Zwolnienie lekarskie u dwóch pracodawców

L4 przy zatrudnieniu u dwóch pracodawców

Przy kilku tytułach zatrudnienia zwolnienie lekarskie nie działa tak, że pracownik może chorować u jednego pracodawcy, a u drugiego normalnie pracować. Jeżeli lekarz orzekł niezdolność do pracy na dany okres, to zasadą jest powstrzymanie się od pracy zarobkowej w tym czasie.

Obecnie zwolnienia lekarskie wystawiane są co do zasady elektronicznie jako e-ZLA i trafiają do ZUS oraz na profil płatnika składek, jeżeli pracodawca ma dostęp do systemu. Nie zmienia to jednak podstawowej zasady: pracownik powinien niezwłocznie poinformować każdego pracodawcę o przyczynie nieobecności zgodnie z przepisami prawa pracy i regulacjami obowiązującymi w zakładzie pracy.

Problem pojawia się wtedy, gdy drugi pracodawca nie wie o zwolnieniu, nadal wpisuje pracownika do grafiku, wypłaca wynagrodzenie albo wykazuje składki. Dla ZUS najważniejsze będzie ustalenie, czy pracownik rzeczywiście wykonywał pracę, czy tylko doszło do błędu kadrowo-płacowego.

Dwa etaty: e-ZLA, podstawa świadczenia i wspólny limit 33 albo 14 dni

Przy zatrudnieniu u kilku pracodawców lekarz powinien uwzględnić wszystkich płatników, z których ubezpieczony ma być zwolniony z pracy. Każdy pracodawca ustala wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek od wynagrodzenia osiąganego w danym stosunku pracy; pensji z dwóch etatów nie łączy się w jedną podstawę u jednego pracodawcy.

Roczny limit 33 dni wynagrodzenia chorobowego, a po ukończeniu 50 lat – 14 dni od następnego roku kalendarzowego, jest liczony łącznie także wtedy, gdy pracownik w danym roku był zatrudniony u więcej niż jednego pracodawcy. Także okres zasiłkowy 182 albo 270 dni dotyczy ubezpieczonego, a nie każdego etatu osobno.

Co zmieni się od 1 stycznia 2027 r.?

Do końca 2026 r. wykonywanie pracy u drugiego pracodawcy podczas zwolnienia obejmującego ten sam okres może prowadzić do utraty zasiłku. Od 1 stycznia 2027 r. na wniosek ubezpieczonego lekarz będzie mógł nie obejmować zwolnieniem jednego z tytułów, jeżeli rodzaj tej pracy i stan zdrowia pozwalają ją wykonywać. Dopóki takie wyłączenie nie wynika z prawidłowo wystawionego e-ZLA, nie należy samodzielnie zakładać, że praca u drugiego pracodawcy jest dozwolona.

Wykonywanie pracy zarobkowej w czasie zwolnienia lekarskiego

Zgodnie z art. 17 ustawy zasiłkowej ubezpieczony, który w okresie orzeczonej niezdolności do pracy wykonuje pracę zarobkową albo wykorzystuje zwolnienie od pracy niezgodnie z celem tego zwolnienia, traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia.

Pracą zarobkową jest nie tylko praca na pełen etat. Może nią być także wykonywanie obowiązków na część etatu, dyżur, zlecenie, praca zdalna, obsługa klientów, prowadzenie zajęć, wystawianie dokumentów, realizowanie zamówień albo inne czynności wykonywane w ramach stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej.

Nie każde zdarzenie ma jednak identyczne skutki. Czym innym jest faktyczne wykonywanie pracy w czasie L4, a czym innym automatyczna lub omyłkowa wypłata wynagrodzenia przez pracodawcę, który nie odnotował nieobecności. W tej drugiej sytuacji trzeba wykazać, że pracownik nie wykonywał obowiązków i że wypłata była błędem wymagającym korekty.

Czy ZUS może żądać zwrotu zasiłku chorobowego?

Tak, ZUS może żądać zwrotu zasiłku chorobowego, jeżeli po kontroli ustali, że za okres zwolnienia lekarskiego pracownik wykonywał pracę zarobkową albo wykorzystywał zwolnienie niezgodnie z jego celem. W takiej sytuacji zasiłek może zostać uznany za nienależny za cały okres objęty danym zwolnieniem.

Jeżeli świadczenie wypłacał ZUS, może wydać decyzję o braku prawa do zasiłku i zobowiązać ubezpieczonego do zwrotu wypłaconych kwot. W zależności od podstawy decyzji i okoliczności sprawy zwrot może obejmować również dalsze konsekwencje finansowe przewidziane w przepisach o świadczeniach nienależnych.

Jeżeli natomiast drugi pracodawca wypłacił wynagrodzenie tylko dlatego, że nie wiedział o zwolnieniu, trzeba jak najszybciej uporządkować dokumentację: zgłosić nieobecność, wyjaśnić przyczynę błędu, skorygować listę płac, ewidencję czasu pracy i dokumenty rozliczeniowe, jeżeli jest to konieczne.

