Wszystko, co trzeba wiedzieć o KSeF - niezbędnik przedsiębiorcy

Jak każda duża nowość, KSeF może się początkowo wydawać nieintuicyjny i trudny, porównując go do standardowych aplikacji do wystawiania faktur, np. bankowych. Miejmy jednak świadomość, że jest to kwestia wyłącznie przyzwyczajenia i obycia, a dosłownie każdy poradzi sobie z obsługą tego systemu, np. korzystając z profesjonalnych aplikacji KSeF jak fillup. Lecz zanim przejdziemy do działania, w pierwszej kolejności warto zdobyć wiedzę teoretyczną, czym w ogóle jest Krajowy System e-Faktur i na czym polega jego obsługa.

Krajowy System e-Faktur – podstawowe informacje

Do jednych z najczęściej zadawanych pytań w ostatnich miesiącach należy: co to jest KSeF. W skrócie: Krajowy System e-Faktur jest platformą, której przeznaczeniem jest wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie faktur w postaci cyfrowej. Całością zarządza Szef Krajowej Administracji Skarbowej, a docelowo system obejmie wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność na terenie Polski.

Co ważne, dzięki wprowadzonemu ujednoliceniu wyeliminuje się zróżnicowane formy faktur (w postaci plików PDF, skanów oraz dokumentów papierowych) na rzecz jednej ustrukturyzowanej faktury, przetwarzanej w pełni cyfrowo i automatycznie przez odpowiednie urzędy.

Pierwotnie KSeF miał obowiązywać już od lipca 2024 roku, jednak wdrożenie przesunięto aż do lutego 2026, na co wpływ miały liczne błędy i problemy z funkcjonowaniem systemu. Paradoksalnie komplikacje te wyszły przedsiębiorcom na dobre – mogli lepiej przygotować się na zmiany, między innymi poprzez renomowane poradniki KSeF.

Harmonogram wdrożenia dla przedsiębiorców

Krajowy System e-Faktur wprowadzany jest etapami, aby zapewnić płynność funkcjonowania platformy oraz swobodę samym przedsiębiorcom. Odbywa się to zgodnie z następującym harmonogramem:

• od 1 lutego 2026 roku z KSeF muszą korzystać przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych;
• od 1 kwietnia 2026 roku dołączają do nich pozostałe firmy (płatnicy podatku VAT, ale też zwolnieni z niego);
• od 1 stycznia 2027 roku ostatnia stosunkowo niewielka grupa podatników, którzy wystawiają pojedyncze faktury nieprzekraczające 450 zł i jednocześnie mieszczących się poniżej progu 10 tys. zł w miesięcznej wartości sprzedaży.

Ponadto miejmy świadomość, że przejście na KSeF będzie wymagać od przedsiębiorców szerszych zmian i prac wdrożeniowych, również pod kątem współpracy z klientami/kontrahentami. W większych firmach KSeF dla księgowych może sprowadzać się do złożonych i wielopoziomowych reorganizacji strukturalnych.

Jaka jest numeracja e-faktury w KSeF?

Istotnymi zmianami jest także numer faktury KSeF. Każdy dokument opatrzony jest swoim unikalnym i niepowtarzalnym numerem na potrzeby Ministerstwa Finansów, w tym do przetwarzania danych. Niemniej przedsiębiorca w dalszym ciągu będzie mógł nadawać własne numery poszczególnych dokumentów płatniczych, standardowo ułatwiających funkcjonowanie firmy. Co ważne, są one niezależne i niewpływające na siebie nawzajem.

Przełoży się to również na sam wygląd faktury: numer KSeF nie będzie widoczny na dokumencie (w formacie XML), pozostanie wewnętrznym oznaczeniem systemowym.

Należy przy tym sumiennie i ze skupieniem wypełniać wszelkie dane na fakturze, zwłaszcza nabywcy. Jeśli dojdzie do pomyłki, np. w numerze NIP, dokument płatniczy automatycznie wyląduje u innego przedsiębiorcy. Dla takich i wielu odmiennych przypadków jest oczywiście możliwe wystawienie korekty.

Procedura w przypadku faktur korygujących

Po wystawieniu błędnej e-Faktury przedsiębiorca ma obowiązek ją skorygować. Jednakże faktura korygująca KSeF tworzona jest na ściśle określonych zasadach, których nieprzestrzeganie może się wiązać z komplikacjami i nieprzyjemnościami.

Zdecydowanie najistotniejszą zmianą jest całkowita rezygnacja z not korygujących, które dotąd mógł wystawić nabywca, znajdując na fakturze błąd, np. w postaci literówki w nazwie firmy lub adresie. Od lutego 2026 roku dostępne będą wyłącznie faktury korygujące, wystawiane przez sprzedawcę lub dostarczyciela usługi. Co za tym idzie, nabywca musi się z nim skontaktować i poprosić o adekwatne poprawki.

Wpłynie to mocno na pracę biur rachunkowych i firmowych księgowych, którzy i w tym przypadku będą musieli wypracować nowe procedury organizacyjne oraz przepływ informacji na linii wykonawca-klient.

Podane powyżej informacje opisują zaledwie część sytuacji, z którymi spotkają się przedsiębiorcy przechodzący na Krajowy System e-Faktur. Aby przygotować się na wszystkie, korzystajmy z renomowanych poradników KSeF oraz specjalistycznych aplikacji.