Praca zdalna w ciąży za granicą a ZUS

Czy zmiana adresu w ZUS może pozbawić zasiłku?

Nie, sama zmiana adresu zamieszkania lub pobytu na adres we Francji nie powoduje automatycznej utraty prawa do zasiłku chorobowego ani macierzyńskiego. Dla świadczeń z polskiego ubezpieczenia chorobowego zasadnicze znaczenie ma to, czy w danym okresie dana osoba rzeczywiście podlega polskiemu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego i spełnia warunki do konkretnego świadczenia.

W przypadku pracownicy zatrudnionej przez polskiego pracodawcę ubezpieczenie chorobowe jest obowiązkowe, jeżeli do zatrudnienia stosuje się polskie ustawodawstwo ubezpieczeniowe. Sam fakt zawarcia umowy o pracę z polskim pracodawcą nie oznacza jednak, że polski system będzie właściwy niezależnie od tego, gdzie praca jest faktycznie wykonywana.

Dlatego przy stałej albo powtarzalnej pracy zdalnej z Francji nie wystarczy sprawdzić, czy pracodawca nadal nalicza składki w Polsce. Trzeba najpierw prawidłowo ustalić ustawodawstwo właściwe zgodnie z unijnymi zasadami koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Kiedy przy pracy zdalnej z Francji zostaje polski ZUS?

Rozporządzenie (WE) nr 883/2004 opiera się na zasadzie podlegania ustawodawstwu tylko jednego państwa. Co do zasady osoba wykonująca pracę najemną podlega przepisom państwa, w którym tę pracę faktycznie wykonuje. Jeżeli natomiast pracownik zwyczajowo wykonuje pracę w co najmniej dwóch państwach członkowskich, trzeba zastosować szczególne reguły z art. 13 tego rozporządzenia.

Jeżeli pracownica mieszka we Francji, pracuje dla jednego pracodawcy mającego siedzibę w Polsce i zwyczajowo wykonuje część obowiązków we Francji, a część w Polsce, bada się między innymi, czy we Francji wykonuje znaczną część swojej pracy. Przy ocenie bierze się pod uwagę przede wszystkim czas pracy lub wynagrodzenie, a próg 25% jest wskaźnikiem wykonywania znacznej części działalności w państwie zamieszkania. Uwzględnia się przy tym przewidywany sposób wykonywania pracy w kolejnych 12 miesiącach.

Jeżeli udział pracy wykonywanej z Francji jest niższy niż 25%, a pozostałe warunki art. 13 są spełnione i pracownica pracuje dla jednego polskiego pracodawcy, co do zasady może pozostać objęta ustawodawstwem państwa siedziby pracodawcy, czyli Polski. Gdy natomiast co najmniej 25% pracy przypada na Francję będącą państwem zamieszkania, zwykła reguła art. 13 prowadzi zasadniczo do zastosowania ustawodawstwa francuskiego.

Praca z Francji od 25% do mniej niż 50%

Dla transgranicznej pracy zdalnej istnieje jednak szczególne Porozumienie ramowe dotyczące stosowania art. 16 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004. Polska i Francja są jego stronami od 1 lipca 2023 r. Mechanizm ten może pozwolić pracownikowi mieszkającemu we Francji i zatrudnionemu przez pracodawcę mającego siedzibę w Polsce pozostać w polskim systemie, mimo że co najmniej 25% pracy wykonuje zdalnie z Francji.

Porozumienie obejmuje sytuacje, w których transgraniczna telepraca w państwie zamieszkania stanowi co najmniej 25%, ale mniej niż 50% całkowitego czasu pracy. Muszą być przy tym spełnione pozostałe warunki Porozumienia, w szczególności praca powinna być wykonywana w państwie zamieszkania w formie telepracy, a pracodawca albo pracodawcy powinni mieć siedzibę w drugim państwie objętym Porozumieniem. Mechanizm nie działa automatycznie – trzeba wystąpić o zastosowanie wyjątku i uzyskać potwierdzenie właściwego ustawodawstwa.

