Praca w Niemczech i firma w Polsce a składki ZUS

Praca w Niemczech i działalność w Polsce - od czego zacząć?

W opisanej sytuacji nie wystarczy odpowiedzieć, czy po rozpoczęciu urlopu bezpłatnego w Polsce można nadal płacić tylko składkę zdrowotną z działalności. Ponieważ pojawia się praca w Niemczech i firma w Polsce, trzeba zastosować przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej.

Zasadą w UE jest podleganie ubezpieczeniom społecznym tylko jednego państwa. Jeżeli ktoś wykonuje pracę najemną w jednym państwie członkowskim, a działalność na własny rachunek w drugim państwie, bardzo często właściwe będzie ustawodawstwo państwa, w którym wykonywana jest praca najemna. W opisanym przypadku może to oznaczać Niemcy, ale ostateczna ocena zależy od dokumentów, faktycznego miejsca wykonywania pracy, okresów zatrudnienia, miejsca zamieszkania i zakresu aktywności w Polsce.

Kluczowe znaczenie ma zaświadczenie A1. Jest to dokument potwierdzający, któremu ustawodawstwu ubezpieczeniowemu podlega dana osoba. Bez A1 istnieje ryzyko, że polski ZUS potraktuje aktywną działalność gospodarczą jako tytuł do ubezpieczeń w Polsce, zwłaszcza od dnia rozpoczęcia urlopu bezpłatnego w polskiej pracy.

Zbieg tytułów do ubezpieczenia w Polsce

Jeżeli analizować wyłącznie polskie tytuły do ubezpieczeń, pracownik zatrudniony na umowę o pracę i jednocześnie prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym przede wszystkim z etatu. Z działalności gospodarczej składki społeczne są wtedy co do zasady dobrowolne, jeżeli podstawa wymiaru składek z umowy o pracę w przeliczeniu na miesiąc wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę.

W takiej sytuacji przedsiębiorca zwykle opłaca z działalności tylko składkę zdrowotną. Inaczej jest wtedy, gdy wynagrodzenie z etatu jest niższe od minimalnego wynagrodzenia albo gdy tytuł pracowniczy przestaje faktycznie działać jako tytuł do ubezpieczeń społecznych. Wtedy działalność może stać się obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i wypadkowego, a ubezpieczenie chorobowe pozostaje dobrowolne.

Ten polski mechanizm zbiegu tytułów nie może być jednak stosowany w oderwaniu od pracy w Niemczech. Jeżeli niemiecka instytucja potwierdzi A1, że właściwe jest ustawodawstwo niemieckie, rozliczenia w Polsce powinny zostać dostosowane do tego dokumentu.

Urlop bezpłatny w polskiej pracy a ZUS

Urlop bezpłatny udzielany jest na pisemny wniosek pracownika. W okresie urlopu bezpłatnego pracownik nie wykonuje pracy i nie otrzymuje wynagrodzenia za pracę u tego pracodawcy. W praktyce oznacza to, że za okres urlopu bezpłatnego polski pracodawca nie nalicza składek społecznych i zdrowotnych od wynagrodzenia, którego w tym okresie nie wypłaca.

Jeżeli więc po zakończeniu urlopu płatnego zaczyna się urlop bezpłatny, a działalność gospodarcza w Polsce nadal jest aktywna, trzeba ustalić, czy istnieje inny obowiązkowy tytuł do ubezpieczeń. Jeżeli nie ma potwierdzenia, że podlega Pani systemowi niemieckiemu, ZUS może oczekiwać zgłoszenia z działalności do pełnych ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Zgłoszenia lub zmiany zgłoszenia dokonuje się co do zasady w terminie 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia.

Jeżeli natomiast posiada Pani A1 potwierdzające podleganie niemieckiemu ustawodawstwu, należy rozliczać składki zgodnie z tym dokumentem. Wtedy nie można automatycznie zakładać, że w Polsce nadal należna jest tylko składka zdrowotna z firmy. Może się okazać, że składki od aktywności zawodowej powinny być rozliczane w Niemczech, a w Polsce trzeba odpowiednio uporządkować zgłoszenia w ZUS.

Przeprowadzka do Niemiec a firma w Polsce

Sama przeprowadzka do Niemiec nie powoduje automatycznego zamknięcia jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce. Można nadal prowadzić firmę wpisaną do CEIDG, ale trzeba rozstrzygnąć osobno kwestie ubezpieczeniowe, podatkowe i organizacyjne.

Dla składek najważniejsze jest to, gdzie zgodnie z przepisami UE podlega Pani ubezpieczeniom. Jeżeli po przeprowadzce praca najemna jest wykonywana w Niemczech, a w Polsce pozostaje działalność gospodarcza, w wielu przypadkach właściwy będzie niemiecki system ubezpieczeń. Należy jednak potwierdzić to dokumentem A1, a nie tylko przyjąć takie założenie.

Jeżeli firma w Polsce ma nadal osiągać przychody, zawierać umowy, zatrudniać pracownika i prowadzić realną działalność, warto dodatkowo sprawdzić skutki podatkowe. Rezydencja podatkowa, miejsce zarządu przedsiębiorstwa, zakład podatkowy i rozliczenia pracownicze to odrębne zagadnienia od samego ZUS.

