Czy księgowa odpowiada za zaległe składki ZUS?

Odpowiedzialność wobec ZUS a odpowiedzialność księgowej

W relacji z ZUS płatnikiem składek jest przedsiębiorca. To oznacza, że samo powierzenie rozliczeń księgowej albo biuru rachunkowemu nie przenosi na nie publicznoprawnego obowiązku zapłaty składek. Jeżeli ZUS ustali zaległość, będzie dochodził jej zasadniczo od płatnika, czyli od osoby prowadzącej działalność.

Szerszy kontekst tego zagadnienia znajdziesz w materiale działalność nierejestrowana a ZUS.

Jeżeli rozliczenia prowadzone przez księgową dotyczyły spółki, trzeba też rozdzielić obowiązki samej spółki i wspólnika; szczegółowo omawiamy składki ZUS wspólnika spółki z o.o..

Przy kilku tytułach do ubezpieczeń warto osobno sprawdzić etat, zlecenie i działalność a składki ZUS.

Nie wyklucza to jednak roszczenia przeciwko księgowej. Jeżeli księgowa przyjęła na siebie obowiązek prowadzenia rozliczeń ZUS, miała dostęp do danych o tytułach ubezpieczenia, znała zmianę sytuacji etatowej przedsiębiorcy i mimo to nie zgłosiła właściwych składek lub nie poinformowała o obowiązku ich zapłaty, można rozważać odpowiedzialność odszkodowawczą.

W sprawach dotyczących działalności gospodarczej i jednoczesnej umowy o pracę kluczowe jest prawidłowe ustalenie tytułów do ubezpieczeń. Zasadniczo składka zdrowotna z działalności gospodarczej jest odrębnym obowiązkiem, a zbieg tytułów ubezpieczeniowych wymaga każdorazowo sprawdzenia aktualnych zasad i konkretnej sytuacji przedsiębiorcy.

Umowa z księgową i zakres powierzonych obowiązków

Podstawą oceny jest umowa z księgową lub biurem rachunkowym. Może to być umowa o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 Kodeksu cywilnego odpowiednio stosuje się przepisy o zleceniu, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej.

Najważniejsze jest ustalenie, czy księgowa miała obowiązek jedynie księgować dokumenty i wysyłać deklaracje według danych przekazanych przez klienta, czy także monitorować obowiązki wobec ZUS, analizować zbiegi tytułów ubezpieczeniowych, informować o zmianach i przygotowywać prawidłowe zgłoszenia oraz rozliczenia.

Jeżeli umowa była zawarta pisemnie, należy sprawdzić w szczególności:

• czy obejmowała obsługę ZUS, a nie tylko podatki i księgowanie przychodów oraz kosztów,
• czy księgowa miała dostęp do PUE ZUS lub innych danych potrzebnych do ustalenia obowiązków składkowych,
• czy przedsiębiorca informował księgową o rozwiązaniu jednej z umów o pracę i o wysokości wynagrodzenia z pozostałego etatu,
• czy umowa ograniczała odpowiedzialność księgowej albo przewidywała określoną procedurę przekazywania informacji,
• czy księgowa lub biuro rachunkowe posiadało ubezpieczenie OC obejmujące tego rodzaju błędy.

Brak pisemnej umowy nie zawsze zamyka drogę do roszczeń, ale znacznie utrudnia wykazanie, co dokładnie zostało zlecone. Wtedy szczególne znaczenie mają faktury, wiadomości e-mail, potwierdzenia wysyłki dokumentów, pełnomocnictwa, historia dostępu do PUE ZUS oraz dotychczasowa praktyka współpracy.

Podstawa roszczenia odszkodowawczego

Najczęściej podstawą żądania wobec księgowej będzie odpowiedzialność kontraktowa. Zgodnie z treścią art. 471 K.c.: „Dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca musi wykazać trzy elementy: nienależyte wykonanie umowy przez księgową, wysokość szkody oraz normalny związek przyczynowy między błędem księgowej a powstałą stratą. Nie wystarczy samo stwierdzenie, że „ZUS naliczył zaległość”. Trzeba pokazać, że gdyby księgowa działała prawidłowo, zaległość, odsetki albo inne koszty nie powstałyby albo byłyby niższe.

Ważna jest również należyta staranność przedsiębiorcy. Jeżeli księgowa nie otrzymała informacji o rozwiązaniu umowy o pracę, wysokości wynagrodzenia albo zmianie sytuacji ubezpieczeniowej, może bronić się tym, że nie mogła prawidłowo ocenić obowiązków składkowych.

Czego można żądać od księgowej?

Zakres możliwego roszczenia zależy od tego, jaką szkodę da się wykazać. W typowej sprawie można rozważać żądanie zwrotu:

• odsetek za zwłokę naliczonych przez ZUS, jeżeli powstały wskutek błędu księgowej,
• kosztów wyjaśnienia sprawy, korekt, zastępstwa lub obsługi prawnej, jeżeli były celowe i pozostają w związku z błędem,
• dodatkowych sankcji lub opłat, jeżeli zostały nałożone z powodu nieprawidłowych rozliczeń,
• innych udokumentowanych strat, np. kosztów finansowania zaległości, jeżeli ich związek z błędem da się wykazać.

Ostrożnie należy podchodzić do żądania zwrotu samej zaległej składki. Jeżeli składka była należna zgodnie z przepisami, to przedsiębiorca musiałby ją zapłacić także wtedy, gdyby księgowa rozliczyła wszystko prawidłowo. W takim przypadku sama kwota składki zwykle nie jest stratą spowodowaną przez księgową, lecz wykonaniem istniejącego obowiązku wobec ZUS.

