Zasiłek macierzyński przy działalności gospodarczej – podstawa, składki i kontrola ZUS

W sprawach przedsiębiorców najpierw trzeba ustalić tytuł do ubezpieczenia, a dopiero potem liczyć wysokość świadczenia. Sama ciąża, wpis w CEIDG albo opłacenie wysokiej składki nie przesądzają jeszcze o wyniku. Znaczenie ma również to, czy działalność rzeczywiście jest wykonywana oraz czy obok niej istnieje etat, zlecenie albo inny tytuł do ubezpieczeń.

Jeżeli równolegle masz więcej niż jeden tytuł zatrudnienia, przydatne może być osobne omówienie dotyczące sytuacji, gdy przysługuje Zasiłek macierzyński z dwóch etatów. W przypadku działalności mechanizm jest inny i wymaga sprawdzenia, czy właśnie z firmy powstał tytuł do ubezpieczenia chorobowego.

Ciąża, L4 i tytuł do ubezpieczenia

Najważniejsze rozróżnienie dotyczy dwóch świadczeń. Zasiłek chorobowy za czas L4 w ciąży oraz zasiłek macierzyński po porodzie mają inne przesłanki. Przedsiębiorca może przystąpić do ubezpieczenia chorobowego dobrowolnie tylko wtedy, gdy z danego tytułu podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Przy zasiłku chorobowym z działalności znaczenie ma co do zasady okres wyczekiwania wynoszący 90 dni dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków i zasad wliczania wcześniejszych okresów ubezpieczenia. Natomiast przy zasiłku macierzyńskim takiego okresu wyczekiwania nie ma. Jeżeli w dniu porodu istnieje prawidłowy tytuł do ubezpieczenia chorobowego, nawet bardzo krótki okres ubezpieczenia może wystarczyć do powstania prawa do zasiłku macierzyńskiego. Nie oznacza to jednak, że krótki okres ubezpieczenia pozostaje bez wpływu na wysokość świadczenia.

Jeżeli problem dotyczy przejścia na zwolnienie lekarskie krótko po powstaniu nowego tytułu ubezpieczenia, zobacz także: Ciążowe L4 po rozpoczęciu pracy. W tym artykule skupiamy się na działalności i zasiłku macierzyńskim, a nie na ogólnych zasadach L4.

Osoba korzystająca z ulgi na start nie podlega z działalności ubezpieczeniom społecznym, w tym ubezpieczeniu chorobowemu. Sama ulga na start nie tworzy więc prawa do zasiłku macierzyńskiego z działalności. Prawo może natomiast wynikać z innego tytułu, np. z umowy o pracę, jeżeli warunki tego ubezpieczenia są spełnione.

Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić na koncie w eZUS, od kiedy zgłoszone jest ubezpieczenie chorobowe, z jakiego kodu tytułu ubezpieczenia oraz czy nie ma przerw w zgłoszeniu. Przy przedsiębiorcy znaczenie ma także stan rozliczeń składkowych.

Etat, zlecenie i działalność gospodarcza

Przy kilku tytułach do ubezpieczeń nie można automatycznie założyć, że składka chorobowa będzie opłacana z każdego z nich. Najpierw ustala się, z których tytułów ubezpieczenia emerytalne i rentowe są obowiązkowe. Dopiero wtedy można ocenić możliwość dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego z działalności.

W okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynikają z pobierania zasiłku. Z działalności nie powstaje wtedy obowiązek tych ubezpieczeń w takim samym zakresie jak przed zasiłkiem. Jednocześnie dobrowolne ubezpieczenie chorobowe z działalności ustaje od pierwszego dnia prawa do zasiłku macierzyńskiego.

Jeżeli prawo do zasiłku macierzyńskiego powstało z tytułu dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego z działalności, ZUS wskazuje obecnie konkretną sekwencję dokumentów: od pierwszego dnia prawa do zasiłku wyrejestrowanie z dotychczasowych ubezpieczeń na ZUS ZWUA i zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego na ZUS ZZA, a po zakończeniu okresu zasiłkowego ponowne wyrejestrowanie z kodu zdrowotnego. Następnie, jeżeli działalność znów stanowi obowiązkowy tytuł do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych i chcesz korzystać z dobrowolnego chorobowego, składasz ZUS ZUA.