Co przy 50% pracy z Francji lub większym udziale?

Jeżeli praca zdalna wykonywana w państwie zamieszkania osiąga 50% całkowitego czasu pracy lub więcej, szczególny tryb wynikający z Porozumienia ramowego nie pozwala na pozostawienie pracownika w ustawodawstwie państwa siedziby pracodawcy. Wtedy trzeba zastosować zwykłe reguły koordynacji. Jeżeli pracownica mieszka we Francji i co najmniej połowę pracy wykonuje tam, przy zwyczajowej pracy w Polsce i Francji co do zasady właściwe będzie ustawodawstwo francuskie.

Nie oznacza to, że wyjątek jest w każdym przypadku całkowicie wykluczony. Art. 16 rozporządzenia nr 883/2004 pozwala właściwym władzom lub instytucjom państw członkowskich uzgodnić indywidualny wyjątek w interesie określonej osoby lub grupy osób. Taki wyjątek nie wynika jednak automatycznie z Porozumienia ramowego i wymaga odrębnej procedury oraz zgody właściwych instytucji.

Jeżeli natomiast pracownica przeniosła wykonywanie pracy do Francji i pracuje tam przez cały tydzień, a w Polsce nie wykonuje już zwyczajowo pracy, punktem wyjścia jest zasada miejsca wykonywania pracy. W takiej sytuacji samo zatrudnienie przez polskiego pracodawcę ani dalsze odprowadzanie przez niego składek do ZUS nie wystarczą do utrzymania polskiego ustawodawstwa.

A1 a podleganie ubezpieczeniom społecznym

Dokument A1 potwierdza, któremu ustawodawstwu zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba w określonej sytuacji i okresie. Przy pracy w kilku państwach albo korzystaniu z Porozumienia ramowego jest zatem bardzo ważnym dokumentem, ale należy odróżnić potwierdzenie ustawodawstwa od samego ustalenia, jakie przepisy powinny być stosowane.

Nie można przyjąć, że polskie ustawodawstwo jest właściwe wyłącznie dlatego, że pracodawca nadal zgłasza pracownicę do ZUS i opłaca za nią składki w Polsce. Jeżeli faktyczny sposób wykonywania pracy wskazuje na zastosowanie ustawodawstwa francuskiego, sytuację trzeba uporządkować zgodnie z przepisami o koordynacji.

A1 powinien odpowiadać rzeczywistemu modelowi pracy. Jeżeli po jego wydaniu zmieni się istotnie miejsce albo proporcja wykonywania pracy, należy sprawdzić, czy dotychczasowe ustalenie pozostaje aktualne. Przy zwyczajowej pracy w dwóch państwach osoba zainteresowana powinna również dopełnić procedury ustalania ustawodawstwa przed właściwą instytucją państwa zamieszkania, zgodnie z zasadami rozporządzenia wykonawczego nr 987/2009.

Jak właściwe ustawodawstwo wpływa na chorobowe i macierzyński?

Ustalenie ustawodawstwa jest etapem wcześniejszym niż ocena prawa do polskiego zasiłku. Jeżeli w dniu powstania niezdolności do pracy właściwe pozostaje ustawodawstwo polskie i pracownica podlega polskiemu ubezpieczeniu chorobowemu, można przejść do zasad dotyczących wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego przewidzianych w polskich przepisach.

Analogicznie przy zasiłku macierzyńskim trzeba najpierw ustalić sytuację ubezpieczeniową w dniu porodu. Jeżeli pracownica pozostaje objęta właściwym polskim ubezpieczeniem, poród we Francji nie jest sam w sobie przeszkodą do otrzymywania polskiego świadczenia. Jeżeli jednak na skutek sposobu wykonywania pracy właściwe stało się ustawodawstwo francuskie, nie można zakładać prawa do polskiego zasiłku wyłącznie na podstawie umowy zawartej z polskim pracodawcą.

