ZUS cofnął zaświadczenie A1 – składki, kontrakt i odwołanie

Praca za granicą a polski ZUS – co oznacza cofnięcie A1?

A1 jest zaświadczeniem dotyczącym ustawodawstwa właściwego w zakresie zabezpieczenia społecznego. Jeżeli dokument został wydany przez ZUS, potwierdza, że w okresie nim objętym do danej osoby stosuje się polskie ustawodawstwo, mimo że praca lub działalność jest wykonywana również poza Polską.

Zgodnie z art. 5 rozporządzenia nr 987/2009 dokument wydany przez instytucję jednego państwa jest akceptowany przez instytucje innych państw tak długo, jak nie zostanie wycofany albo uznany za nieważny. Dlatego cofnięcie A1 jest istotne nie tylko formalnie. Usuwa dokument, na podstawie którego zagraniczne organy przyjmowały, że składki powinny być rozliczane w Polsce.

ZUS może zakwestionować wcześniejsze A1 między innymi wtedy, gdy w toku kontroli lub postępowania wyjaśniającego okaże się, że informacje stanowiące podstawę jego wydania nie odpowiadały rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy albo że po wydaniu dokumentu zmieniły się istotne okoliczności. Wniosek o ponowne zbadanie dokumentu może również pochodzić od instytucji zagranicznej.

Najpierw trzeba więc przeczytać decyzję i ustalić trzy rzeczy: za jaki okres A1 zostało wycofane, z jakiej przyczyny i jakie ustawodawstwo ZUS uważa za właściwe. Dopiero na tej podstawie można oceniać składki i przygotowywać odwołanie.

Jeżeli problem dotyczy natomiast przede wszystkim wpływu zagranicznego zatrudnienia na przyszłe świadczenia, a nie samego A1, odrębnym zagadnieniem jest Polska emerytura a praca i meldunek w Niemczech.

Koordynacja świadczeń w UE, EOG, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii

Podstawową zasadą unijnej koordynacji jest podleganie ustawodawstwu tylko jednego państwa. Nie można więc swobodnie wybrać kraju ubezpieczenia tylko dlatego, że składki są tam niższe albo przedsiębiorca ma w nim zarejestrowaną firmę.

Przy czasowym delegowaniu pracownika albo czasowym wykonywaniu podobnej działalności na własny rachunek w innym państwie szczególne zasady wynikają z art. 12 rozporządzenia nr 883/2004. Przy pracy wykonywanej normalnie w dwóch lub większej liczbie państw zastosowanie ma przede wszystkim art. 13 tego rozporządzenia. Są to różne podstawy prawne i wymagają analizy innych okoliczności.

W relacjach z Wielką Brytanią trzeba dodatkowo ustalić, który reżim prawny ma zastosowanie. Dla części sytuacji rozpoczętych przed zakończeniem okresu przejściowego znaczenie zachowuje Umowa o wystąpieniu, natomiast nowe sytuacje transgraniczne są objęte zasadami wynikającymi z Umowy o handlu i współpracy oraz jej Protokołu w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Dokumenty, formularze i zaświadczenie A1 – co zebrać po decyzji ZUS?

Spór o A1 jest zwykle sporem o faktyczny sposób wykonywania pracy lub działalności. Sama umowa z polskim przedsiębiorcą albo wpis firmy do CEIDG nie przesądzają jeszcze, że właściwy jest polski system ubezpieczeń.

Do analizy decyzji i ewentualnego odwołania mogą być potrzebne przede wszystkim:

• decyzja ZUS o wycofaniu A1 wraz z uzasadnieniem i pouczeniem,
• pierwotny wniosek o A1 oraz dokumenty dołączone do wniosku,
• umowa o pracę, zlecenie albo dokumenty dotyczące działalności gospodarczej,
• kontrakty i zamówienia realizowane w Polsce oraz za granicą,
• faktury, rachunki i dokumenty potwierdzające rzeczywiste miejsca wykonywania usług,
• ewidencja dni pracy lub pobytu w poszczególnych państwach,
• dokumenty płacowe i rozliczenia składkowe,
• korespondencja ZUS z zagraniczną instytucją, jeżeli została udostępniona w aktach sprawy,
• dowody dotyczące miejsca zamieszkania i organizacji działalności, jeżeli sprawa dotyczy pracy w kilku państwach.

