Rozliczenie składek ZUS przy współpracy z firmą zagraniczną

Firma z USA – najpierw umowa Polska–USA

Umowa o zabezpieczeniu społecznym między Rzecząpospolitą Polską a Stanami Zjednoczonymi Ameryki została podpisana 2 kwietnia 2008 r. i obowiązuje od 1 marca 2009 r. Jej art. 6 określa, któremu ustawodawstwu podlega dana osoba w związku z zatrudnieniem albo pracą na własny rachunek.

Zasadą z art. 6 ust. 1 jest podleganie przepisom tej strony, na której terytorium wykonywana jest praca. Dlatego osoba, która rzeczywiście wykonuje pracę z Polski dla podmiotu z USA, powinna w pierwszej kolejności badać prawo polskie, chyba że zachodzi jeden z wyjątków przewidzianych w umowie, np. dotyczący czasowego wysłania pracownika przez pracodawcę z jednego państwa do drugiego.

Umowa przewiduje także szczególną regułę dla osoby pracującej na własny rachunek. Zgodnie z art. 6 ust. 4 osoba taka, mająca miejsce zamieszkania na terytorium jednej ze stron, podlega przepisom prawa tej strony. Ma to znaczenie przy współpracy B2B, która nie powinna być analizowana tak samo jak prywatnie zawarta umowa zlecenia.

Trzeba przy tym oddzielić ubezpieczenia społeczne objęte zakresem umowy od ubezpieczenia zdrowotnego. Umowa polsko-amerykańska nie koordynuje polskiego ubezpieczenia zdrowotnego w takim zakresie jak przepisy unijne; obowiązek zdrowotny ocenia się odrębnie na podstawie polskiej ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej.

Zlecenie wykonywane z Polski jest objęte analizą umowy

Wątpliwość często bierze się z tego, że umowa międzynarodowa posługuje się pojęciem zatrudnienia lub pracy najemnej, natomiast polski kontrakt z firmą amerykańską może być nazwany „contract”, „freelance agreement” albo „consulting agreement”. Sama nazwa dokumentu nie rozstrzyga skutków ubezpieczeniowych.

Aktualny formularz ZUS UM-USA 1 wyjaśnia jednak wprost, że na potrzeby zaświadczenia PL/USA 1 pracą najemną jest praca na podstawie umowy o pracę albo umowy cywilnoprawnej, np. umowy zlecenia. Formularz przewiduje ponadto jako jedną z podstaw wydania zaświadczenia art. 6 ust. 1 – osobę zatrudnioną na terytorium jednej ze stron.

Dla typowego zlecenia wykonywanego wyłącznie z mieszkania lub biura w Polsce na rzecz firmy z USA praktyczna kolejność analizy powinna więc wyglądać następująco:

1. ustalenie, gdzie czynności są faktycznie wykonywane,
2. ustalenie, czy współpraca jest pracą najemną, pracą na własny rachunek, dziełem czy w rzeczywistości stosunkiem pracy,
3. zastosowanie właściwej reguły z umowy Polska–USA i sprawdzenie wyjątków,
4. w razie potrzeby uzyskanie potwierdzenia ustawodawstwa w postaci PL/USA 1,
5. dopiero następnie ustalenie płatnika, zgłoszeń i sposobu rozliczenia składek.

Jeżeli po tym etapie właściwe okazuje się prawo polskie, trzeba zastosować krajowe reguły dotyczące samego tytułu do ubezpieczeń. Klasyczne zlecenie osoby, która nie ma innego tytułu i nie korzysta z ustawowego wyłączenia, co do zasady rodzi obowiązek ubezpieczeń emerytalnego, rentowych i wypadkowego; ubezpieczenie chorobowe zleceniobiorcy jest dobrowolne. Osobno ocenia się ubezpieczenie zdrowotne.

PL/USA 1 i formularz UM-USA 1 – po co są potrzebne?

PL/USA 1 jest zaświadczeniem potwierdzającym, że w danym okresie do osoby ma zastosowanie polskie ustawodawstwo w zakresie objętym umową. ZUS udostępnia formularz UM-USA 1 jako wniosek o wydanie tego zaświadczenia. Formularz obejmuje zarówno pracę najemną, w tym umowę zlecenia, jak i pracę na własny rachunek.

W formularzu można wskazać m.in. art. 6 ust. 1, art. 6 ust. 2 dotyczący delegowania do 5 lat, art. 6 ust. 4 dotyczący pracy na własny rachunek oraz inne szczególne podstawy. ZUS wskazuje obecnie, że formularz UM-USA 1 nie jest jeszcze dostępny w eZUS i do czasu wprowadzenia zmian można korzystać z elektronicznego formularza PL/USA 1.

Zaświadczenie jest szczególnie przydatne, gdy trzeba urzędowo wykazać wobec instytucji lub kontrahenta amerykańskiego, że dana praca podlega polskim przepisom. Samo PL/USA 1 nie zastępuje jednak rejestracji płatnika ani dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych w ZUS.

