Delegowanie pracownika za granicę a A1 – obowiązki pracodawcy i ryzyko odmowy

Praca za granicą a polski ZUS – kiedy pracownik może pozostać ubezpieczony w Polsce?

W europejskiej koordynacji zabezpieczenia społecznego punktem wyjścia jest zasada, że osoba wykonująca pracę najemną podlega ustawodawstwu państwa, w którym faktycznie pracuje. Dla czasowego delegowania przewidziano jednak wyjątek. Zgodnie z art. 12 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004 pracownik może nadal podlegać systemowi państwa wysyłającego, jeżeli spełnione są warunki dotyczące pracownika, pracodawcy i charakteru wyjazdu.

W typowym przypadku delegowania z Polski trzeba ustalić łącznie, czy:

• pracownik jest wysyłany przez pracodawcę, który normalnie prowadzi działalność w Polsce,
• za granicą wykonuje pracę na rzecz tego pracodawcy,
• między pracownikiem a polskim pracodawcą pozostaje bezpośredni związek, w szczególności nadal istnieje stosunek pracy,
• przewidywany czas wykonywania pracy za granicą nie przekracza 24 miesięcy,
• pracownik nie jest kierowany po to, aby zastąpić inną osobę, której okres delegowania dobiegł końca,
• sytuacja nie jest w rzeczywistości stałą pracą za granicą albo regularną pracą w dwóch lub większej liczbie państw.

Sama siedziba spółki, wpis do KRS albo polski adres nie wystarczają. ZUS może badać, czy przedsiębiorca rzeczywiście wykonuje w Polsce istotną część swojej zwykłej działalności, a nie tylko czynności administracyjne. Znaczenie mogą mieć między innymi miejsce zatrudniania personelu, liczba umów wykonywanych w Polsce, miejsce zawierania kontraktów, struktura obrotów oraz sposób zorganizowania przedsiębiorstwa.

Jeżeli osoba została zatrudniona bezpośrednio przed wyjazdem właśnie w celu delegowania, nie wyklucza to A1. Musi jednak wcześniej podlegać polskiemu ustawodawstwu. ZUS wskazuje, że okres co najmniej jednego miesiąca bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia lub delegowania jest co do zasady wystarczający; krótszy okres wymaga indywidualnej oceny.

Jeżeli problem nie dotyczy czasowego delegowania, lecz skutków wcześniejszej wieloletniej pracy zagranicznej dla świadczeń, odrębną kwestią jest np. Niemiecka emerytura po powrocie do Polski. Nie należy utożsamiać zasad emerytalnych z regułami ustalania ustawodawstwa na czas delegowania.

Koordynacja ubezpieczeń w UE, EOG, Szwajcarii i Wielkiej Brytanii

Zaświadczenie A1 służy przede wszystkim potwierdzeniu, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega pracownik. Zasadą koordynacji jest podleganie jednemu systemowi w danym czasie. Ma to zapobiegać zarówno podwójnemu oskładkowaniu tej samej pracy, jak i sytuacji, w której pracownik nie podlega żadnemu systemowi.

W państwach UE podstawę stanowią rozporządzenia nr 883/2004 i 987/2009. Mechanizm koordynacji obejmuje również państwa EOG, czyli Norwegię, Islandię i Liechtenstein, oraz Szwajcarię na podstawie właściwych porozumień. Przykładowe zagadnienia związane z późniejszym ustalaniem świadczeń po pracy w państwie EOG opisuje materiał Emerytura z Polski i Islandii a ZUS.

W przypadku Wielkiej Brytanii po Brexicie nie należy mechanicznie powoływać się na przepisy rozporządzeń unijnych właściwe dla nowych sytuacji. Dla osób objętych relacjami powstałymi po zakończeniu okresu przejściowego znaczenie ma w szczególności Protokół w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego do Umowy o handlu i współpracy UE–UK. ZUS wydaje również zaświadczenia potwierdzające właściwe ustawodawstwo dla pracowników czasowo kierowanych do Wielkiej Brytanii.

Nie można także mylić 24-miesięcznego limitu z przepisów o zabezpieczeniu społecznym z terminami stosowanymi w prawie pracy dotyczącym delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. W prawie pracy państwa przyjmującego istotne mogą być okresy 12 i 18 miesięcy oraz zakres warunków zatrudnienia należnych pracownikowi. Są to dwa odrębne reżimy.