Składki po cofnięciu A1 – czy trzeba zapłacić je za granicą?

Cofnięcie A1 może prowadzić do wniosku, że za sporny okres właściwe było ustawodawstwo innego państwa. Nie oznacza to jednak, że w chwili otrzymania polskiej decyzji wszystkie obowiązki wobec zagranicznej instytucji są już automatycznie ustalone.

Trzeba wyjaśnić, czy zagraniczna instytucja obejmie daną osobę swoim systemem, za jaki dokładnie okres oraz jakie obowiązki rejestracyjne i składkowe wynikają z prawa tego państwa. Dopiero wtedy można prawidłowo skoordynować rozliczenie po obu stronach.

Jeżeli okaże się, że składki za określony okres nie powinny były być rozliczane w Polsce, płatnik może być zobowiązany do korekt dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych w ZUS. Powstała w Polsce nadpłata nie zastępuje jednak należności należnych zagranicznej instytucji. Z kolei sposób odzyskania lub rozliczenia polskiej nadpłaty podlega polskim przepisom.

Po stronie państwa właściwego mogą powstać zaległe składki, a także dodatkowe konsekwencje przewidziane w jego prawie. Ich wysokości nie można ustalać według polskich stawek ani zakładać, że zagraniczny organ automatycznie zaliczy składki zapłacone wcześniej do ZUS.

Czy cofnięcie A1 wpływa na umowę lub kontrakt zagraniczny?

A1 nie jest dokumentem, który decyduje o ważności umowy o pracę, zlecenia, umowy B2B ani kontraktu z zagranicznym klientem. Jego cofnięcie nie rozwiązuje więc automatycznie stosunku pracy ani umowy handlowej.

Może jednak mieć poważne skutki pośrednie. W niektórych kontraktach posiadanie ważnego A1 jest jednym z warunków dopuszczenia personelu do realizacji prac. Zamawiający może również wymagać przedstawienia dowodu podlegania określonemu systemowi zabezpieczenia społecznego. Jeżeli taki obowiązek został zapisany w kontrakcie, brak A1 może prowadzić do skutków wynikających z jego treści, np. konieczności zastąpienia pracownika, czasowego niedopuszczenia do wykonywania prac albo odpowiedzialności kontraktowej.

Trzeba przy tym oddzielić A1 od innych obowiązków. Dokument ten nie zastępuje zgłoszenia delegowania wymaganego przez prawo państwa przyjmującego, pozwolenia na pracę, dokumentów pobytowych ani obowiązków wynikających z zagranicznego prawa pracy. Możliwa jest więc sytuacja, w której kontrakt pozostaje ważny, ale model jego wykonywania wymaga pilnej zmiany z uwagi na zmianę ustawodawstwa ubezpieczeniowego.

Odmowa lub cofnięcie A1 – jak odwołać się od decyzji ZUS?

Jeżeli ZUS wydał decyzję o wycofaniu A1 i strona nie zgadza się z ustaleniami organu, może ją zakwestionować w trybie właściwym dla spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych. Szczegółowe problemy dotyczące podstaw wydania i wycofania dokumentu omawia również poradnik Zaświadczenie A1 – odmowa lub cofnięcie przez ZUS.

Odwołanie wnosi się w terminie miesiąca od doręczenia decyzji do właściwego sądu pracy i ubezpieczeń społecznych, ale składa się je za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała zaskarżoną decyzję. Podstawę trybu odwoławczego stanowią art. 83 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz przepisy Kodeksu postępowania cywilnego, w szczególności art. 477⁹ § 1.

W odwołaniu nie wystarczy napisać, że decyzja jest niekorzystna. Trzeba wskazać, które ustalenia ZUS są kwestionowane, czego strona żąda oraz z jakich dokumentów wynika, że przesłanki zastosowania polskiego ustawodawstwa były spełnione.

Znaczenie mogą mieć zwłaszcza zarzuty dotyczące:

• błędnego ustalenia rzeczywistego miejsca lub czasu wykonywania pracy,
• nieprawidłowej oceny działalności prowadzonej w Polsce,
• zakwalifikowania sytuacji jako delegowania zamiast normalnej pracy w kilku państwach albo odwrotnie,
• pominięcia dokumentów przedstawionych przez płatnika lub ubezpieczonego,
• nieprawidłowego określenia okresu, za który A1 zostało wycofane,
• braku dostatecznego wyjaśnienia stanowiska zagranicznej instytucji, jeżeli spór dotyczy również ustalenia ustawodawstwa innego państwa.