Nie należy zakładać, że wcześniejsze zgłoszenie do chorobowego „odżyje” automatycznie. Jeżeli chcesz, aby dobrowolne ubezpieczenie chorobowe objęło Cię od pierwszego dnia po zakończeniu zasiłku, szczególne znaczenie ma termin zgłoszenia. ZUS wskazuje, że zgłoszenie ZUS ZUA trzeba złożyć w ciągu 7 dni od dnia, w którym ponownie powstał obowiązek ubezpieczeń emerytalnego i rentowych; spóźnienie może przesunąć początek dobrowolnego chorobowego.

Składka zdrowotna z działalności co do zasady nadal pozostaje należna podczas pobierania zasiłku macierzyńskiego. Przepisy przewidują jednak zwolnienie z jej opłacania w określonych sytuacjach, m.in. gdy miesięczna kwota zasiłku macierzyńskiego nie przekracza kwoty świadczenia rodzicielskiego. W praktyce trzeba sprawdzić zarówno wysokość zasiłku, jak i miesiąc, od którego zwolnienie może być zastosowane.

Podstawa wymiaru zasiłku

Dla przedsiębiorcy oraz innych osób niebędących pracownikami podstawę zasiłku ustala się według zasad wynikających z ustawy zasiłkowej. Punktem wyjścia jest przeciętny miesięczny przychód z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstało prawo do świadczenia. W tym znaczeniu „przychód” nie oznacza podatkowego obrotu czy dochodu firmy, lecz podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe pomniejszoną o 13,71%.

Jeżeli ubezpieczenie chorobowe trwało krócej niż 12 pełnych miesięcy kalendarzowych, zastosowanie mają szczególne reguły. W przypadku osób, które mogą deklarować podstawę składek, ustawa przewiduje mechanizm oparty m.in. na minimalnej podstawie oraz proporcjonalnym uwzględnianiu części zadeklarowanej ponad minimum. Z tego powodu opłacenie jednej bardzo wysokiej składki krótko przed porodem nie oznacza automatycznie, że cały zasiłek będzie liczony od tej jednej kwoty.

Jeżeli wcześniej pobierano inny zasiłek i między okresami pobierania świadczeń nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż pełny miesiąc kalendarzowy, podstawa może nie być ustalana na nowo. To szczególnie istotne przy przejściu z zasiłku chorobowego w ciąży na zasiłek macierzyński albo przy kolejnych świadczeniach związanych z rodzicielstwem.

Wysokość zasiłku zależy również od rodzaju okresu, za który jest wypłacany. Zasiłek za okres odpowiadający urlopowi macierzyńskiemu wynosi zasadniczo 100% podstawy. Za okres odpowiadający urlopowi rodzicielskiemu zasadą jest 70%. Jeżeli jednak matka dziecka złoży odpowiedni wniosek w ciągu 21 dni po porodzie o wypłatę za pełny okres odpowiadający urlopowi macierzyńskiemu i rodzicielskiemu, świadczenie może być wypłacane w uśrednionej wysokości 81,5% podstawy. Dziewięć tygodni urlopu rodzicielskiego zarezerwowanych wyłącznie dla drugiego rodzica pozostaje płatne w wysokości 70% podstawy.

Jeżeli miesięczna kwota zasiłku macierzyńskiego pomniejszona o zaliczkę na podatek jest niższa od kwoty świadczenia rodzicielskiego, zasiłek podlega podwyższeniu do tej kwoty na zasadach ustawowych. Nie dotyczy to zasiłku za okres urlopu ojcowskiego.

Kolejna ciąża, macierzyński, rodzicielski i wychowawczy

Przy urodzeniu jednego dziecka przy jednym porodzie okres odpowiadający urlopowi macierzyńskiemu wynosi 20 tygodni. Przy porodzie mnogim jest dłuższy. Łączny okres urlopu rodzicielskiego dla rodziców jednego dziecka wynosi obecnie 41 tygodni, a przy porodzie mnogim 43 tygodnie. Każdemu z rodziców przysługuje wyłączne prawo do 9 tygodni urlopu rodzicielskiego, którego nie można przenieść na drugiego rodzica.

Osoba prowadząca działalność nie korzysta z „urlopu” macierzyńskiego lub rodzicielskiego w znaczeniu pracowniczym, ale może pobierać zasiłek macierzyński za okres odpowiadający tym urlopom. Ma to znaczenie praktyczne: nie trzeba zawieszać działalności wyłącznie po to, aby zachować prawo do zasiłku macierzyńskiego. Trzeba natomiast prawidłowo rozliczyć ubezpieczenia w okresie pobierania świadczenia.

