Błędne zgłoszenie zleceniobiorcy do ZUS

Kiedy zleceniobiorca powinien być zgłoszony do pełnych składek?

Przy umowie-zleceniu kluczowe znaczenie ma zbieg tytułów do ubezpieczeń. Jeżeli zleceniobiorca jest jednocześnie pracownikiem u innego pracodawcy i z etatu osiąga podstawę wymiaru składek w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia, zlecenie co do zasady nie rodzi obowiązku opłacania składek emerytalnej i rentowych. W takim wariancie zleceniodawca zgłasza zleceniobiorcę zasadniczo do ubezpieczenia zdrowotnego.

Jeżeli jednak wynagrodzenie z etatu jest niższe od minimalnego wynagrodzenia albo etat w rzeczywistości nie istnieje, umowa-zlecenie może stać się tytułem do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych: emerytalnego, rentowych i wypadkowego, a także do ubezpieczenia zdrowotnego. Ubezpieczenie chorobowe przy zleceniu jest dobrowolne i wymaga zgłoszenia na wniosek zleceniobiorcy.

Trzeba też sprawdzić wyjątki. Przykładowo status ucznia lub studenta do ukończenia 26 lat może wpływać na brak obowiązku ubezpieczeń z umowy-zlecenia, o ile nie zachodzą szczególne okoliczności, np. wykonywanie zlecenia na rzecz własnego pracodawcy. Dlatego przed korektą warto przeanalizować cały stan faktyczny: okresy zatrudnienia, wysokość podstaw składek, status zleceniobiorcy i treść dokumentów przekazanych zleceniodawcy.

Jakie korekty trzeba złożyć w ZUS?

Jeżeli zleceniobiorca został zgłoszony wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, a powinien podlegać także ubezpieczeniom społecznym, zleceniodawca powinien poprawić dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe. Zwykle oznacza to wyrejestrowanie z błędnego zakresu ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA i zgłoszenie do właściwych ubezpieczeń na formularzu ZUS ZUA, od daty, od której zlecenie stanowiło prawidłowy tytuł do ubezpieczeń.

Następnie należy skorygować dokumenty rozliczeniowe za okresy objęte błędem, w szczególności raporty imienne i deklaracje rozliczeniowe. Po korektach na koncie płatnika może powstać niedopłata składek społecznych, zdrowotnych albo składek na fundusze pozaubezpieczeniowe, jeżeli w danym stanie faktycznym były należne.

Po ustaleniu kwoty zaległości zleceniodawca powinien uregulować składki wraz z należnymi odsetkami za zwłokę. Sam fakt, że zleceniodawca działał w zaufaniu do zaświadczenia przedstawionego przez zleceniobiorcę, nie zwalnia go wobec ZUS z obowiązków płatnika.

Kto odpowiada wobec ZUS za zaległe składki?

W relacji z ZUS odpowiedzialność za prawidłowe zgłoszenie do ubezpieczeń, obliczenie, potrącenie i opłacenie składek spoczywa na zleceniodawcy jako płatniku składek. To do płatnika ZUS kieruje decyzję i od niego żąda zapłaty zaległości.

Nie oznacza to jednak, że zleceniobiorca, który podał nieprawdziwe dane, nie ponosi żadnych konsekwencji. Trzeba rozdzielić dwie płaszczyzny: publicznoprawną, czyli rozliczenie z ZUS, oraz cywilnoprawną, czyli późniejsze rozliczenie między zleceniodawcą a zleceniobiorcą.

Wobec ZUS zapłaty dokonuje płatnik. Dopiero po zapłacie albo po ustaleniu należności może on analizować, czy i w jakiej wysokości przysługuje mu roszczenie wobec zleceniobiorcy.

Czy zleceniodawca może żądać zwrotu od zleceniobiorcy?

Tak, ale zakres tego żądania trzeba ustalić ostrożnie. Składki na ubezpieczenia społeczne są finansowane częściowo przez płatnika, a częściowo przez ubezpieczonego. Najbardziej oczywiste roszczenie zleceniodawcy dotyczy tej części zaległych składek, która zgodnie z przepisami powinna zostać sfinansowana ze środków zleceniobiorcy, lecz nie została potrącona z jego wynagrodzenia z powodu nierzetelnej informacji.

Inaczej należy oceniać składki finansowane z własnych środków płatnika oraz odsetki. Ich zwrot od zleceniobiorcy może być możliwy, ale wymaga wykazania odrębnej podstawy prawnej, np. odpowiedzialności odszkodowawczej za podanie nieprawdziwych danych, nienależyte wykonanie obowiązku informacyjnego albo świadome wprowadzenie zleceniodawcy w błąd. W praktyce trzeba wykazać zawinione działanie zleceniobiorcy, szkodę oraz związek przyczynowy między nierzetelnym dokumentem a powstaniem zaległości.

W rozliczeniach między stronami pomocniczo bywa przywoływany mechanizm rozliczeń między dłużnikami z art. 376 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym dłużnik, który spełnił świadczenie, może w określonych warunkach żądać zwrotu od innych osób zobowiązanych. W sprawach składkowych podstawę i zakres roszczenia trzeba jednak dopasować do konkretnej relacji umownej oraz do tego, która część należności obciążała zleceniobiorcę.