Kto jest płatnikiem, gdy stosuje się polskie prawo?

Ustalenie polskiego ustawodawstwa nie odpowiada jeszcze na wszystkie pytania techniczne. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych płatnikiem jest m.in. jednostka organizacyjna albo osoba fizyczna pozostająca z inną osobą fizyczną w stosunku prawnym uzasadniającym objęcie jej ubezpieczeniami. Przy klasycznym zleceniu oznacza to co do zasady zleceniodawcę.

Jeżeli więc amerykańska firma zawiera z osobą w Polsce umowę odpowiadającą zleceniu i po zastosowaniu umowy Polska–USA oraz polskich przepisów powstaje tytuł do ubezpieczeń, zagraniczny zleceniodawca może mieć obowiązki płatnika w Polsce. Sam brak siedziby, oddziału czy przedstawicielstwa w Polsce nie przesądza o braku obowiązków składkowych.

ZUS przewiduje procedurę rejestracji zagranicznego podmiotu, który jest płatnikiem składek. W praktyce obejmuje ona uzyskanie polskiego identyfikatora podatkowego, zgłoszenie płatnika oraz następnie zgłoszenia i rozliczenia osoby ubezpieczonej. Konkretne formularze zależą od formy prawnej płatnika i tytułu ubezpieczenia.

Nie należy natomiast przyjmować, że zleceniobiorca z Polski może po prostu sam zgłosić się jako płatnik na podstawie prywatnego porozumienia z firmą amerykańską. Taki model trzeba odróżnić od unijnego mechanizmu przejęcia obowiązków płatnika.

UE, EOG i Szwajcaria – inny mechanizm niż przy USA

Przy pracodawcach z UE, EOG i Szwajcarii zastosowanie mogą mieć rozporządzenia 883/2004 i 987/2009. Art. 21 rozporządzenia 987/2009 przewiduje, że pracodawca niemający siedziby w państwie właściwym może uzgodnić z pracownikiem, że pracownik będzie wykonywał w jego imieniu obowiązek zapłaty składek, bez zwolnienia pracodawcy z podstawowych obowiązków.

ZUS wyraźnie wskazuje, że ten mechanizm przejęcia obowiązków płatnika dotyczy pracowników zatrudnionych przez pracodawców z UE, EOG i Szwajcarii. Nie jest to podstawa do automatycznego przeniesienia obowiązków amerykańskiej firmy na zleceniobiorcę w Polsce.

Jeżeli po ustaleniu właściwego prawa trzeba dokonać zgłoszenia zleceniobiorcy, pomocne pozostaje omówienie terminu zgłoszenia zleceniobiorcy do ZUS. Termin krajowego zgłoszenia analizuje się jednak dopiero po ustaleniu, że polskie ubezpieczenia rzeczywiście mają zastosowanie i wiadomo, kto jest płatnikiem.

Inne państwa trzecie – najpierw sprawdź, czy Polska ma umowę

Stanów Zjednoczonych nie należy wrzucać do jednej kategorii ze wszystkimi państwami spoza UE, EOG i Szwajcarii. Przy każdym takim państwie trzeba najpierw sprawdzić, czy Polskę wiąże z nim umowa o zabezpieczeniu społecznym i jakie reguły przewiduje ona dla konkretnego rodzaju pracy.

Dopiero gdy z danym państwem nie obowiązuje umowa międzynarodowa regulująca właściwe ustawodawstwo, analizę prowadzi się bez szczególnego mechanizmu bilateralnego, na podstawie właściwych przepisów krajowych. Zasad opisanych wyżej dla USA nie należy więc automatycznie przenosić na każdy kontrakt z państwa trzeciego.

Zlecenie, dzieło, B2B czy stosunek pracy?

Przed rozliczeniem składek trzeba prawidłowo zakwalifikować współpracę. Zagraniczny „contract” może odpowiadać w Polsce umowie zlecenia, umowie o świadczenie usług, umowie o dzieło, współpracy w ramach działalności gospodarczej albo stosunkowi pracy.

Jeżeli współpraca polega na stałym wykonywaniu zadań pod kierownictwem, w określonych godzinach i przy podporządkowaniu organizacyjnym, może powstać problem kwalifikacji jako stosunku pracy. Jeżeli przedmiotem jest jednorazowy, z góry oznaczony rezultat, należy rozważyć kryteria opisane w materiale umowa o dzieło a ZUS.

Jeżeli osoba prowadzi działalność gospodarczą i usługę dla firmy z USA wykonuje w ramach tej działalności, nie należy automatycznie traktować jej jak prywatnego zleceniobiorcy. Umowa Polska–USA zawiera odrębną regułę dla pracy na własny rachunek, a krajowe składki rozlicza się według zasad przedsiębiorców. Szersze omówienie zawiera poradnik składki ZUS przy działalności gospodarczej.

Jak uporządkować rozliczenia krok po kroku?