Od 2025 r. funkcjonuje również uzupełniający urlop macierzyński, a w przypadku ubezpieczonych niebędących pracownikami – zasiłek macierzyński za odpowiadający mu okres. Rozwiązanie dotyczy określonych przypadków wcześniactwa i hospitalizacji noworodka; okres może sięgać do 15 tygodni, zależnie od ustawowych warunków. Świadczenie za ten okres wynosi 100% podstawy i przypada bezpośrednio po okresie odpowiadającym podstawowemu urlopowi macierzyńskiemu. Osoba ubezpieczona z innego tytułu niż stosunek pracy powinna złożyć wniosek o ten okres co najmniej 21 dni przed zakończeniem pobierania zasiłku za okres odpowiadający urlopowi macierzyńskiemu.

Przy kolejnej ciąży szczególnie istotne jest to, że dobrowolne ubezpieczenie chorobowe z działalności nie trwa przez okres pobierania zasiłku macierzyńskiego. Jeżeli po zakończeniu świadczenia przedsiębiorczyni chce mieć ochronę chorobową z działalności, powinna ponownie zgłosić się do tego ubezpieczenia. Brak ponownego zgłoszenia może mieć znaczenie przy późniejszym L4. Sam zasiłek macierzyński nadal nie wymaga okresu wyczekiwania, ale zasiłek chorobowy z działalności podlega odrębnym zasadom.

Inaczej trzeba analizować sytuację pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym, który jednocześnie prowadzi działalność. Pojawienie się działalności może zmienić tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Dlatego przy kolejnej ciąży nie należy automatycznie przenosić zasad z pierwszej ciąży na drugi poród.

Kontrola ZUS i odmowa świadczenia

ZUS może sprawdzać, czy w dniu powstania prawa do zasiłku istniał rzeczywisty tytuł do ubezpieczenia. W przypadku działalności gospodarczej spór często dotyczy tego, czy firma była faktycznie prowadzona, czy też istniała tylko formalnie. Sam wpis do CEIDG nie przesądza o faktycznym wykonywaniu działalności.

W praktyce przydatne są dowody pokazujące realne, zorganizowane i powtarzalne działania gospodarcze: umowy z klientami, faktury, potwierdzenia płatności, korespondencja, zamówienia, materiały reklamowe, oferty, dowody wykonania usług, zakupów i dostaw, dokumentacja księgowa czy historia rachunku firmowego. Jeżeli działalność wymagała określonego miejsca, sprzętu albo uprawnień, także te elementy mogą mieć znaczenie.

Istotne jest również orzecznictwo Sądu Najwyższego. W uchwale siedmiu sędziów z 29 listopada 2023 r., sygn. III UZP 3/23, przyjęto, że ZUS może w określonych okolicznościach weryfikować podstawę wymiaru składek zadeklarowaną przez przedsiębiorcę, jeżeli w początkowym okresie działalności nie znajduje ona odzwierciedlenia w przychodach, nawet gdy sam tytuł do ubezpieczenia nie jest kwestionowany. Nie oznacza to, że ciąża, rozpoczęcie działalności przed porodem albo dążenie do uzyskania świadczenia same w sobie świadczą o pozorności. ZUS powinien oceniać konkretny stan faktyczny i zgromadzone dowody.

Odmowa lub wstrzymanie wypłaty może też wynikać z zadłużenia składkowego. Jeżeli przedsiębiorca ma zaległości z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne przekraczające 1% minimalnego wynagrodzenia, zasiłek nie jest wypłacany do czasu spłaty całości zadłużenia. Jeżeli dług zostanie spłacony w ciągu 6 miesięcy od dnia powstania prawa do świadczenia, zasiłek może zostać wypłacony za cały należny okres. Po upływie tego terminu prawo do świadczenia za wcześniejszy okres ulega przedawnieniu w zakresie określonym w ustawie.

Po złożeniu wniosku znaczenie ma kompletność dokumentów. ZUS powinien wypłacić zasiłek niezwłocznie, nie później niż w ciągu 30 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do ustalenia prawa do świadczenia. Jeżeli ZUS prowadzi postępowanie wyjaśniające dotyczące tytułu ubezpieczenia, podstawy albo faktycznego prowadzenia działalności, moment zakończenia tych wyjaśnień może mieć znaczenie dla terminu wypłaty.

