Brak podpisu pracownika na umowie o pracę

Czy brak podpisu pracownika unieważnia umowę?

Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdzić pracownikowi ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Brak podpisu pracownika na egzemplarzu umowy nie oznacza jednak automatycznie, że nie doszło do zawarcia umowy o pracę. W prawie pracy forma pisemna ma przede wszystkim znaczenie dowodowe. Jeżeli pracownik został dopuszczony do pracy, wykonywał obowiązki, otrzymywał wynagrodzenie, był zgłoszony do ubezpieczeń i z dokumentów wynikały uzgodnione warunki zatrudnienia, można bronić stanowiska, że stosunek pracy faktycznie powstał.

Podpis pracownika na drugiej stronie obejmującej informację o warunkach zatrudnienia, podpisane inne dokumenty kadrowe, ewidencja czasu pracy, lista płac, zgłoszenie do ZUS czy korespondencja z pracownikiem mogą wspierać pracodawcę dowodowo. Nie zastępuje to jednak w pełni podpisanej umowy albo prawidłowego potwierdzenia warunków przed rozpoczęciem pracy.

W orzecznictwie podkreśla się, że niezachowanie formy pisemnej umowy o pracę nie skutkuje jej nieważnością. WSA w Rzeszowie w wyroku z dnia 6 grudnia 2017 r., sygn. akt II SA/Rz 1188/17, wskazał, że umowa o pracę zawarta ustnie może być skuteczna. Podobnie Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 19 maja 2020 r., sygn. akt II PK 94/19, wyjaśnił, że pisemne potwierdzenie warunków nie tworzy nowego stosunku prawnego, lecz ma charakter potwierdzający.

Przy tej sprawie warto porównać także zasady dotyczące odwołania od decyzji ZUS o fikcyjnym zatrudnieniu oraz omówienie tematu odmowy ubezpieczenia po szkoleniu BHP.

Co zrobić po wykryciu braku podpisu?

Najważniejsze jest szybkie i rzetelne uporządkowanie dokumentacji. Nie należy podpisywać umowy z datą wsteczną ani sugerować pracownikowi, aby wpisał wcześniejszą datę. Takie działanie może zostać ocenione znacznie surowiej niż sam błąd formalny.

W praktyce bezpieczne rozwiązanie polega na tym, aby pracownik podpisał umowę z datą faktycznego złożenia podpisu. Warto dołączyć krótką notatkę służbową wyjaśniającą, że przy porządkowaniu akt lub podczas kontroli stwierdzono brak podpisu na egzemplarzu umowy, a pozostała dokumentacja potwierdzała wykonywanie pracy i uzgodnione warunki zatrudnienia.

Jeżeli pracownik nadal jest zatrudniony, najprościej poprosić go o podpisanie egzemplarza umowy i zachować w aktach osobowych dokumenty potwierdzające rzeczywisty przebieg zatrudnienia. Jeżeli pracownik już nie pracuje albo odmawia podpisu, pracodawca powinien zabezpieczyć pozostałe dowody: korespondencję, listy płac, przelewy wynagrodzenia, zakres obowiązków, ewidencję czasu pracy, zgłoszenia ZUS oraz ewentualne oświadczenia osób, które uczestniczyły w zatrudnieniu.

Odpowiedzialność pracodawcy

Pracodawca, który nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy, naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Podstawą jest art. 281 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, przewidujący grzywnę od 1000 zł do 30000 zł.

W praktyce znaczenie ma całokształt okoliczności: czy pracownik faktycznie był zgłoszony do ZUS, czy otrzymywał wynagrodzenie, czy dokumentacja kadrowa była prowadzona, czy brak podpisu był jednostkowym przeoczeniem, czy też elementem szerszych nieprawidłowości. Kontrola ZUS może ujawnić problem, natomiast typową odpowiedzialność za naruszenie praw pracowniczych egzekwuje Państwowa Inspekcja Pracy.

Jeżeli pracodawcą jest spółka lub inna jednostka organizacyjna, odpowiedzialność wykroczeniowa może dotyczyć osoby działającej w imieniu pracodawcy, której można przypisać winę. Nie zawsze będzie to członek zarządu; w określonych okolicznościach może to być osoba odpowiedzialna za sprawy kadrowe, jeżeli faktycznie miała obowiązek dopilnowania dokumentów i uchybiła temu obowiązkowi.

Czy kadrowa może ponieść konsekwencje?

Kadrowa może ponieść odpowiedzialność pracowniczą wobec pracodawcy, jeżeli brak podpisu wynikał z naruszenia jej obowiązków. Nie oznacza to automatycznie kary. Pracodawca powinien ocenić zakres obowiązków kadrowej, stopień winy, dotychczasowy przebieg pracy, skalę uchybienia oraz to, czy błąd został szybko naprawiony.

