na preferencyjne składki z art. 18a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych również trzeba uważać na wykonywanie tych samych czynności dla byłego pracodawcy.

Przy umowach cywilnoprawnych trzeba też pilnować formalności, takich jak termin zgłoszenia zleceniobiorcy do ZUS.

Podsumowanie

W opisanym przypadku jednorazowe, zdalne szkolenie nowego pracownika nie musi powodować utraty ulgi na start, jeżeli nie powiela obowiązków administratora IT wykonywanych wcześniej na etacie. Najważniejsze jest realne rozdzielenie usługi szkoleniowej od bieżącej administracji systemami.

Przed podpisaniem umowy warto porównać dawny zakres obowiązków z planowanym zleceniem, doprecyzować przedmiot usługi i zadbać o dokumenty potwierdzające szkoleniowy charakter współpracy.

Źródła

• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, Dz.U. 2018 poz. 646 z późn. zm.
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 marca 2010 r., sygn. akt I UK 323/09
• Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 10 kwietnia 2013 r., sygn. akt II UZP 2/13
• Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12 lutego 2013 r., sygn. akt II UK 184/12