Zwolnienie lekarskie od lekarza z Francji

Jeżeli właściwe jest polskie ustawodawstwo i pracownica ma prawo do świadczeń z polskiego ubezpieczenia chorobowego, zaświadczenie lekarskie wystawione we Francji może stanowić podstawę do wypłaty świadczenia w Polsce. Zagraniczne zaświadczenie powinno zawierać nazwę zagranicznej placówki leczniczej albo imię i nazwisko lekarza, datę wystawienia i podpis oraz początkową i końcową datę niezdolności do pracy.

Dokument od francuskiego lekarza nie będzie polskim e-ZLA, dlatego należy przekazać go zgodnie z zasadami dotyczącymi zagranicznych zaświadczeń lekarskich. Zaświadczenie wystawione we Francji w języku urzędowym tego państwa nie wymaga tłumaczenia na język polski na potrzeby ZUS, ponieważ Francja jest państwem członkowskim Unii Europejskiej.

W przypadku niezdolności do pracy przypadającej w okresie ciąży zasiłek chorobowy wynosi co do zasady 100% podstawy wymiaru. Dokumentacja powinna umożliwiać ustalenie, że niezdolność do pracy przypada w okresie ciąży.

Adres pobytu podczas L4 i kontrola ZUS

Podczas zwolnienia lekarskiego znaczenie ma faktyczny adres pobytu w okresie niezdolności do pracy. Jeżeli pracownica przebywa we Francji, nie powinna podawać polskiego adresu tylko po to, aby uniknąć pytań o pobyt za granicą.

Sam pobyt we Francji nie oznacza nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia. Osoba ubezpieczona musi jednak stosować się do celu zwolnienia, nie wykonywać pracy zarobkowej i unikać aktywności, które mogą prowadzić do utraty prawa do świadczenia. Aktualny adres jest również istotny dla możliwości przeprowadzenia kontroli.

Najbezpieczniej przekazać pracodawcy i płatnikowi zasiłku prawidłowe dane dotyczące miejsca pobytu oraz informować o ich zmianie, jeżeli nastąpi ona w trakcie niezdolności do pracy.

Zasiłek macierzyński po porodzie we Francji

Urodzenie dziecka we Francji nie wyklucza polskiego zasiłku macierzyńskiego, jeżeli w chwili porodu pracownica jest objęta właściwym polskim ubezpieczeniem i spełnia warunki przewidziane w ustawie zasiłkowej. Najpierw trzeba więc rozstrzygnąć kwestię ustawodawstwa właściwego, a dopiero później ustalać prawo do świadczenia według polskich zasad.

Do przyznania i wypłaty zasiłku za okres od dnia porodu może służyć zagraniczny akt urodzenia dziecka albo jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek lub ZUS. W przypadku aktu urodzenia wystawionego we Francji w języku urzędowym tego państwa ZUS nie wymaga tłumaczenia dokumentu na język polski.

Jeżeli płatnikiem świadczenia jest ZUS, dla pracownika wymagane jest również zaświadczenie płatnika składek na formularzu Z-3 oraz inne dokumenty odpowiednie do okresu, za który ma być wypłacany zasiłek. Przy korzystaniu z uprawnień związanych z urlopem rodzicielskim trzeba osobno dopilnować właściwych wniosków i terminów przewidzianych w prawie pracy i przepisach zasiłkowych.

Co sprawdzić przed L4 i porodem we Francji?

W opisanej sytuacji warto uporządkować sprawę w następującej kolejności:

• ustalić, czy Francja jest państwem zamieszkania w rozumieniu zasad koordynacji i gdzie praca jest faktycznie wykonywana,
• ustalić przewidywaną proporcję pracy wykonywanej we Francji i w Polsce,
• sprawdzić, czy zastosowanie mają zwykłe reguły art. 13 rozporządzenia nr 883/2004, czy warunki Porozumienia ramowego dotyczącego transgranicznej telepracy,
• w razie pozostania w polskim systemie uzyskać właściwe potwierdzenie ustawodawstwa, w szczególności dokument A1,
• zachować zgodę pracodawcy na wykonywanie pracy zdalnej z Francji,
• podczas L4 podać faktyczny adres pobytu i przekazać zagraniczne zaświadczenie lekarskie,
• po porodzie przedłożyć dokument potwierdzający urodzenie dziecka oraz dokumentację wymaganą do wypłaty zasiłku macierzyńskiego.