Jeżeli ZUS wyda decyzję odmawiającą prawa do zasiłku, ustalającą inną podstawę albo rozstrzygającą sprawę niezgodnie z Twoim stanowiskiem, odwołanie wnosi się do sądu rejonowego – sądu pracy i ubezpieczeń społecznych – za pośrednictwem oddziału ZUS, który wydał decyzję. Termin wynosi miesiąc od dnia doręczenia decyzji. Odwołanie można złożyć pisemnie albo ustnie do protokołu w ZUS. W samej decyzji powinno znajdować się pouczenie o właściwym sądzie i terminie.

W odwołaniu warto wskazać, z czym konkretnie się nie zgadzasz: np. z ustaleniem, że działalność nie była wykonywana, z przyjętą datą podlegania ubezpieczeniu, z podstawą wymiaru albo z oceną przedstawionych dowodów. Następnie trzeba odnieść zarzuty do dokumentów i faktów, a nie tylko powtórzyć, że składki były opłacane.

Przy zbiegu kilku tytułów dodatkowe znaczenie ma prawidłowa kwalifikacja ubezpieczenia. Przykładowe problemy tego rodzaju omawia szerzej materiał Etat i działalność gospodarcza a macierzyński.

Przykłady

Poniższe przykłady pokazują, dlaczego przy działalności najpierw ustala się tytuł i okres ubezpieczenia, a dopiero potem wysokość świadczenia.

Najczęstsze błędy

• Mylenie L4 z macierzyńskim. Okres wyczekiwania właściwy dla zasiłku chorobowego z dobrowolnego ubezpieczenia nie jest warunkiem zasiłku macierzyńskiego.
• Zakładanie, że wysoka składka z jednego miesiąca wyznaczy cały zasiłek. Przy ubezpieczeniu krótszym niż 12 miesięcy działają szczególne zasady ustalania podstawy.
• Ignorowanie zbiegu tytułów. Etat lub zlecenie może sprawić, że działalność nie będzie obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń społecznych, a wtedy nie powstanie z niej dobrowolne chorobowe.
• Brak ponownego zgłoszenia do chorobowego po macierzyńskim. Dobrowolne chorobowe z działalności ustaje od pierwszego dnia prawa do zasiłku i po jego zakończeniu wymaga nowego zgłoszenia, jeśli nadal spełniasz warunki.
• Brak kontroli zadłużenia. Nawet przy istniejącym prawie do świadczenia zaległości przekraczające ustawowy próg mogą zablokować wypłatę.
• Odpowiadanie ZUS wyłącznie deklaracjami składkowymi. Przy sporze o realność działalności potrzebne są dowody faktycznego wykonywania usług, sprzedaży, kontaktów z klientami i ponoszenia kosztów.
• Przegapienie terminów. Wniosek o wariant 81,5% wymaga zachowania terminu 21 dni po porodzie, a odwołanie od decyzji ZUS – miesiąca od jej doręczenia.

FAQ

Czy mogę dostać zasiłek macierzyński, jeżeli ubezpieczenie chorobowe z działalności trwało tylko kilka dni?

Tak, sam krótki okres ubezpieczenia nie wyklucza zasiłku macierzyńskiego, ponieważ przy tym świadczeniu nie ma okresu wyczekiwania. Trzeba jednak rzeczywiście podlegać ubezpieczeniu chorobowemu w dniu porodu. Krótki okres ubezpieczenia może natomiast istotnie wpłynąć na sposób obliczenia podstawy świadczenia.

Czy w czasie zasiłku macierzyńskiego muszę zawiesić działalność?

Nie. Samo prowadzenie działalności w okresie pobierania zasiłku macierzyńskiego nie powoduje automatycznie utraty świadczenia. Trzeba jednak prawidłowo rozliczyć ubezpieczenia: zasiłek staje się tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych, a dobrowolne chorobowe z działalności ustaje.

Czy podczas macierzyńskiego płacę składki z działalności?

Nie w takim samym zakresie jak przed zasiłkiem. Ubezpieczenia emerytalne i rentowe są obowiązkowe z tytułu pobierania zasiłku. Składka zdrowotna z działalności co do zasady nadal pozostaje należna, chyba że spełnione są ustawowe warunki zwolnienia, m.in. związane z niską kwotą zasiłku macierzyńskiego.

Czy po zakończeniu zasiłku macierzyńskiego muszę ponownie zgłosić chorobowe?