Jeżeli ZUS uzna odwołanie za zasadne, może zmienić albo uchylić swoją decyzję. Jeżeli go nie uwzględni, powinien przekazać sprawę wraz z odwołaniem do sądu. Ustawa systemowa przewiduje w tym zakresie termin nie dłuższy niż 30 dni od wniesienia odwołania.

Emerytura zagraniczna i polska emerytura – co ma do tego A1?

A1 i emerytura zagraniczna dotyczą dwóch powiązanych, ale różnych problemów. A1 odpowiada przede wszystkim na pytanie, którego państwa ustawodawstwo ma zastosowanie w okresie aktywności zawodowej. Z kolei przy emeryturze bada się okresy ubezpieczenia zgromadzone w poszczególnych państwach oraz zasady ustalania prawa i wysokości świadczenia.

W ramach koordynacji europejskiej okresy ubezpieczenia mogą być uwzględniane przy badaniu prawa do świadczenia, natomiast każde państwo zasadniczo ustala i wypłaca świadczenie zgodnie ze swoimi przepisami. Nie należy więc utożsamiać koordynacji z prostym przeniesieniem wszystkich zagranicznych składek na konto w ZUS.

Dla osób, które pracowały w Wielkiej Brytanii, odrębnym zagadnieniem jest Emerytura w Polsce po pracy w Anglii. Podobnie przy dokumentowaniu okresów irlandzkich pomocne może być omówienie problemu Składki z Irlandii a emerytura w Polsce.

Cofnięcie A1 może mieć znaczenie dla przyszłej emerytury wtedy, gdy skutkiem decyzji jest zmiana państwa, którego systemowi dana osoba podlegała w konkretnym okresie. Wówczas trzeba zadbać, aby okres nie pozostał nieprawidłowo wykazany albo niewidoczny w obu systemach.

Zawieszenie świadczenia, limity zarobków i obowiązek zgłoszenia

Osoba pobierająca emeryturę lub rentę i podejmująca pracę za granicą powinna oddzielić dwie kwestie: ustawodawstwo właściwe dla składek od zasad wypłaty polskiego świadczenia. Cofnięcie A1 samo w sobie nie oznacza automatycznie zawieszenia emerytury, ale zagraniczne zarobki mogą mieć znaczenie dla świadczenia, które podlega ograniczeniom ze względu na przychód.

W przypadku świadczeń objętych limitami znaczenie mają progi odnoszone do przeciętnego wynagrodzenia. Kwotowe wartości progów zmieniają się w czasie, dlatego należy sprawdzać komunikaty ZUS właściwe dla okresu, w którym osiągnięto przychód. Osoby, które osiągnęły powszechny wiek emerytalny, co do zasady mogą zarobkować bez typowego mechanizmu zmniejszenia i zawieszenia świadczenia z powodu wysokości przychodu, jednak w konkretnych przypadkach trzeba uwzględnić również inne przepisy dotyczące wypłaty emerytury.

Jeżeli emeryt pracuje poza Polską, nie powinien zakładać, że ZUS nie interesuje zagraniczny przychód. Praktyczne skutki i obowiązki informacyjne opisuje szerzej materiał Praca za granicą na emeryturze a zgłoszenie do ZUS.

Najczęstsze błędy po cofnięciu A1

• Założenie, że sam wpis firmy w Polsce wystarcza do polskich ubezpieczeń. Przy koordynacji liczy się rzeczywisty sposób prowadzenia działalności i wykonywania pracy.
• Natychmiastowe korygowanie wszystkich polskich składek bez wyjaśnienia sytuacji zagranicznej. Może to stworzyć okres, w którym ubezpieczony nie jest prawidłowo wykazany w żadnym systemie.
• Traktowanie A1 jako pozwolenia na pracę. A1 dotyczy zabezpieczenia społecznego, a nie legalizacji zatrudnienia, pobytu czy obowiązków związanych z delegowaniem.
• Przeoczenie miesięcznego terminu na odwołanie. Termin liczy się od doręczenia decyzji, dlatego trzeba zachować dowód jej otrzymania.
• Skupienie się wyłącznie na treści umów. ZUS i sąd badają rzeczywisty sposób wykonywania pracy, a nie tylko deklaracje wpisane do kontraktu.
• Nieuwzględnienie okresu wskazanego w decyzji. Cofnięcie może dotyczyć tylko części czasu objętego wcześniejszym dokumentem, dlatego rozliczenia trzeba przyporządkować do konkretnych dat.