Nie należy pozostawiać kwestii ubezpieczenia do momentu wystąpienia o zasiłek. Jeżeli okaże się, że składki były rozliczane w Polsce mimo właściwości ustawodawstwa francuskiego, problem może wymagać skorygowania okresów ubezpieczenia i rozliczeń między właściwymi instytucjami.

FAQ

Co jeśli pracuję z Francji 2 dni w tygodniu?

Jeżeli mieszka Pani we Francji i zwyczajowo pracuje dwa dni w tygodniu z Francji, a trzy dni w Polsce, udział pracy w państwie zamieszkania wynosi około 40%. Jest to więcej niż orientacyjny próg 25%, więc według zwykłych zasad art. 13 prowadziłoby to co do zasady do zastosowania ustawodawstwa francuskiego. Ponieważ 40% jest jednocześnie niższe niż 50%, przy spełnieniu pozostałych warunków Porozumienia ramowego można wystąpić o pozostanie w polskim systemie.

Co jeśli pracuję z Francji przez cały tydzień?

Jeżeli cała praca jest stale wykonywana z Francji i nie jest już zwyczajowo wykonywana w Polsce, zasadą jest podleganie ustawodawstwu państwa wykonywania pracy, czyli Francji. Porozumienie ramowe dla transgranicznej telepracy nie pozwala w takim przypadku na uproszczone pozostawienie w polskim systemie. Możliwość indywidualnego wyjątku na podstawie art. 16 wymagałaby odrębnej oceny i uzgodnienia właściwych instytucji.

Czy samo A1 wystarczy?

A1 jest formalnym potwierdzeniem ustawodawstwa mającego zastosowanie do wskazanej osoby i okresu, dlatego ma zasadnicze znaczenie przy pracy transgranicznej. Dokument powinien jednak odpowiadać rzeczywistym okolicznościom. Jeżeli po jego wydaniu zmieni się model pracy, np. istotnie wzrośnie udział pracy wykonywanej z Francji, trzeba zweryfikować, czy dotychczasowe A1 nadal odpowiada aktualnej sytuacji. Samo opłacanie składek w Polsce bez prawidłowego ustalenia ustawodawstwa nie zastępuje A1.

Czy mogę pobierać zasiłek chorobowy z ZUS, mieszkając we Francji?

Tak, jeżeli w okresie niezdolności do pracy właściwe pozostaje polskie ustawodawstwo, podlega Pani polskiemu ubezpieczeniu chorobowemu i spełnia warunki do świadczenia. Sam francuski adres nie wyklucza prawa do zasiłku.

Czy francuskie zwolnienie lekarskie będzie honorowane w Polsce?

Takie zaświadczenie może być podstawą wypłaty świadczenia, jeżeli podlega Pani polskiemu systemowi i dokument zawiera wymagane dane, w tym okres niezdolności do pracy, dane lekarza lub placówki, datę wystawienia i podpis. Dokument sporządzony we Francji w języku urzędowym tego państwa nie wymaga na potrzeby ZUS tłumaczenia na język polski.

Czy poród we Francji odbiera prawo do zasiłku macierzyńskiego?

Nie. Miejsce porodu nie jest samoistną podstawą odmowy polskiego zasiłku. Trzeba jednak sprawdzić, czy w dniu porodu pracownica pozostaje objęta właściwym polskim ubezpieczeniem. Francuski akt urodzenia może być dokumentem potwierdzającym urodzenie dziecka i, jeżeli został sporządzony w języku urzędowym Francji, nie wymaga tłumaczenia dla ZUS.