Umowa o dzieło w księgowości a składki ZUS

Kiedy umowa o dzieło jest rzeczywiście dziełem?

Umowa o dzieło jest umową rezultatu. Przyjmujący zamówienie zobowiązuje się osiągnąć oznaczony efekt, który można odebrać, sprawdzić i ewentualnie reklamować. Rezultat może być materialny albo niematerialny, ale powinien być indywidualnie określony, np. przygotowanie konkretnego opracowania, raportu, projektu lub programu.

Nie wystarczy samo nazwanie umowy "umową o dzieło". Dla ZUS, PIP lub sądu ważne jest to, jak współpraca faktycznie wyglądała: czy wykonawca miał swobodę organizacji pracy, czy odpowiadał za rezultat, czy wykonywał jedynie powtarzalne czynności, czy był podporządkowany poleceniom, godzinom i miejscu pracy.

Jeżeli dana osoba regularnie wprowadza dokumenty do systemu księgowego, obsługuje bieżące czynności kadrowo-płacowe albo co miesiąc sporządza listy płac, trudno mówić o jednorazowym, indywidualnym dziele. Takie czynności zwykle mają charakter starannego działania, a więc bliżej im do umowy zlecenia albo - przy podporządkowaniu pracowniczym - do umowy o pracę.

Umowa o dzieło a składki ZUS

Sama umowa o dzieło zasadniczo nie stanowi odrębnego tytułu do ubezpieczeń społecznych ani do ubezpieczenia zdrowotnego. Oznacza to, że od prawidłowo zawartej i wykonywanej umowy o dzieło z osobą obcą dla firmy co do zasady nie nalicza się składek ZUS.

Istotny wyjątek dotyczy sytuacji, gdy umowa o dzieło została zawarta z własnym pracownikiem albo gdy w ramach tej umowy praca jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy. W takim przypadku przychód z umowy o dzieło traktuje się dla celów ubezpieczeniowych jak przychód ze stosunku pracy i należy doliczyć go do podstawy wymiaru składek.

Osobną kwestią jest zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS. Płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło ma obowiązek poinformować ZUS o zawarciu umowy o dzieło na formularzu ZUS RUD w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy, jeżeli umowa nie jest zawarta z własnym pracownikiem i nie jest wykonywana na rzecz pracodawcy, z którym wykonawca pozostaje w stosunku pracy.

Zgłoszenie ZUS RUD nie oznacza automatycznie obowiązku zapłaty składek. Jest to informacja dla ZUS o zawartej umowie. Jeżeli jednak ZUS uzna, że nazwana umową o dzieło współpraca w rzeczywistości była zleceniem albo pracą, może żądać rozliczenia składek zgodnie z rzeczywistym charakterem zatrudnienia.

Dlaczego księgowość i listy płac są ryzykowne?

Wprowadzanie dokumentów do systemu księgowego, porządkowanie danych, księgowanie dokumentów według procedury, przygotowywanie cyklicznych list płac czy obsługa kadrowo-płacowa to z reguły czynności powtarzalne. Ich wartością jest bieżące, prawidłowe działanie, a nie stworzenie jednego odrębnego dzieła.

Ryzyko zakwestionowania umowy rośnie, gdy wykonawca:

• pracuje w stałych godzinach albo w miejscu wskazanym przez firmę,
• korzysta z firmowego sprzętu, loginów i procedur w sposób typowy dla pracownika,
• otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie niezależne od odbioru konkretnego rezultatu,
• wykonuje polecenia przełożonego lub osoby koordynującej,
• realizuje te same zadania przez dłuższy czas, cyklicznie i bez wyraźnego zakończenia dzieła.

Jeżeli dodatkowo występuje podporządkowanie co do miejsca, czasu i sposobu wykonywania pracy, może pojawić się zarzut zastępowania umowy o pracę umową cywilnoprawną. Zgodnie z Kodeksem pracy zatrudnienie w warunkach stosunku pracy powinno być zatrudnieniem pracowniczym, bez względu na nazwę umowy. Za naruszenia w tym zakresie grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.

Co zrobić, jeżeli umowa o dzieło była błędem?

Przede wszystkim nie należy niszczyć umów, podmieniać dokumentów ani tworzyć dokumentacji wstecznej. Takie działania mogą pogorszyć sytuację podczas kontroli. Bezpieczniejsza droga to uporządkowanie dokumentów i rozliczeń zgodnie z rzeczywistym charakterem współpracy.

W praktyce warto wykonać następujące kroki:

1. Ustalić faktyczny charakter współpracy - czy był konkretny rezultat, czy powtarzalne czynności, czy istniało podporządkowanie i kto organizował pracę.
2. Sprawdzić status wykonawców - czy są to Pani pracownicy, byli pracownicy, osoby obce, przedsiębiorcy, studenci albo osoby mające inne tytuły do ubezpieczeń.
3. Zweryfikować obowiązek ZUS RUD - jeżeli formularz powinien być złożony, a nie został, należy rozważyć złożenie go po terminie wraz z wyjaśnieniem.
4. Ocenić, czy trzeba skorygować rozliczenia składkowe - w razie uznania, że była to umowa zlecenia albo przychód pracowniczy, konieczne mogą być korekty dokumentów ZUS oraz zapłata zaległych składek z odsetkami.
5. Uregulować współpracę na przyszłość - przez rozwiązanie wadliwej umowy i zawarcie właściwej umowy zlecenia albo umowy o pracę, bez antydatowania dokumentów.