Czy niewiedza pracownika może pomóc?

Niewiedza o konieczności poinformowania drugiego pracodawcy nie zawsze wystarczy, aby uniknąć negatywnych skutków. Jeżeli pracownik faktycznie wykonywał obowiązki zawodowe w okresie L4, ZUS może zastosować art. 17 ustawy zasiłkowej niezależnie od tego, czy pracownik wiedział o wszystkich formalnościach.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której pracownik nie pracował, nie był obecny w pracy, nie logował się do systemów, nie wykonywał zadań, a wynagrodzenie zostało wypłacone wyłącznie wskutek błędu po stronie pracodawcy lub opóźnienia w obiegu informacji. W takim przypadku warto podnosić, że nie doszło do wykonywania pracy zarobkowej, a wypłata powinna zostać skorygowana.

W praktyce najważniejsze są dowody. Samo twierdzenie, że pracownik nie wiedział o obowiązku zgłoszenia L4 drugiemu pracodawcy, może być niewystarczające. Trzeba wykazać, co faktycznie działo się w okresie zwolnienia.

Co zrobić po ujawnieniu błędu?

Jeżeli pracownik zorientował się, że drugi pracodawca nie został poinformowany o zwolnieniu, powinien działać szybko. Zwlekanie może utrudnić późniejsze wykazanie, że doszło jedynie do pomyłki, a nie do świadomego łączenia L4 z pracą.

• niezwłocznie poinformuj drugiego pracodawcę o okresie zwolnienia,
• ustal, czy w tym czasie wykazano obecność, godziny pracy, urlop czy inną absencję,
• poproś o korektę ewidencji czasu pracy i listy płac, jeżeli wynagrodzenie wypłacono błędnie,
• zabezpiecz korespondencję i dokumenty potwierdzające, że nie wykonywano pracy,
• odpowiedz pisemnie na wezwanie ZUS i dołącz dowody, zamiast składać wyłącznie ogólne wyjaśnienia.

Jeżeli ZUS wyda decyzję nakazującą zwrot zasiłku, można ją zaskarżyć. Odwołanie wnosi się za pośrednictwem ZUS do właściwego sądu pracy i ubezpieczeń społecznych, co do zasady w terminie miesiąca od doręczenia decyzji. W odwołaniu należy wskazać, z czym pracownik się nie zgadza, oraz przedstawić dowody.

FAQ

Czy trzeba informować obu pracodawców o L4?

Tak, pracownik powinien zadbać o to, aby każdy pracodawca wiedział o nieobecności. E-ZLA trafia do systemu, ale pracownik nadal powinien zgłosić nieobecność zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego pracodawcy.

Czy wypłata wynagrodzenia przez drugiego pracodawcę automatycznie oznacza utratę zasiłku?

Nie zawsze. Decydujące jest to, czy pracownik faktycznie wykonywał pracę. Omyłkowa wypłata wynagrodzenia może wymagać korekty, ale sama w sobie nie musi dowodzić świadczenia pracy.

Czy można pracować zdalnie podczas L4, jeśli praca jest lekka?

Co do zasady nie. Praca zdalna również jest pracą zarobkową. Jeżeli zwolnienie lekarskie obejmuje okres niezdolności do pracy, wykonywanie obowiązków z domu może skutkować utratą prawa do zasiłku.

Co zrobić, gdy ZUS żąda zwrotu zasiłku?

Należy przeanalizować decyzję, zebrać dowody i w razie podstaw wnieść odwołanie za pośrednictwem ZUS do sądu. Warto wskazać, czy praca była faktycznie wykonywana, czy doszło jedynie do błędu w dokumentach lub wypłacie.

Czy zwrot dotyczy tylko dni, w których wykonywano pracę?

Przepis przewiduje utratę prawa do zasiłku za cały okres danego zwolnienia, a nie tylko za pojedyncze dni pracy. Dlatego nawet krótkie wykonywanie obowiązków w czasie L4 może mieć poważne skutki.

Przy kilku tytułach do ubezpieczeń oraz zwolnieniu lekarskim dodatkowej analizy może wymagać ciąża i praca zdalna za granicą, zwłaszcza gdy praca jest wykonywana poza Polską.

Podsumowanie

Przy zatrudnieniu u dwóch pracodawców zwolnienie lekarskie trzeba traktować poważnie wobec każdego z nich. Jeżeli pracownik w okresie L4 rzeczywiście wykonywał pracę u drugiego pracodawcy, ZUS może żądać zwrotu zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia.

Jeżeli jednak drugi pracodawca wypłacił wynagrodzenie przez pomyłkę, a pracownik nie pracował, sprawę należy wyjaśnić dowodami i korektami dokumentów. W sporze z ZUS znaczenie mają fakty, dokumenty i szybka reakcja po ujawnieniu nieprawidłowości.

Źródła

1. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - Dz.U. 1999 nr 60 poz. 636
2. Wyrok Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 5 października 2005 r., sygn. akt I UK 44/2005

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.