Zaświadczenie A1 – odmowa lub cofnięcie przez ZUS

Ubezpieczenie społeczne pracowników wykonujących pracę za granicą

Pracownik wykonujący pracę w Belgii, Szwecji albo innym państwie UE, EOG lub w Szwajcarii może w określonych przypadkach nadal podlegać ubezpieczeniom społecznym w Polsce. Potwierdzeniem tego jest zaświadczenie A1 wydawane przez ZUS. Dokument wskazuje, które ustawodawstwo w zakresie zabezpieczenia społecznego ma zastosowanie do danej osoby w okresie pracy transgranicznej.

Podstawową zasadą koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego jest podleganie ustawodawstwu państwa, w którym praca jest faktycznie wykonywana. Zaświadczenie A1 jest wyjątkiem od tej zasady. Dlatego ZUS ma prawo badać, czy konkretna sytuacja spełnia warunki przewidziane w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 oraz rozporządzeniu wykonawczym nr 987/2009.

W praktyce problemy najczęściej pojawiają się wtedy, gdy firma ma niewielką sprzedaż w Polsce, większość kontraktów realizuje za granicą albo przedsiębiorca wykonuje działalność równocześnie w Polsce i w innym państwie. W takich sprawach nie wystarczy samo posiadanie siedziby w Polsce. Trzeba wykazać realną działalność gospodarczą, organizacyjną i kadrową w Polsce.

Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego

Zgodnie z art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 osoba, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy normalnie prowadzącego tam działalność i zostaje delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego, może nadal podlegać ustawodawstwu państwa wysyłającego. Warunkiem jest, aby przewidywany czas pracy za granicą nie przekraczał 24 miesięcy i aby pracownik nie został wysłany w celu zastąpienia innej osoby.

Rozporządzenie 987/2009 doprecyzowuje, że pojęcie pracodawcy, który normalnie prowadzi działalność, oznacza pracodawcę prowadzącego znaczną część działalności innej niż samo zarządzanie wewnętrzne w państwie swojej siedziby. Ocenia się więc nie tylko formalny adres firmy, ale rzeczywisty charakter działalności, strukturę zatrudnienia, umowy, klientów, miejsce rekrutacji i sposób zarządzania.

Pracownik zatrudniony wyłącznie w celu oddelegowania również może zostać objęty art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004, ale musi bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia podlegać ustawodawstwu państwa, w którym siedzibę ma pracodawca. Zgodnie z decyzją A2 Komisji Administracyjnej co najmniej miesięczny okres wcześniejszego podlegania temu ustawodawstwu jest traktowany jako wskazówka, natomiast krótszy okres wymaga indywidualnej oceny.

W jakim celu wydaje się zaświadczenie A1?

Zaświadczenie A1 służy temu, aby pracownik, pracodawca, przedsiębiorca oraz zagraniczna instytucja ubezpieczeniowa wiedzieli, które państwo jest właściwe do poboru składek na ubezpieczenia społeczne. Jeżeli A1 potwierdza polskie ustawodawstwo, składki zasadniczo powinny być opłacane w Polsce, a nie w państwie wykonywania pracy.

Wniosek o A1 składa się obecnie elektronicznie przez PUE/eZUS. W zależności od stanu faktycznego stosuje się inny tryb: delegowanie pracownika, czasowe przeniesienie działalności na własny rachunek, wykonywanie pracy w kilku państwach albo porozumienie wyjątkowe. Błędne zakwalifikowanie sytuacji może prowadzić do odmowy, dlatego przed złożeniem wniosku warto ustalić, czy chodzi o delegowanie, pracę wielopaństwową, czy o działalność wykonywaną na własny rachunek.

Kryteria przy wydawaniu zaświadczenia A1

Przy ocenie, czy pracodawca zazwyczaj prowadzi znaczną część działalności w Polsce, ZUS powinien brać pod uwagę całość okoliczności, a nie tylko jeden wskaźnik. Decyzja A2 wymienia przykładowo:

• miejsce zarejestrowanej siedziby i administracji przedsiębiorstwa,
• liczebność personelu administracyjnego w Polsce i w państwie wykonywania pracy,
• miejsce rekrutowania pracowników delegowanych,
• miejsce zawierania większości umów z klientami,
• prawo właściwe dla umów z pracownikami i klientami,
• liczbę umów wykonywanych w państwie wysyłającym,
• obroty osiągane w typowym okresie w Polsce i za granicą,
• rzeczywisty charakter działalności prowadzonej przez przedsiębiorstwo.

