Do ilu lat wstecz ZUS i KRUS mogą żądać składek i odsetek?

Okres przedawnienia składek ZUS

Podstawowa zasada jest dziś prosta: należności z tytułu składek ZUS przedawniają się po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. Wynika to z art. 24 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Do należności składkowych zalicza się nie tylko składki na ubezpieczenia społeczne, lecz także powiązane należności, np. składkę zdrowotną, Fundusz Pracy czy FGŚP, jeżeli w danym stanie faktycznym były należne.

W sprawach dotyczących umowy-zlecenia zawartej z emerytem trzeba najpierw ustalić, czy w konkretnych miesiącach zleceniobiorca miał inny tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Emeryt wykonujący umowę-zlecenie nie jest automatycznie zwolniony ze składek społecznych. Jeżeli nie miał innego tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń, ZUS może uznać, że od zlecenia należało naliczyć nie tylko składkę zdrowotną, ale również składki społeczne.

Nie oznacza to jednak, że ZUS może bez ograniczeń żądać zapłaty bardzo starych składek. Osobno należy ocenić obowiązek ubezpieczeniowy, a osobno możliwość dochodzenia zapłaty należności, która mogła się już przedawnić. Samo wezwanie do złożenia korekt dokumentów rozliczeniowych nie znosi przedawnienia.

Składki sprzed 2012 r. – jak liczyć dawny termin?

W starszych sprawach największe znaczenie mają przepisy przejściowe. Od 1 stycznia 2012 r. podstawowy termin przedawnienia składek został skrócony do 5 lat. Wcześniej, w odniesieniu do wielu należności powstałych od 2003 r., stosowany był termin 10-letni. Jeszcze wcześniejsze okresy wymagają dodatkowej analizy, bo przed 2003 r. obowiązywały inne zasady.

Jeżeli składki stały się wymagalne przed 1 stycznia 2012 r., co do zasady 5-letni termin liczony jest od 1 stycznia 2012 r. Jeżeli jednak według przepisów dotychczasowych przedawnienie nastąpiłoby wcześniej, stosuje się termin wcześniejszy. W praktyce oznacza to, że dla dawnych należności trzeba ustalić miesiąc wymagalności, obowiązujący wówczas termin oraz ewentualne zdarzenia zawieszające albo przerywające bieg przedawnienia.

Dla przykładu: składki z lat 2004–2008, jeżeli nie doszło do zawieszenia, przerwania biegu przedawnienia ani zabezpieczenia rzeczowego, nie powinny być obecnie skutecznie dochodzone jako należność do zapłaty. Inaczej może być, gdy przed upływem terminu ZUS wszczął egzekucję, płatnik zawarł układ ratalny, należność została zabezpieczona hipoteką lub wystąpiła inna ustawowa przesłanka wpływająca na bieg terminu.

Odsetki od zaległych składek

Odsetki są należnością uboczną wobec zaległych składek. Jeżeli składka nie jest przedawniona, ZUS albo KRUS może żądać także odsetek za zwłokę naliczonych według zasad właściwych dla należności publicznoprawnych. Jeżeli natomiast sama składka uległa przedawnieniu i nie działa żaden szczególny wyjątek, organ nie powinien skutecznie dochodzić również odsetek od tej składki.

W sprawach zabezpieczonych hipoteką lub zastawem działa szczególna reguła. Po upływie terminu przedawnienia należności mogą być dochodzone tylko z przedmiotu zabezpieczenia i tylko w zakresie określonym przez ustawę, obejmującym zaległe składki oraz odsetki liczone do dnia przedawnienia.

Kiedy przedawnienie składek może się wydłużyć?