Dokumenty, formularze i zaświadczenie A1

Pracodawca powinien zająć się ustaleniem właściwego ustawodawstwa jeszcze przed rozpoczęciem pracy za granicą. Dla pracownika delegowanego do jednego państwa ZUS udostępnia formularz US-3 w PUE/eZUS. Kreator wymaga danych pracownika, okresu i miejsca delegowania oraz informacji pozwalających ustalić, czy warunki delegowania są spełnione.

Przed złożeniem wniosku warto przygotować dokumenty, które pozwolą szybko odpowiedzieć na ewentualne pytania ZUS:

ZUS informuje, że jeżeli posiada wszystkie potrzebne dane i nie ma wątpliwości, A1 wydaje niezwłocznie. Jeżeli konieczne jest postępowanie wyjaśniające, sprawa powinna zostać załatwiona w ciągu miesiąca, a w sprawie szczególnie skomplikowanej w ciągu dwóch miesięcy od złożenia wniosku.

A1 nie jest dokumentem uniwersalnym zastępującym inne formalności. Nie zastępuje Europejskiej Karty Ubezpieczenia Zdrowotnego ani dokumentu S1, jeśli jest on potrzebny. Nie zastępuje również obowiązków z zakresu prawa pracy państwa przyjmującego. W większości państw pracodawca delegujący musi ponadto dokonać lokalnego zgłoszenia delegowania przed rozpoczęciem pracy albo najpóźniej w chwili jej rozpoczęcia.

Inny zestaw dokumentów będzie potrzebny wtedy, gdy sprawa nie dotyczy A1, lecz późniejszego ustalenia prawa do świadczenia. Przykładem jest Polska emerytura a praca i meldunek w Niemczech, gdzie znaczenie mają przede wszystkim okresy ubezpieczenia i dokumentacja emerytalna, a nie formularz US-3.

Kiedy ZUS może odmówić wydania A1 albo zakwestionować delegowanie?

Ryzyko odmowy wzrasta przede wszystkim wtedy, gdy przedstawione okoliczności nie odpowiadają rzeczywistemu czasowemu delegowaniu. ZUS nie ocenia wyłącznie treści formularza, ale może badać faktyczny model działalności pracodawcy i sposób wykonywania pracy.

Problematyczne mogą być w szczególności sytuacje, w których:

• firma ma w Polsce jedynie formalną siedzibę, a zasadniczą działalność prowadzi za granicą,
• pracownik od początku wykonuje pracę wyłącznie za granicą i brak realnego związku jego zatrudnienia z działalnością pracodawcy w Polsce,
• kolejni pracownicy są wysyłani na to samo stanowisko w celu stałego zastępowania poprzednich osób,
• już w momencie wyjazdu wiadomo, że praca będzie trwała dłużej niż dopuszczalny okres zwykłego delegowania,
• pracownik faktycznie regularnie pracuje w kilku państwach, mimo że wniosek opisuje jednorazowe delegowanie,
• dane dotyczące kontraktu, miejsca pracy, okresów zatrudnienia lub działalności firmy są niespójne,
• nie można wykazać podlegania pracownika polskiemu ustawodawstwu bezpośrednio przed delegowaniem.

Jeżeli ZUS odmówi wydania A1, wydaje decyzję, od której można wnieść odwołanie. Termin wynosi co do zasady miesiąc od doręczenia decyzji. Odwołanie składa się za pośrednictwem oddziału ZUS, który wydał decyzję. Sprawa o wydanie A1 jest traktowana jako sprawa dotycząca podlegania ubezpieczeniom społecznym i co do zasady trafia w pierwszej instancji do sądu okręgowego – sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. Zawsze trzeba sprawdzić pouczenie zawarte w konkretnej decyzji.

Także już wydane A1 nie jest bezwarunkowe. Jeżeli później ujawnią się okoliczności podważające jego podstawę, może dojść do ponownego badania właściwego ustawodawstwa, a dokument może zostać wycofany lub uznany za nieważny zgodnie z właściwą procedurą. Do czasu wycofania lub unieważnienia A1 wydane przez właściwą instytucję jest co do zasady wiążące dla instytucji pozostałych państw objętych koordynacją.

Czy delegowanie i A1 wpływają na przyszłą emeryturę?