1. Sprawdź faktyczne miejsce pracy. Przy pracy zdalnej liczy się to, gdzie osoba fizycznie wykonuje czynności, a nie tylko kraj siedziby klienta, serwera czy rachunku bankowego.
2. Ustal charakter umowy. Oddziel zlecenie lub podobną umowę o świadczenie usług od dzieła, działalności gospodarczej i stosunku pracy.
3. Zastosuj umowę Polska–USA. Przy pracy najemnej punktem wyjścia jest art. 6 ust. 1, przy samozatrudnieniu art. 6 ust. 4; sprawdź też, czy nie zachodzi delegowanie lub inny wyjątek.
4. Rozważ PL/USA 1. Jeżeli potrzebne jest formalne potwierdzenie polskiego ustawodawstwa, wykorzystuje się procedurę zaświadczenia PL/USA 1 i wniosek UM-USA 1.
5. Dopiero potem ustal krajowy tytuł do ubezpieczeń. Znaczenie mogą mieć m.in. inny etat, inne zlecenia, działalność, prawo do emerytury lub renty, a także status ucznia lub studenta do 26 lat.
6. Ustal płatnika i dokumenty. Jeżeli płatnikiem jest firma z USA, trzeba uporządkować jej rejestrację i dokumenty ZUS; nie należy bez podstawy przenosić tych obowiązków na zleceniobiorcę.

Czy indywidualna interpretacja ZUS rozstrzygnie sprawę Polska–USA?

Nie jest to właściwe podstawowe narzędzie do ustalenia, któremu ustawodawstwu podlega osoba pracująca transgranicznie. ZUS w aktualnej informacji o pisemnych interpretacjach wskazuje wprost, że nie wydaje interpretacji w sprawie ustalenia właściwego ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego.

Pisemne interpretacje na podstawie Prawa przedsiębiorców są ponadto kierowane do przedsiębiorców. Mogą dotyczyć m.in. obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym czy zasad obliczania składek, ale nie zastępują procedury ustalenia właściwego ustawodawstwa wynikającej z umowy międzynarodowej.

Jeżeli po ustaleniu polskiego ustawodawstwa przedsiębiorca ma odrębną wątpliwość mieszczącą się w zakresie interpretacji, aktualna opłata wynosi 40 zł od jednego stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego, a ZUS ma co do zasady 30 dni na wydanie interpretacji po otrzymaniu kompletnego i opłaconego wniosku. Nie należy jednak używać tej procedury zamiast analizy umowy Polska–USA i ewentualnego PL/USA 1.

FAQ

Czy zlecenie dla firmy z USA zawsze trzeba zgłosić do ZUS?

Nie. Najpierw trzeba ustalić właściwe ustawodawstwo na podstawie umowy Polska–USA, a następnie sprawdzić, czy w prawie polskim konkretne zlecenie rzeczywiście stanowi obowiązkowy tytuł do ubezpieczeń. Znaczenie mają m.in. inne tytuły, charakter umowy oraz ustawowe wyłączenia. Sam fakt, że zleceniodawca jest w USA, nie wyłącza polskiego ZUS.

Czy mogę sam zapłacić składki za amerykańskiego zleceniodawcę?

Nie należy tego zakładać automatycznie. Art. 21 rozporządzenia 987/2009 daje szczególną podstawę dla pracodawców z UE, EOG i Szwajcarii, ale nie dla firmy z USA. Przy USA najpierw stosuje się umowę bilateralną, a jeżeli właściwe jest prawo polskie, obowiązki płatnika trzeba ustalić na podstawie polskich przepisów i właściwej procedury ZUS.

Czy PL/USA 1 jest potrzebne przy każdej umowie z firmą z USA?

Nie w każdym przypadku musi być potrzebne w takim samym zakresie. PL/USA 1 jest urzędowym potwierdzeniem podlegania polskim przepisom i ma szczególne znaczenie, gdy trzeba wykazać właściwe ustawodawstwo wobec strony amerykańskiej albo przy typowej sytuacji transgranicznej objętej art. 6 umowy. Samo zaświadczenie nie zastępuje zgłoszeń płatnika i ubezpieczonego.

Czy okazjonalne zlecenie jest zwolnione ze składek?

Nie tylko dlatego, że jest krótkie albo jednorazowe. Czas trwania może wpływać na ocenę charakteru umowy, ale nie jest samodzielnym zwolnieniem z ZUS. Jeżeli po zastosowaniu umowy Polska–USA właściwe jest prawo polskie, trzeba zastosować krajowe reguły dotyczące zlecenia, zbiegów tytułów i wyłączeń.

Czy interpretacja ZUS potwierdzi, że podlegam prawu polskiemu?

Nie w trybie pisemnej interpretacji dla przedsiębiorców. ZUS wyłącza z tego trybu ustalanie właściwego ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego. W sprawie Polska–USA trzeba korzystać z reguł umowy bilateralnej i właściwej procedury potwierdzania ustawodawstwa, w tym – gdy jest to potrzebne – z zaświadczenia PL/USA 1.