Tak, jeżeli po zakończeniu zasiłku działalność ponownie jest obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych i chcesz podlegać dobrowolnemu chorobowemu. W praktyce wymaga to ponownego zgłoszenia na ZUS ZUA. Aby objęcie mogło nastąpić od pierwszego dnia po zasiłku, pilnuj 7-dniowego terminu na zgłoszenie. Nie należy zakładać, że wcześniejsze dobrowolne chorobowe zostanie przywrócone automatycznie.

Co jeżeli mam zaległości składkowe?

Jeżeli zadłużenie z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne przekracza 1% minimalnego wynagrodzenia, ZUS nie wypłaci zasiłku przedsiębiorcy do czasu spłaty całości zadłużenia. Uregulowanie długu w ciągu 6 miesięcy od dnia powstania prawa do świadczenia pozwala zachować możliwość wypłaty za cały należny okres; po tym terminie prawo za wcześniejszy okres może się przedawnić.

Ile mam czasu na odwołanie od odmowy ZUS?

Miesiąc od dnia doręczenia decyzji. Odwołanie kieruje się do właściwego sądu rejonowego – sądu pracy i ubezpieczeń społecznych – ale składa za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję. Warto od razu dołączyć lub wskazać dowody podważające ustalenia ZUS.

Co z drugim dzieckiem w trakcie urlopu wychowawczego?

Trzeba ponownie ustalić tytuł do ubezpieczenia w okresie przed kolejnym porodem, zwłaszcza gdy podczas urlopu wychowawczego prowadzona jest działalność albo wykonywane jest zlecenie. Nie zawsze będzie to ten sam tytuł co przy pierwszym dziecku. Szerzej ten wariant omawia materiał Drugie dziecko w trakcie urlopu wychowawczego.

Jakie dokumenty przedsiębiorca składa do ZUS?

Zakres dokumentów zależy od tego, o jaki okres zasiłku występujesz i jaki jest stan faktyczny. ZUS stosuje m.in. wniosek ZAM dotyczący zasiłku macierzyńskiego, wniosek ZUR dotyczący zasiłku za okres urlopu rodzicielskiego oraz zaświadczenie płatnika składek Z-3b dla osób prowadzących działalność i innych wskazanych grup. Przy porodzie ZUS może też korzystać z danych aktu urodzenia, a w szczególnych sytuacjach żąda dodatkowych oświadczeń lub dokumentów.

A co, jeśli działalność prowadzę przy ubezpieczeniu w KRUS?

Nie stosuj automatycznie zasad dotyczących dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego przedsiębiorcy w ZUS. Ubezpieczenie rolnicze podlega odrębnym regułom. Najpierw trzeba ustalić, czy i na jakiej podstawie nadal podlegasz KRUS oraz jaki system jest właściwy dla świadczenia związanego z urodzeniem dziecka.

Podsumowanie

Przy zasiłku macierzyńskim z działalności najbezpieczniej działać w konkretnej kolejności: najpierw ustalić tytuł do ubezpieczenia chorobowego w dniu porodu, następnie sprawdzić okres ubezpieczenia i podstawy składek, potem zweryfikować zadłużenie oraz dokumenty do ZUS. Przy kilku tytułach – etacie, zleceniu, urlopie wychowawczym i działalności – nie warto opierać się na samym fakcie opłacania składek, bo o prawie do świadczenia decyduje prawidłowa kwalifikacja ubezpieczenia.

Jeżeli ZUS wszczyna postępowanie wyjaśniające, przygotuj dowody faktycznego prowadzenia firmy i odpowiadaj na konkretne ustalenia organu. Gdy otrzymasz niekorzystną decyzję, sprawdź datę jej doręczenia i pouczenie – termin na odwołanie wynosi miesiąc.

Źródła

• Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, w szczególności przepisy dotyczące prawa do zasiłku macierzyńskiego, wysokości świadczenia i ustalania podstawy dla osób niebędących pracownikami.
• Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – zasady podlegania ubezpieczeniom i zbiegu tytułów.
• Kodeks pracy – okresy urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego i uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, do których odwołują się przepisy zasiłkowe.
• Kodeks postępowania cywilnego – przepisy o odwołaniach od decyzji organów rentowych.
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych – aktualne informacje o zasiłku macierzyńskim, dobrowolnym ubezpieczeniu chorobowym przedsiębiorców, podstawie wymiaru świadczeń, terminach wypłaty oraz formularzach ZAM, ZUR i Z-3b.
• Uchwała składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 29 listopada 2023 r., III UZP 3/23.