Pięcioletni termin nie zawsze oznacza, że po pięciu latach dług automatycznie przestaje być problemem. Ustawa przewiduje sytuacje, w których termin nie rozpoczyna biegu, zostaje zawieszony albo po przerwaniu biegnie na nowo. Najczęściej chodzi o:

• decyzję o rozłożeniu zaległości na raty albo o odroczeniu terminu płatności,
• pierwszą czynność zmierzającą do wyegzekwowania należności, o której dłużnik został zawiadomiony,
• postępowanie egzekucyjne, przez czas którego termin może nie biec,
• ogłoszenie upadłości,
• zabezpieczenie należności hipoteką albo zastawem,
• sprawy dotyczące odpowiedzialności osoby trzeciej lub następcy prawnego, gdzie termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym wydano decyzję o tej odpowiedzialności.

Dlatego w każdej starszej sprawie trzeba przeanalizować chronologię: kiedy powstał obowiązek zapłaty, kiedy składka stała się wymagalna, czy organ doręczał decyzje, czy była egzekucja, czy podpisano układ ratalny i czy należność zabezpieczono na majątku dłużnika.

Przedawnienie składek KRUS

W KRUS obowiązuje podobna podstawowa zasada. Zgodnie z art. 41b ustawy o ubezpieczeniu społecznym rolników należności z tytułu składek przedawniają się zasadniczo po 5 latach od dnia wymagalności. Także tu istnieją wyjątki dotyczące m.in. rat, odroczenia, egzekucji, upadłości oraz zabezpieczenia hipotecznego.

W sprawach KRUS szczególnie często problem dotyczy bardzo starych zaległości rolnika lub domownika. Jeżeli przez wiele lat nie było skutecznych czynności egzekucyjnych, układu ratalnego, odroczenia ani zabezpieczenia, można badać przedawnienie. Jeżeli jednak egzekucja została wszczęta przed upływem terminu i dłużnik został o tym zawiadomiony, bieg przedawnienia mógł zostać zawieszony do zakończenia postępowania egzekucyjnego.

Podobnie jak przy ZUS, składki KRUS sprzed 1 stycznia 2012 r. wymagają zastosowania przepisów przejściowych. Należy sprawdzić, czy wcześniejszy termin przedawnienia upłynąłby przed terminem liczonym według zasad obowiązujących od 2012 r.

Egzekucja administracyjna i zarzut przedawnienia

Zaległe składki ZUS i KRUS są zwykle dochodzone w trybie egzekucji administracyjnej. W odniesieniu do należności KRUS organem egzekucyjnym na zasadach ogólnych jest właściwy naczelnik urzędu skarbowego, a nie sam KRUS. W praktyce trzeba więc sprawdzić, kto prowadzi egzekucję i do kogo należy kierować pismo procesowe.

Jeżeli zobowiązany uważa, że należność jest przedawniona, może wnieść zarzut w sprawie egzekucji administracyjnej, wskazując na nieistnienie obowiązku wskutek jego wygaśnięcia przez przedawnienie. Zarzut wnosi się do wierzyciela za pośrednictwem organu egzekucyjnego. Wniesienie zarzutu nie później niż w terminie 7 dni od doręczenia odpisu tytułu wykonawczego ma szczególne znaczenie, bo może spowodować zawieszenie postępowania egzekucyjnego do czasu rozstrzygnięcia zarzutu.

Po upływie tego terminu obrona nadal może być możliwa, ale jej skutki procesowe mogą być inne. Dlatego po otrzymaniu tytułu wykonawczego, zawiadomienia o zajęciu rachunku albo innego pisma egzekucyjnego warto niezwłocznie ustalić, czy dług rzeczywiście istnieje i czy nie jest przedawniony.

Czy ZUS może żądać korekt dokumentów za dawne lata?

ZUS może wzywać płatnika do wyjaśnienia rozbieżności i złożenia prawidłowych dokumentów rozliczeniowych, np. gdy z dokumentów wynika, że za zleceniobiorcę-emeryta opłacano tylko składkę zdrowotną, a organ uważa, że powinny być naliczone także składki społeczne. Takie wezwanie nie przesądza jednak jeszcze o możliwości skutecznego wyegzekwowania należności.