Zaświadczenie A1 nie jest dokumentem emerytalnym i nie służy do przenoszenia składek między państwami. Potwierdza ono, którego ustawodawstwa dotyczącego zabezpieczenia społecznego należy przestrzegać w konkretnym okresie pracy. Jeżeli w czasie delegowania właściwe pozostaje ustawodawstwo polskie, składki są rozliczane w Polsce zgodnie z polskimi zasadami.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy dana osoba w innych okresach rzeczywiście była ubezpieczona w państwie zagranicznym. Wtedy przy przyszłej emeryturze zastosowanie mogą znaleźć zasady sumowania okresów ubezpieczenia i ustalania świadczeń przez instytucje poszczególnych państw. Nie oznacza to prostego transferu zagranicznych składek na konto w ZUS. Przykład takiej sytuacji opisuje poradnik Składki z Irlandii a emerytura w Polsce.

Podobne rozróżnienie ma znaczenie po pracy w Wielkiej Brytanii. Kwestie ustalania świadczenia po okresach zagranicznych są omówione szerzej w materiale Emerytura w Polsce po pracy w Anglii. W niniejszym artykule istotne jest natomiast to, że A1 rozstrzyga przede wszystkim bieżące podleganie ustawodawstwu w czasie czasowej pracy zagranicznej.

Praca za granicą a zawieszenie świadczenia, limity i obowiązek zgłoszenia

Sam fakt uzyskania A1 nie powoduje zawieszenia emerytury ani renty. Jeżeli jednak delegowany pracownik jest jednocześnie świadczeniobiorcą ZUS, trzeba oddzielnie sprawdzić zasady dotyczące osiągania przychodu. W zależności od rodzaju świadczenia, wieku świadczeniobiorcy i wysokości przychodu praca może wpływać na wypłatę świadczenia.

Szczególne znaczenie ma to przy emeryturach pobieranych przed osiągnięciem powszechnego wieku emerytalnego oraz przy części rent. Progi powodujące zmniejszenie albo zawieszenie świadczenia są zmienne i są okresowo ogłaszane, dlatego nie należy opierać decyzji na nieaktualnej kwocie znalezionej w starszym artykule.

Jeżeli pracownik pobiera świadczenie z ZUS, przed delegowaniem powinien ustalić również, czy ciąży na nim obowiązek poinformowania ZUS o podjęciu pracy lub uzyskiwanym przychodzie. Jest to odrębny obowiązek od uzyskania A1.

Najczęstsze błędy pracodawców przy delegowaniu

• Traktowanie każdego wyjazdu jako delegowania. Regularna praca w kilku państwach albo stałe zatrudnienie za granicą może podlegać innym zasadom niż art. 12 rozporządzenia nr 883/2004.
• Składanie wniosku o A1 bez sprawdzenia działalności firmy w Polsce. Przy przedsiębiorstwie funkcjonującym faktycznie głównie za granicą sam wpis rejestrowy w Polsce nie wystarcza.
• Planowanie kolejnych zastępstw pracowników. Mechanizm delegowania nie powinien służyć do stałego obsadzania tego samego miejsca kolejnymi osobami po wyczerpaniu okresu poprzednika.
• Utożsamianie A1 z zezwoleniem na pracę. Dokument nie rozstrzyga kwestii migracyjnych ani prawa pobytowego pracownika, zwłaszcza obywatela państwa trzeciego.
• Pomijanie obowiązków państwa przyjmującego. Oprócz A1 trzeba sprawdzić lokalne zgłoszenie delegowania, minimalne warunki zatrudnienia, dokumentację przechowywaną na potrzeby kontroli i wymagania branżowe.
• Brak reakcji na zmianę stanu faktycznego. Przedłużenie kontraktu, zmiana pracodawcy, inny kraj pracy albo rozpoczęcie regularnej pracy w kilku państwach może wymagać ponownej oceny właściwego ustawodawstwa.

FAQ – A1 i delegowanie pracownika za granicę

Czy A1 trzeba mieć jeszcze przed wyjazdem pracownika?