W grę mogą wchodzić kary porządkowe, takie jak upomnienie albo nagana, stosowane zgodnie z Kodeksem pracy. Kara porządkowa nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego ani po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Przed ukaraniem pracownika trzeba go wysłuchać, a o karze zawiadomić na piśmie.

Odpis zawiadomienia o ukaraniu składa się do akt osobowych pracownika. Karę uważa się za niebyłą po roku nienagannej pracy, a pracodawca może uznać ją za niebyłą wcześniej. Jeżeli jednak brak podpisu był wynikiem wadliwej organizacji obiegu dokumentów, odpowiedzialność jednej osoby może być wątpliwa.

Dlaczego nie należy antydatować umowy?

Antydatowanie podpisu jest ryzykowne. Jeżeli pracownik, inspektor albo sąd ustali, że dokument został podpisany później, ale wpisano wcześniejszą datę, problem przestaje być wyłącznie błędem kadrowym. Może pojawić się zarzut nierzetelnego prowadzenia dokumentacji, a w skrajnych sytuacjach także poważniejsze konsekwencje związane z autentycznością dokumentu.

Bezpieczniejsza jest transparentność: podpis z datą rzeczywistą, notatka wyjaśniająca, zachowanie wcześniejszych dokumentów potwierdzających zatrudnienie i przygotowanie spójnego wyjaśnienia na potrzeby kontroli. Jeżeli pracownik podpisał informację o warunkach zatrudnienia, warto ją zachować jako istotny dowód, ale nie traktować jako pełnego zamiennika podpisanej umowy.

FAQ

Czy umowa o pracę bez podpisu pracownika jest nieważna?

Nie zawsze. Jeżeli strony uzgodniły warunki zatrudnienia, a pracownik faktycznie wykonywał pracę, stosunek pracy może istnieć mimo braku podpisu. Problem dotyczy przede wszystkim dowodów i odpowiedzialności za niedopełnienie obowiązków dokumentacyjnych.

Czy podpis na informacji o warunkach zatrudnienia wystarczy?

Podpis na informacji o warunkach zatrudnienia jest ważnym dowodem, ale nie jest idealnym zamiennikiem podpisanej umowy. Może pomagać wykazać, że pracownik znał warunki pracy, jednak pracodawca powinien dążyć do uzupełnienia podpisu na samej umowie albo zachować inne potwierdzenia ustaleń.

Czy można dopisać wcześniejszą datę przy podpisie?

Nie należy tego robić. Podpis powinien zostać złożony z rzeczywistą datą. W razie potrzeby można dodać notatkę wyjaśniającą, kiedy wykryto brak podpisu i jakie dokumenty potwierdzają wcześniejsze zatrudnienie.

Kto może zostać ukarany grzywną?

Ukarana może zostać osoba odpowiedzialna za naruszenie praw pracownika, w szczególności pracodawca albo osoba działająca w jego imieniu. W konkretnej sprawie znaczenie ma to, kto faktycznie odpowiadał za zawarcie i potwierdzenie umowy oraz czy można przypisać tej osobie winę.

Czy ZUS może zakwestionować zatrudnienie tylko z powodu braku podpisu?

Sam brak podpisu nie przesądza jeszcze o pozorności zatrudnienia. ZUS może jednak badać, czy praca była rzeczywiście wykonywana, czy wypłacano wynagrodzenie i czy dokumentacja potwierdza realny stosunek pracy. Im więcej spójnych dowodów, tym bezpieczniejsza sytuacja pracodawcy.

W podobnych sprawach warto sprawdzić także zus kwestionuje umowę o pracę w ciąży, bo pokrewny problem może wpływać na ocenę uprawnień, dokumentów albo dalszych działań wobec ZUS.

Podsumowanie

Brak podpisu pracownika na umowie o pracę jest poważnym błędem formalnym, ale zwykle nie przekreśla samego stosunku pracy, jeżeli zatrudnienie było rzeczywiste. Pracodawca powinien niezwłocznie uporządkować akta, uzupełnić podpis z datą faktyczną albo zabezpieczyć inne dowody ustaleń stron.

Największym błędem byłoby antydatowanie dokumentów. W razie kontroli lepiej przedstawić rzetelne wyjaśnienie i kompletny zestaw dowodów niż tworzyć dokumentację pozornie poprawną, ale niezgodną z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z dnia 6 grudnia 2017 r., sygn. akt II SA/Rz 1188/17
3. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 maja 2020 r., sygn. akt II PK 94/19

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.