Jeżeli organ po korekcie ustala zaległość, płatnik powinien sprawdzić, za które miesiące składki są wymagalne, czy nie upłynął termin przedawnienia, czy były czynności wpływające na jego bieg oraz czy ZUS prawidłowo ocenił tytuły do ubezpieczeń zleceniobiorcy. W razie decyzji ZUS można rozważyć odwołanie do sądu, a w razie egzekucji – zarzuty egzekucyjne.

FAQ

Po ilu latach przedawniają się składki ZUS?

Co do zasady po 5 latach od dnia wymagalności składki. Przy starszych składkach, zwłaszcza sprzed 1 stycznia 2012 r., trzeba zastosować przepisy przejściowe i sprawdzić, czy wcześniej nie działał dłuższy albo krótszy termin.

Czy ZUS może żądać odsetek od przedawnionych składek?

Jeżeli składka uległa przedawnieniu i nie działa szczególny wyjątek, organ nie powinien skutecznie dochodzić także odsetek. Wyjątkiem są m.in. należności zabezpieczone hipoteką lub zastawem, gdzie egzekucja może być ograniczona do przedmiotu zabezpieczenia.

Czy wezwanie do korekty dokumentów przerywa przedawnienie?

Samo wezwanie do złożenia wyjaśnień lub korekt nie powinno być automatycznie utożsamiane z możliwością dochodzenia zapłaty przedawnionych składek. Trzeba jednak zbadać, czy wcześniej ZUS nie podjął czynności egzekucyjnych albo nie wydał decyzji wpływających na bieg terminu.

Kiedy przedawniają się składki KRUS?

Podstawowy termin również wynosi 5 lat od dnia wymagalności. Tak jak przy ZUS, termin może zostać zawieszony albo przerwany, np. przez egzekucję, raty, odroczenie albo upadłość.

Co zrobić, gdy urząd skarbowy egzekwuje dawne składki KRUS?

Należy sprawdzić tytuł wykonawczy, daty wymagalności składek i przebieg wcześniejszych czynności. Jeżeli obowiązek wygasł przez przedawnienie, można wnieść zarzut w sprawie egzekucji administracyjnej do wierzyciela za pośrednictwem organu egzekucyjnego.

Czy składki zabezpieczone hipoteką przedawniają się tak samo?

Nie w pełni. Po upływie terminu przedawnienia organ może być ograniczony do egzekucji z przedmiotu hipoteki lub zastawu, do wysokości zaległych składek i odsetek liczonych do dnia przedawnienia.

Przy roszczeniach ZUS o składki i odsetki trzeba odróżnić egzekucję długu od sprawy takiej jak zaległości w ZUS a emerytura.

Podsumowanie

Obecnie podstawowy termin przedawnienia zaległych składek ZUS i KRUS wynosi 5 lat, ale w sprawach dawnych zaległości nie wolno poprzestać na prostym liczeniu od daty długu. Trzeba uwzględnić przepisy przejściowe, czynności egzekucyjne, raty, odroczenia, upadłość, zabezpieczenia oraz charakter decyzji wydawanych wobec płatnika, osoby trzeciej lub następcy prawnego.

Jeżeli organ żąda zapłaty składek sprzed wielu lat, warto zażądać dokumentów z akt, odtworzyć dokładną chronologię i dopiero wtedy ocenić, czy należność rzeczywiście jest wymagalna, czy wygasła przez przedawnienie.

Źródła

1. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 199 – ISAP
2. Ustawa z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników, tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1770 – ELI
3. Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 268 – Sejm RP
4. Wyrok WSA w Bydgoszczy z dnia 9 listopada 2011 r., sygn. akt I SA/Bd 671/11
5. Postanowienie NSA z dnia 26 stycznia 2011 r., sygn. akt II GSK 104/10

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.