Roszczenie o zwrot nie powinno być realizowane automatycznym, dowolnym potrąceniem z bieżącego wynagrodzenia. Najbezpieczniejsze jest pisemne wezwanie do zapłaty, przedstawienie wyliczenia, a następnie zawarcie porozumienia lub ugody. Potrącenie bez zgody zleceniobiorcy jest możliwe tylko wtedy, gdy spełnione są przesłanki potrącenia przewidziane w Kodeksie cywilnym, w szczególności wzajemność, wymagalność i możliwość dochodzenia wierzytelności przed sądem.

Jakie znaczenie ma nierzetelne zaświadczenie?

Zaświadczenie od pracodawcy albo oświadczenie zleceniobiorcy o innym tytule do ubezpieczeń ma duże znaczenie dowodowe, ale nie przenosi obowiązków płatnika wobec ZUS na zleceniobiorcę. Zleceniodawca nadal odpowiada za prawidłowe zgłoszenie i rozliczenie składek.

Nierzetelny dokument może jednak uzasadniać odpowiedzialność cywilną zleceniobiorcy. Jeżeli zleceniobiorca wiedział, że nie osiąga wynagrodzenia co najmniej minimalnego, a mimo to przedłożył dokument lub oświadczenie sugerujące przeciwnie, zleceniodawca może powoływać się na wprowadzenie w błąd i dochodzić naprawienia szkody.

W skrajnych przypadkach, zwłaszcza gdy dokument został podrobiony, przerobiony albo świadomie użyty jako nierzetelny, sprawa może mieć również wymiar karny. Ocena zależy od rodzaju dokumentu, sposobu jego uzyskania, świadomości zleceniobiorcy i celu jego przedłożenia.

Jak ograniczyć ryzyko przy umowach-zleceniach?

Zleceniodawca powinien zbierać od zleceniobiorców aktualne oświadczenia o innych tytułach do ubezpieczeń, żądać informacji o wysokości podstawy składek z etatu oraz wprowadzić obowiązek niezwłocznego informowania o każdej zmianie. Warto także przechowywać dokumenty potwierdzające, na jakiej podstawie dokonano zgłoszenia do ZUS.

Dobrym rozwiązaniem jest stosowanie w umowie-zleceniu klauzuli, w której zleceniobiorca potwierdza prawdziwość danych ubezpieczeniowych i zobowiązuje się do naprawienia szkody wynikłej z podania informacji nieprawdziwych lub nieaktualnych. Taka klauzula nie wyłącza odpowiedzialności płatnika wobec ZUS, ale może ułatwić późniejsze dochodzenie roszczeń od zleceniobiorcy.

FAQ

Czy ZUS może żądać zaległych składek bezpośrednio od zleceniobiorcy?

Co do zasady ZUS kieruje żądanie do zleceniodawcy jako płatnika składek. To płatnik odpowiada za zgłoszenie, obliczenie i opłacenie składek. Rozliczenie ze zleceniobiorcą następuje osobno, na gruncie prawa cywilnego.

Czy zleceniodawca może odzyskać całość zapłaconą do ZUS?

Nie zawsze. Najpewniejsze jest żądanie zwrotu części składek finansowanej przez ubezpieczonego. Zwrot składek finansowanych przez płatnika, odsetek lub innych kosztów wymaga wykazania dodatkowej podstawy, najczęściej odpowiedzialności odszkodowawczej zleceniobiorcy.

Czy można potrącić zaległe składki z wynagrodzenia zleceniobiorcy?

Można to zrobić bezpiecznie na podstawie pisemnej zgody, ugody albo wtedy, gdy spełnione są warunki potrącenia z Kodeksu cywilnego. Samo przekonanie zleceniodawcy, że zleceniobiorca zawinił, nie wystarcza do dowolnego obniżenia wypłaty.

Czy nierzetelne zaświadczenie zwalnia zleceniodawcę z odpowiedzialności wobec ZUS?

Nie. Nierzetelne zaświadczenie może pomóc zleceniodawcy w dochodzeniu roszczeń od zleceniobiorcy, ale nie zwalnia płatnika z obowiązku korekty dokumentów i uregulowania zaległych składek wobec ZUS.

Od kiedy liczyć termin przedawnienia roszczenia wobec zleceniobiorcy?

W praktyce istotny jest moment, w którym zleceniodawca zapłacił zaległe składki albo poniósł szkodę. Dokładny termin przedawnienia zależy od podstawy roszczenia, charakteru relacji stron i tego, czy roszczenie jest związane z działalnością gospodarczą.

Podsumowanie

Błędne zgłoszenie zleceniobiorcy do ZUS wymaga korekty dokumentów i zapłaty zaległych składek przez zleceniodawcę jako płatnika. Przedłożenie nierzetelnego zaświadczenia przez zleceniobiorcę nie zmienia odpowiedzialności wobec ZUS, ale może otworzyć drogę do roszczeń zwrotnych lub odszkodowawczych.

Najważniejsze jest prawidłowe ustalenie, jaka część należności powinna obciążać zleceniobiorcę, a jaka pozostaje kosztem płatnika. W sporach tego typu kluczowe są dokumenty: umowa, oświadczenia ubezpieczeniowe, zaświadczenia od pracodawcy, korespondencja i decyzja albo ustalenia ZUS.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
3. Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 5 grudnia 2013 r., sygn. akt III PZP 6/13

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.