W praktycznych wytycznych pojawia się wskaźnik 25% obrotów. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca albo pracodawca z obrotem poniżej 25% w Polsce automatycznie traci prawo do A1. Niższy obrót powinien uruchomić pogłębioną analizę. ZUS powinien zbadać pozostałe elementy, w tym umowy realizowane w Polsce, zaplecze administracyjne, zatrudnienie, rekrutację, miejsce zarządzania i plany rozwoju działalności krajowej.

Inaczej trzeba oceniać sytuację osoby prowadzącej działalność na własny rachunek i wykonującej ją równocześnie w dwóch lub więcej państwach. Przy ustalaniu, czy znaczna część działalności jest wykonywana w państwie zamieszkania, rozporządzenie 987/2009 wskazuje m.in. obrót, czas pracy, liczbę świadczonych usług lub dochód. Wartość poniżej 25% tych kryteriów jest istotnym sygnałem, że znaczna część działalności może nie być wykonywana w państwie zamieszkania, ale również tu konieczna jest ocena całej sytuacji.

Czy 25% obrotu w Polsce jest warunkiem bezwzględnym?

Nie. Przy delegowaniu pracowników próg 25% obrotu jest wskaźnikiem praktycznym, a nie sztywnym warunkiem ustawowym wynikającym wprost z rozporządzeń 883/2004 i 987/2009. ZUS może go stosować jako punkt odniesienia, ale nie powinien pomijać innych kryteriów charakterystycznych dla działalności danego podmiotu.

W orzecznictwie podkreślano, że sama wysokość obrotu w Polsce nie może być oceniana mechanicznie. Dla niektórych branż, np. agencji pracy tymczasowej, firm usługowych albo spółek realizujących projekty transgraniczne, istotne może być to, gdzie odbywa się rekrutacja, zarządzanie personelem, zawieranie umów, obsługa administracyjna i organizacja świadczenia usług.

Jeżeli przedsiębiorstwo poza czynnościami czysto administracyjnymi faktycznie nie prowadzi działalności w Polsce, a jego aktywność jest skoncentrowana za granicą, odmowa A1 może być uzasadniona. Jeżeli jednak w Polsce istnieje realne zaplecze, pracownicy, umowy, administracja i decyzje biznesowe, niski obrót nie powinien samodzielnie przesądzać sprawy.

Co biorą pod uwagę oddziały ZUS?

Oddziały ZUS mogą żądać dokumentów potwierdzających, że firma albo przedsiębiorca spełnia warunki do podlegania polskiemu ustawodawstwu. W praktyce są to m.in. faktury, umowy z polskimi i zagranicznymi kontrahentami, wykazy pracowników, dokumenty kadrowe, informacje o miejscu zawierania umów, dowody prowadzenia biura, opis projektów oraz dane o obrotach za typowy okres.

Przy delegowaniu pracowników warto pokazać, że polska firma nie jest wyłącznie podmiotem pośredniczącym w wysyłaniu personelu za granicę. Znaczenie mają realne działania w Polsce: rekrutacja, nadzór, administracja, wykonywanie umów krajowych, utrzymywanie personelu w Polsce i faktyczne zarządzanie firmą z terytorium Polski.

Przy działalności na własny rachunek wykonywanej w Polsce i za granicą trzeba odróżnić czasowe przeniesienie działalności do innego państwa od stałego wykonywania działalności w kilku państwach. W pierwszym przypadku istotne jest m.in. normalne prowadzenie działalności w Polsce przed wyjazdem, podobny charakter działalności za granicą i okres nieprzekraczający 24 miesięcy. W drugim przypadku ZUS bada, w którym państwie wykonywana jest znaczna część działalności oraz gdzie znajduje się centrum interesów przedsiębiorcy.

