Rozliczenia i obowiązki sprawozdawcze wobec PFRON

Obowiązki rozliczeniowe pracodawców

Najważniejszym zadaniem jest składanie miesięcznych wniosków o dofinansowanie do wynagrodzeń osób niepełnosprawnych. Każdy wniosek Wn-D wraz z formularzem INF-D-P trzeba złożyć elektronicznie, za pośrednictwem systemu SODiR, do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą koszty. System nie przewiduje możliwości złożenia wniosku wcześniej niż po faktycznej wypłacie pensji pracownikowi, co oznacza, że księgowość i kadry muszą działać w ścisłej koordynacji.

Kwota dofinansowania obliczana jest na podstawie stopnia niepełnosprawności pracownika i faktycznych kosztów płacowych, przy czym odlicza się od niej inne źródła wsparcia, takie jak dotacje z urzędów pracy czy środki z programów unijnych. Pracodawca jest zobowiązany do tego, aby wszystkie wpływy z PFRON były zaksięgowane jako przychód podatkowy – oznacza to konieczność prawidłowej ewidencji w księgach rachunkowych. W przypadku wykrycia błędów lub nieścisłości PFRON ma prawo wezwać do korekty, a dopiero po jej dokonaniu środki są wypłacane.

Obowiązki sprawozdawcze

Drugą kategorią obowiązków wobec PFRON są coroczne sprawozdania finansowe. Składa się je do 15 lipca za poprzedni rok kalendarzowy. Dla przykładu, za rok 2024 pracodawca musi złożyć sprawozdanie do 15 lipca 2025 roku. Firmy wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego są w lepszej sytuacji, ponieważ ich sprawozdania są automatycznie przekazywane do PFRON. Przedsiębiorstwa, które nie raportują do KRS, muszą przesłać sprawozdanie samodzielnie, wyłącznie w formie elektronicznej, z użyciem podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego.

W praktyce oznacza to, że każdy podmiot musi z góry zaplanować sposób podpisywania dokumentów, aby uniknąć opóźnień wynikających np. z braku aktywnego certyfikatu podpisu elektronicznego. Należy też pamiętać, że PFRON ma prawo wezwać do uzupełnienia braków formalnych lub poprawy błędów. Jeżeli sprawozdanie zawiera nieprawidłowości, instytucja może wstrzymać wypłatę środków do czasu ich wyjaśnienia, co w praktyce oznacza problem z płynnością finansową pracodawcy.

Wpłaty na PFRON

Kolejnym obowiązkiem jest regulowanie miesięcznych wpłat na Fundusz przez pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie osiągają wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Wpłaty należy wnosić do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek.

Wysokość należności obliczana jest według wzoru określonego w ustawie i zależy od przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce oraz brakującej liczby osób niepełnosprawnych do osiągnięcia wskaźnika. W praktyce oznacza to, że firma, która zatrudnia np. pięćdziesięciu pracowników i żadnej osoby z niepełnosprawnością, będzie miała znacznie wyższy obowiązek wpłat niż przedsiębiorstwo o podobnej wielkości, które zatrudnia choćby kilku pracowników z orzeczeniami. System wpłat został skonstruowany tak, aby mobilizować pracodawców do otwierania się na zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami.

Sankcje za błędy i opóźnienia

Niedopełnienie obowiązków wobec PFRON może prowadzić do bardzo dotkliwych konsekwencji. Najpowszechniejszą z nich jest konieczność zwrotu nienależnie pobranych kwot dofinansowania. Jeśli okaże się, że dokumenty zawierały błędy lub dofinansowanie zostało wypłacone na podstawie niepełnych danych, pracodawca musi zwrócić całość lub część środków wraz z odsetkami.

W sytuacjach, w których błędy skutkują zawyżeniem kwoty dofinansowania, PFRON może nałożyć karę finansową, która sięga nawet 30% nienależnie pobranej sumy. Dodatkowym zagrożeniem jest wstrzymanie wypłat do czasu wyjaśnienia wszystkich wątpliwości. Dla firm, które w dużej mierze finansują wynagrodzenia z dofinansowań, oznacza to ryzyko poważnych problemów z płynnością.

Kary przewidziane są również za nieterminowe złożenie sprawozdania finansowego lub przesyłanie dokumentów zawierających błędy. W najcięższych przypadkach PFRON może zastosować sankcje administracyjne, a nawet grzywny sięgające kilku tysięcy złotych. Trzeba też pamiętać, że odpowiedzialność pracodawcy wobec PFRON nie wyklucza możliwości dochodzenia roszczeń wobec biura rachunkowego, jeśli to właśnie jego błędy spowodowały problemy.

Podsumowanie

Rozliczenia i obowiązki sprawozdawcze wobec PFRON w 2025 roku wymagają od pracodawców nie tylko znajomości przepisów, ale przede wszystkim konsekwentnego przestrzegania terminów i skrupulatnego prowadzenia dokumentacji. Miesięczne wnioski o dofinansowania, obowiązkowe sprawozdania finansowe i wpłaty na Fundusz to trzy filary, które muszą być realizowane zgodnie z prawem. Błędy mogą kosztować bardzo dużo – zarówno w postaci utraty wsparcia, jak i konieczności zwrotu środków czy zapłaty kar.

Zadbaj o bezpieczeństwo swojej firmy

Prawidłowe rozliczenia z PFRON to fundament stabilnego korzystania z dofinansowań i uniknięcia sankcji. W natłoku obowiązków łatwo przeoczyć termin albo popełnić błąd w dokumentach. Dlatego warto korzystać z profesjonalnego doradztwa, które pozwala spać spokojnie i skupić się na prowadzeniu biznesu. Warto pamiętać, że kontrola PFRON może pojawić się w najmniej spodziewanym momencie i obejmować zarówno dokumenty finansowe, jak i sposób zatrudniania pracowników. Odpowiednie przygotowanie oraz bieżące wsparcie specjalistów sprawia, że nawet szczegółowa kontrola PFRON nie stanowi zagrożenia dla firmy, a jedynie formalność potwierdzającą prawidłowość działań.

Równie istotne są rozliczenia i obowiązki sprawozdawcze wobec PFRON, które wymagają systematycznego monitorowania i staranności w prowadzeniu dokumentacji. Ich zaniedbanie może skutkować utratą prawa do dofinansowań, a w skrajnych przypadkach – poważnymi konsekwencjami finansowymi.

Wejdź na stronę radcy prawnego Anny Pałeckiej - Błaszczyk i sprawdź, jak możemy pomóc Twojej firmie w bezpiecznym i zgodnym z prawem rozliczaniu obowiązków wobec PFRON. Dzięki naszej wiedzy i doświadczeniu Twoja firma uniknie kosztownych błędów i zyska pewność, że wszystkie procedury są prowadzone zgodnie z prawem.