Najbezpieczniej wystąpić o A1 przed rozpoczęciem pracy za granicą. Przepisy przewidują poinformowanie właściwej instytucji o takiej sytuacji, gdy tylko jest to możliwe z wyprzedzeniem. Brak dokumentu podczas zagranicznej kontroli może powodować problemy z wykazaniem, że pracownik podlega polskiemu systemowi. Samo późniejsze złożenie wniosku nie naprawi sytuacji, jeżeli warunki delegowania w rzeczywistości nie były spełnione.

Czy każde delegowanie może trwać 24 miesiące?

Nie. Dwadzieścia cztery miesiące to maksymalny przewidywany okres zastosowania zwykłej reguły delegowania z art. 12 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004, a nie gwarantowany okres A1. Trzeba spełniać również wszystkie pozostałe warunki. Ponadto przepisy prawa pracy państwa przyjmującego mogą przewidywać inne okresy istotne dla zakresu warunków zatrudnienia.

Czy pracownik musi wcześniej przepracować miesiąc w Polsce?

Niekoniecznie musi przez miesiąc wykonywać pracę dla tego samego pracodawcy. Istotne jest wcześniejsze podleganie polskiemu ustawodawstwu. ZUS przyjmuje co do zasady, że miesięczny okres bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia lub delegowania spełnia ten warunek, natomiast krótsze okresy ocenia indywidualnie.

Czy A1 wystarcza podczas kontroli za granicą?

Nie. A1 potwierdza właściwe ustawodawstwo zabezpieczenia społecznego. Zagraniczny organ może odrębnie kontrolować zgłoszenie delegowania, wynagrodzenie, czas pracy, dokumentację pracowniczą, legalność pobytu i inne wymagania obowiązujące w państwie przyjmującym.

Czy A1 można uzyskać dla pracownika delegowanego do Wielkiej Brytanii?

Tak, ale dla nowych sytuacji po Brexicie właściwą podstawą jest przede wszystkim Protokół w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego do Umowy o handlu i współpracy UE–UK. Nie należy automatycznie przenosić na Wielką Brytanię wszystkich rozwiązań właściwych dla delegowania wewnątrz UE.

Co zrobić po odmowie albo cofnięciu A1?

Najpierw trzeba ustalić, jakie konkretnie przesłanki ZUS zakwestionował i czy odpowiadają one rzeczywistemu stanowi faktycznemu. W przypadku decyzji trzeba pilnować miesięcznego terminu na odwołanie i zebrać dokumenty potwierdzające działalność pracodawcy, zatrudnienie pracownika oraz charakter zagranicznego kontraktu. Szersze omówienie tego problemu zawiera materiał Zaświadczenie A1 – odmowa lub cofnięcie przez ZUS.

Podsumowanie – co pracodawca powinien zrobić przed wysłaniem pracownika?

Przed rozpoczęciem kontraktu zagranicznego pracodawca powinien najpierw prawidłowo zakwalifikować sposób wykonywania pracy. Jeżeli jest to rzeczywiste, czasowe delegowanie, trzeba sprawdzić warunki pozostania w polskim systemie ubezpieczeń, złożyć właściwy wniosek o A1 i przygotować dokumenty potwierdzające stan faktyczny.

Równolegle należy sprawdzić obowiązki w państwie przyjmującym. A1 rozwiązuje tylko problem właściwego ustawodawstwa zabezpieczenia społecznego. Nie zastępuje zgłoszenia delegowania, zasad wynagradzania, wymagań pobytowych ani innych obowiązków prawa pracy. Jeżeli natomiast pracownik ma regularnie wykonywać pracę w kilku państwach albo wyjazd ma mieć charakter stały, trzeba zastosować właściwe dla takiej sytuacji zasady zamiast próbować dopasować ją do zwykłego delegowania.

Źródła

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego – w szczególności art. 11, 12 i 16.
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004 – w szczególności art. 5, 14, 15 i 19.
• Protokół w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego do Umowy o handlu i współpracy między Unią Europejską a Zjednoczonym Królestwem – w szczególności art. SSC.11.
• Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – w szczególności art. 83.
• Kodeks postępowania cywilnego – przepisy o postępowaniu w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych, w szczególności art. 4778 i 4779.
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych – informacje dotyczące pracowników delegowanych oraz procedury uzyskania zaświadczenia A1 na formularzu US-3.
• Państwowa Inspekcja Pracy – informacje o delegowaniu pracowników zatrudnionych przez polskich pracodawców do państw UE, EOG i Szwajcarii.