FAQ

Czy cofnięcie A1 oznacza, że muszę drugi raz zapłacić składki?

Niekoniecznie w sensie ostatecznego podwójnego obciążenia, ale może powstać obowiązek zapłaty składek w państwie, którego ustawodawstwo zostanie uznane za właściwe. Równolegle konieczne mogą być korekty w Polsce i rozliczenie powstałej nadpłaty. Mechanizm trzeba ustalić dla konkretnego okresu i dwóch zainteresowanych systemów.

Czy samo odwołanie od decyzji ZUS przywraca A1?

Nie należy zakładać, że samo wniesienie odwołania automatycznie odtwarza skuteczność wycofanego dokumentu w kontaktach z zagranicznymi organami. Trzeba sprawdzić treść decyzji, etap postępowania oraz stanowisko instytucji drugiego państwa.

Czy zagraniczny urząd może kwestionować polskie A1?

Może zwrócić się do instytucji, która dokument wydała, o wyjaśnienie jego ważności i podstaw wydania. Dopóki A1 nie zostało wycofane albo uznane za nieważne przez właściwą instytucję państwa, które je wystawiło, co do zasady wiąże instytucje innych państw objętych systemem koordynacji.

Czy po cofnięciu A1 trzeba zakończyć zagraniczny kontrakt?

Nie ma takiej automatycznej zasady. Trzeba jednak sprawdzić umowę z kontrahentem, wymogi państwa wykonywania pracy oraz to, czy dalsza realizacja kontraktu wymaga dokonania nowych zgłoszeń ubezpieczeniowych. Brak A1 może więc wymagać zmiany sposobu wykonywania kontraktu, ale nie powoduje sam przez się jego nieważności.

Czy praca za granicą może jednocześnie spowodować problem z KRUS?

Tak, ale jest to odrębny reżim ubezpieczeniowy. Sam fakt opłacania składek rolniczych nie przesądza, że dana osoba może pozostać w KRUS podczas wykonywania pracy za granicą. Skutki niewyrejestrowania i późniejszych korekt przedstawia poradnik Praca za granicą a KRUS, wyrejestrowanie, zwrot składek i emerytura.

Czy ZUS może cofnąć A1 za okres, który już się zakończył?

Tak. Jeżeli po wydaniu dokumentu zostaną ujawnione okoliczności wskazujące, że warunki zastosowania polskiego ustawodawstwa nie były spełnione, wycofanie może dotyczyć okresu przeszłego. Dlatego w sprawie trzeba dokładnie ustalić nie tylko przyczynę cofnięcia, ale również datę, od której ZUS kwestionuje wcześniejsze ustalenie.

Podsumowanie – co zrobić po cofnięciu A1?

Po otrzymaniu decyzji nie należy ograniczać się do pytania, czy ZUS miał prawo cofnąć dokument. Trzeba równolegle ustalić skutki decyzji dla całego okresu objętego sporem.

Najbezpieczniejsza kolejność działań to: sprawdzenie daty doręczenia i terminu odwołania, analiza podstawy wydania pierwotnego A1, odtworzenie rzeczywistego przebiegu pracy lub działalności, ustalenie stanowiska zagranicznej instytucji, a następnie ocena korekt składkowych i skutków dla kontraktu. Jeżeli ustalenia ZUS są kwestionowane, argumenty i dowody trzeba przedstawić w odwołaniu w miesięcznym terminie.

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, w szczególności art. 11–13.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004, w szczególności art. 5, 16 i 19.
• Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w szczególności art. 83 i 83a.
• Ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności art. 477⁹.
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych, poradnik dotyczący uzyskiwania i wycofywania zaświadczeń A1.
• Umowa o wystąpieniu Zjednoczonego Królestwa z Unii Europejskiej oraz Umowa o handlu i współpracy UE–Zjednoczone Królestwo wraz z Protokołem w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.