Umowa zlecenia albo umowa o pracę zamiast dzieła

Jeżeli dana osoba wykonuje bieżące czynności księgowe lub kadrowo-płacowe, najczęściej właściwsza jest umowa zlecenia albo umowa o pracę. Umowa zlecenia jest umową starannego działania i lepiej pasuje do usług polegających na wykonywaniu określonych czynności, nawet jeżeli ich efektem są konkretne dokumenty.

Umowa zlecenia z osobą niebędącą pracownikiem co do zasady rodzi obowiązek ubezpieczeń emerytalnego, rentowych, wypadkowego i zdrowotnego, natomiast ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne. Szczegóły mogą zależeć od zbiegu tytułów do ubezpieczeń, np. innego zatrudnienia, działalności gospodarczej albo statusu ucznia lub studenta.

Jeżeli zlecenie zawierane jest z własnym pracownikiem albo praca w ramach zlecenia jest wykonywana na rzecz własnego pracodawcy, wynagrodzenie z takiej umowy również traktuje się dla celów składkowych jak przychód pracowniczy. W takiej sytuacji nie rozlicza się tej osoby jak zupełnie odrębnego zleceniobiorcy, lecz dolicza wynagrodzenie do podstawy składek pracowniczych.

Jeżeli natomiast sposób wykonywania pracy odpowiada cechom stosunku pracy, czyli występuje praca określonego rodzaju, na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, właściwa może być umowa o pracę. Sama zmiana nazwy umowy na zlecenie nie usuwa ryzyka, jeżeli w praktyce nadal będzie to zatrudnienie pracownicze.

Jak rozliczyć zaległe składki?

Jeżeli po analizie okaże się, że od wynagrodzeń powinny zostać naliczone składki, należy przygotować korekty dokumentów rozliczeniowych ZUS za właściwe okresy i zapłacić zaległe składki wraz z odsetkami, jeżeli są należne. Zakres korekt zależy od tego, czy umowa ma być potraktowana jak zlecenie, czy jak przychód pracowniczy.

Warto również sprawdzić skutki podatkowe i księgowe, ponieważ zmiana kwalifikacji umowy może wpływać na koszty, zaliczki podatkowe, dokumenty płacowe oraz informacje roczne. W razie kontroli znaczenie będą miały nie tylko same umowy, lecz także korespondencja, ewidencje, harmonogramy, rachunki, potwierdzenia odbioru oraz sposób wypłaty wynagrodzenia.

Jeżeli nie było jeszcze wypłaty wynagrodzenia i współpraca nie została faktycznie rozpoczęta, można rozwiązać błędnie przygotowaną umowę za porozumieniem stron i zawrzeć prawidłową umowę na przyszłość. Nie należy jednak udawać, że wcześniejsza umowa nigdy nie istniała, jeżeli została podpisana i podlegała zgłoszeniu albo była wykonywana.

FAQ

Czy od każdej umowy o dzieło trzeba płacić składki ZUS?

Nie. Prawidłowa umowa o dzieło zasadniczo nie jest samodzielnym tytułem do ubezpieczeń. Składki pojawią się jednak m.in. wtedy, gdy dzieło jest zawarte z własnym pracownikiem albo wykonywane na rzecz własnego pracodawcy, a także wtedy, gdy ZUS uzna, że w rzeczywistości była to inna umowa.

Czy samo zgłoszenie ZUS RUD powoduje obowiązek zapłaty składek?

Nie. ZUS RUD jest zgłoszeniem informacyjnym o zawarciu umowy o dzieło. Nie przesądza jeszcze, że składki są należne. Może jednak ułatwić ZUS weryfikację, czy umowa rzeczywiście miała charakter dzieła.

Czy można zniszczyć błędną umowę o dzieło i podpisać zlecenie?

Nie jest to bezpieczne rozwiązanie. Jeżeli umowa została podpisana albo wykonywana, należy zachować dokumentację i naprawiać błąd przez porozumienie stron, rozwiązanie umowy, korekty oraz zawarcie prawidłowej umowy na przyszłość. Antydatowanie lub usuwanie dokumentów może wywołać dodatkowe problemy.

Czy sporządzanie list płac może być dziełem?

Co do zasady cykliczne sporządzanie list płac jest usługą wykonywaną w sposób powtarzalny, a nie jednorazowym dziełem. Inaczej można oceniać wyjątkowe, zamknięte opracowanie, np. przygotowanie indywidualnej analizy lub raportu, jeżeli umowa rzeczywiście dotyczy konkretnego rezultatu.

Co grozi za zawarcie umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę?

Jeżeli praca jest wykonywana w warunkach stosunku pracy, a strony zawarły umowę cywilnoprawną, pracodawca naraża się na roszczenia pracownika, kontrolę PIP, obowiązek korekt oraz grzywnę przewidzianą w Kodeksie pracy. ZUS może również żądać składek od właściwie ustalonego tytułu ubezpieczenia.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji największy problem polega na tym, że wprowadzanie dokumentów do systemu księgowego i sporządzanie list płac są zwykle czynnościami powtarzalnymi, a nie samodzielnym dziełem. Jeżeli umowy zawarto z własnymi pracownikami, składki najprawdopodobniej powinny zostać naliczone jak od przychodu ze stosunku pracy. Jeżeli wykonawcami były osoby spoza firmy, trzeba ocenić, czy faktycznie była to umowa o dzieło, zlecenie czy zatrudnienie pracownicze.

Najrozsądniejsze działanie to audyt umów, ustalenie faktycznego sposobu pracy, złożenie brakujących zgłoszeń, przygotowanie ewentualnych korekt i zmiana modelu współpracy na przyszłość. Im szybciej błąd zostanie uporządkowany, tym łatwiej ograniczyć odsetki, ryzyko sporu z ZUS oraz zarzuty dotyczące obejścia przepisów o zatrudnieniu.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
3. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.