Zatrudnienie pracownika w Polsce

Zatrudnienie osoby do biura w Polsce nie przesądza o Pani własnym tytule do ubezpieczeń, ale tworzy obowiązki jako pracodawcy albo zleceniodawcy. Jeżeli będzie to umowa o pracę, trzeba zgłosić pracownika do ZUS, naliczać składki społeczne i zdrowotne, prowadzić dokumentację pracowniczą, przestrzegać przepisów o czasie pracy, urlopach, bhp i wynagrodzeniu minimalnym.

Jeżeli współpraca ma być oparta na umowie zlecenia, obowiązki składkowe zależą od sytuacji zleceniobiorcy, w szczególności od tego, czy ma inne tytuły do ubezpieczeń. Nie należy zakładać, że umowa cywilnoprawna zawsze pozwala uniknąć składek.

W praktyce trzeba więc rozdzielić dwie sprawy: Pani własne ubezpieczenia jako osoby pracującej w Niemczech i prowadzącej firmę w Polsce oraz obowiązki firmy jako płatnika składek za zatrudnioną osobę w Polsce.

Co zrobić praktycznie?

Najbezpieczniej zacząć od zebrania dokumentów: polskiej umowy o pracę, informacji o urlopie płatnym i bezpłatnym, niemieckiej umowy o pracę, daty rozpoczęcia pracy w Niemczech, informacji o miejscu zamieszkania oraz danych o działalności w Polsce. Następnie trzeba ustalić, czy należy wystąpić o A1 w Niemczech albo czy potrzebne są dokumenty dla ZUS w Polsce.

Jeżeli do czasu uzyskania A1 działalność pozostaje aktywna, a polski etat jest na urlopie bezpłatnym, trzeba liczyć się z ryzykiem polskich składek z działalności. Po uzyskaniu dokumentu potwierdzającego właściwe ustawodawstwo możliwe może być skorygowanie zgłoszeń i rozliczeń, ale zależy to od konkretnego okresu i treści dokumentu.

Warto też ustalić, czy zatrudnienie osoby w Polsce będzie odbywało się na podstawie umowy o pracę, zlecenia czy innej umowy. Od tego zależą obowiązki zgłoszeniowe i rozliczeniowe jako płatnika.

FAQ

Czy na urlopie bezpłatnym polski pracodawca opłaca za mnie składki?

Co do zasady nie. W okresie urlopu bezpłatnego pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia za pracę, a pracodawca nie nalicza składek od tego wynagrodzenia. To właśnie dlatego aktywna działalność gospodarcza może stać się istotna dla ZUS.

Czy po rozpoczęciu urlopu bezpłatnego muszę płacić pełny ZUS z firmy?

Nie zawsze, ale jest to możliwe. Jeżeli nie ma innego właściwego tytułu do ubezpieczeń, działalność w Polsce może oznaczać obowiązek pełnych składek społecznych i zdrowotnej. Jeżeli jednak właściwe jest ustawodawstwo niemieckie potwierdzone A1, rozliczenia powinny być prowadzone zgodnie z tym dokumentem.

Czy mogę płacić w Polsce tylko składkę zdrowotną, gdy pracuję w Niemczech?

Nie należy tego zakładać automatycznie. Przy pracy w Niemczech i firmie w Polsce najpierw trzeba ustalić, któremu państwu podlega Pani w zakresie ubezpieczeń. Może się okazać, że właściwy jest system niemiecki, a nie polska składka zdrowotna z działalności.

Czy zatrudnienie pracownika w Polsce zmienia moje składki jako właściciela firmy?

Samo zatrudnienie pracownika nie przesądza o Pani własnym ubezpieczeniu. Powoduje jednak obowiązki płatnika składek za pracownika lub zleceniobiorcę. Trzeba więc osobno ocenić Pani status ubezpieczeniowy i osobno obowiązki wobec zatrudnionej osoby.

Co jest ważniejsze: polskie przepisy o zbiegu tytułów czy A1?

Jeżeli sprawa obejmuje dwa państwa UE, dokument A1 ma kluczowe znaczenie, bo potwierdza właściwe ustawodawstwo. Polskie przepisy o zbiegu tytułów stosuje się wtedy w zakresie, w jakim dana osoba podlega polskiemu systemowi.

Przy okresach niemieckich i polskich trzeba osobno ocenić dokumenty, okresy składkowe i miejsce zamieszkania, dlatego warto sprawdzić też polską emeryturę przy pracy i meldunku w Niemczech.

Podsumowanie

Po rozpoczęciu urlopu bezpłatnego w polskiej pracy nie można automatycznie kontynuować dotychczasowego modelu opłacania wyłącznie składki zdrowotnej z działalności. Jeżeli nie ma potwierdzenia, że podlega Pani niemieckiemu systemowi ubezpieczeń, aktywna działalność w Polsce może oznaczać obowiązek zgłoszenia do pełnych składek ZUS.

Jeżeli natomiast praca w Niemczech powoduje objęcie niemieckim ustawodawstwem, trzeba uzyskać lub zabezpieczyć dokument A1 i na tej podstawie uporządkować rozliczenia w Polsce. Zatrudnienie pracownika w Polsce należy rozliczać oddzielnie jako obowiązek firmy wobec zatrudnionej osoby.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887

2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego

4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.