Odmowa wydania A1 albo cofnięcie już wydanego formularza

Jeżeli ZUS uzna, że warunki nie są spełnione, może odmówić wydania A1. Jeżeli dokument został już wydany, ZUS może go wycofać, gdy po ponownej analizie okaże się, że został wydany błędnie albo na podstawie informacji, które nie odpowiadały rzeczywistemu stanowi faktycznemu.

Aktualne znaczenie ma wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 16 listopada 2023 r. w sprawie C-422/22. TSUE potwierdził, że instytucja, która wydała A1, może wycofać dokument z urzędu, jeżeli stwierdzi nieprawdziwość informacji, bez konieczności wcześniejszego prowadzenia procedury dialogu i koncyliacji z instytucją innego państwa. Nie oznacza to jednak dowolności działania ZUS. Decyzja powinna wynikać z rzetelnej oceny dokumentów i konkretnego stanu faktycznego.

Konsekwencją odmowy albo wycofania A1 może być konieczność rozliczenia składek w państwie faktycznego wykonywania pracy, np. w Belgii lub Szwecji. W sprawach transgranicznych może to oznaczać zaległości składkowe, odsetki, konieczność korekty rozliczeń i spór z zagraniczną instytucją ubezpieczeniową. Skutki podatkowe należy oceniać osobno, ponieważ A1 dotyczy zabezpieczenia społecznego, a nie automatycznego ustalenia rezydencji podatkowej.

Jak przygotować argumenty dla ZUS lub sądu?

Najważniejsze jest pokazanie, że działalność w Polsce ma realny charakter. W odwołaniu nie warto ograniczać się do stwierdzenia, że 25% nie jest sztywnym progiem. Trzeba wykazać, dlaczego mimo niższego obrotu firma spełnia warunek normalnego prowadzenia znaczącej działalności w Polsce albo dlaczego przedsiębiorca nadal powinien podlegać polskiemu ustawodawstwu.

Do przydatnych dowodów należą w szczególności:

• umowy z polskimi i zagranicznymi klientami wraz z opisem zakresu usług,
• faktury oraz zestawienia obrotów za typowy, reprezentatywny okres,
• wykaz pracowników pracujących w Polsce i delegowanych za granicę,
• dokumenty dotyczące rekrutacji i zarządzania personelem z Polski,
• dowody posiadania biura, zaplecza administracyjnego i narzędzi pracy w Polsce,
• korespondencja handlowa, oferty, harmonogramy projektów i umowy krajowe w toku,
• opis branży, modelu biznesowego i przyczyn czasowego spadku obrotu w Polsce.

Jeżeli ZUS wyda decyzję odmowną albo decyzję wycofującą A1, odwołanie składa się za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję. Co do zasady termin wynosi miesiąc od doręczenia decyzji. W odwołaniu należy wskazać, z czym strona się nie zgadza, czego się domaga i jakie dowody potwierdzają spełnienie warunków do A1.

FAQ

Podsumowanie

Zaświadczenie A1 jest ważnym dokumentem dla firm delegujących pracowników oraz przedsiębiorców pracujących za granicą, ale jego uzyskanie zależy od spełnienia warunków koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. ZUS może badać obroty, faktury, umowy, strukturę zatrudnienia i rzeczywiste miejsce prowadzenia działalności.

Niski obrót w Polsce nie zawsze oznacza przegraną sprawę, ale wymaga dobrej argumentacji i dowodów. Jeżeli ZUS odmówi wydania A1 albo wycofa już wydany dokument, warto szybko przeanalizować decyzję, ustalić właściwą podstawę prawną i przygotować odwołanie oparte na konkretnych dokumentach.

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004, w szczególności art. 11, art. 12, art. 13 i art. 16.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009, w szczególności art. 5, art. 14 i art. 16.
• Decyzja nr A2 Komisji Administracyjnej z 12 czerwca 2009 r. dotycząca wykładni art. 12 rozporządzenia 883/2004.
• Wyrok TSUE z 16 listopada 2023 r., C-422/22, dotyczący wycofania zaświadczenia A1 przez instytucję wydającą.
• Informacje ZUS dla pracowników delegowanych.
• Informacja ZUS o elektronicznym składaniu wniosków o A1.
• Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w szczególności art. 83.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.