Jak przygotować sprawę przeciwko księgowej?

Pierwszym krokiem powinno być uporządkowanie dokumentów. Należy zebrać umowę z księgową, aneksy, faktury, pełnomocnictwa, potwierdzenia dostępu do PUE ZUS, korespondencję dotyczącą umów o pracę, wynagrodzenia i składek, deklaracje ZUS, korekty oraz pisma z ZUS.

Następnie warto sporządzić pisemne zestawienie: kiedy nastąpiła zmiana sytuacji etatowej, kiedy księgowa została o niej poinformowana, jakie deklaracje zostały złożone, jaką kwotę ustalił ZUS i z czego ona wynika. Im bardziej precyzyjne zestawienie, tym łatwiej ocenić szanse roszczenia.

Przed pozwem zwykle warto wysłać do księgowej wezwanie do zapłaty. W wezwaniu należy wskazać podstawę odpowiedzialności, opisać błąd, podać wysokość szkody, załączyć dokumenty potwierdzające wyliczenie oraz wyznaczyć rozsądny termin zapłaty. Jeżeli księgowa ma polisę OC, można równolegle poprosić o dane ubezpieczyciela i numer polisy.

Terminy i przedawnienie roszczeń

Roszczenia przeciwko księgowej nie powinny być odkładane. Termin przedawnienia zależy od charakteru umowy, statusu stron i rodzaju roszczenia. W sprawach związanych z działalnością gospodarczą często trzeba liczyć się z krótszym, trzyletnim terminem, ale w konkretnym przypadku wymaga to oceny dokumentów i podstawy prawnej żądania.

Oddzielnie należy traktować terminy dotyczące ZUS. Jeżeli ZUS prowadzi postępowanie lub wzywa do zapłaty, nie warto czekać wyłącznie na rozstrzygnięcie sporu z księgową. Sprawę z ZUS trzeba wyjaśniać niezależnie, a ewentualne roszczenie wobec księgowej dochodzić równolegle lub po ustaleniu ostatecznych kwot.

FAQ

Czy ZUS może żądać składek bezpośrednio od księgowej?

Co do zasady nie. Dla ZUS płatnikiem jest przedsiębiorca, dlatego to on odpowiada za zaległe składki. Księgowa może odpowiadać wobec przedsiębiorcy cywilnie, jeżeli nienależycie wykonała umowę. Więcej praktycznych informacji na ten temat znajdziesz w osobnym omówieniu: pracodawca nie odprowadza składek ZUS.

Przed przypisaniem księgowej odpowiedzialności trzeba najpierw ustalić, czy sama zaległość została prawidłowo obliczona; szczególnym przypadkiem jest umowa-zlecenie u własnego pracodawcy, gdzie przychody z etatu i zlecenia rozlicza się według odrębnej reguły.

Czy mogę żądać od księgowej zwrotu całej zaległości?

To zależy od rodzaju zaległości. Jeżeli składka była należna niezależnie od błędu, jej kwota zwykle nie jest szkodą. Inaczej można oceniać odsetki, koszty i sankcje, które powstały dlatego, że rozliczenia były błędne albo spóźnione.

Co jest najważniejszym dowodem w sporze z księgową?

Najważniejsze są dokumenty pokazujące zakres obowiązków księgowej oraz to, jakie informacje otrzymała. W praktyce będą to umowa, e-maile, wiadomości, pełnomocnictwa, deklaracje ZUS, pisma z ZUS i potwierdzenia przekazania danych.

Czy brak pisemnej umowy wyklucza odszkodowanie?

Nie zawsze, ale utrudnia sprawę. Zakres zlecenia można próbować wykazywać fakturami, korespondencją i dotychczasową praktyką współpracy. Im mniej dokumentów, tym większe ryzyko dowodowe po stronie przedsiębiorcy.

Czy najpierw trzeba zapłacić ZUS, żeby pozwać księgową?

Nie w każdej sytuacji, ale roszczenie powinno być konkretne i możliwe do wyliczenia. Często dopiero pismo, decyzja, korekta lub rozliczenie z ZUS pozwala ustalić, jaka część kwoty jest rzeczywistą szkodą.

Szerszy przegląd obowiązków i dostępnych preferencji zawiera poradnik składki ZUS przy działalności gospodarczej.

W sporach o zaległości wynikające z błędnej kwalifikacji umowy warto najpierw sprawdzić, jak ZUS ocenia umowa o dzieło a ZUS; dopiero potem można oceniać ewentualną szkodę i odpowiedzialność księgowej.

Uzupełnieniem powyższych zasad jest także materiał odpowiedzialność księgowej za zaległe składki ZUS.

Podsumowanie

Księgowa może ponosić odpowiedzialność za błędne rozliczenia ZUS, ale nie automatycznie za każdą zaległość. Trzeba ustalić, czy miała obowiązek zajmować się danym zakresem rozliczeń, czy otrzymała komplet informacji, czy popełniła błąd oraz jaka szkoda faktycznie z tego wynikła.

Najrozsądniejsze działania to: wyjaśnienie sprawy z ZUS, zebranie dokumentów, oddzielenie należnej składki od odsetek i kosztów, wezwanie księgowej do zapłaty oraz sprawdzenie możliwości zgłoszenia szkody z polisy OC. Jeżeli księgowa odmawia dobrowolnego naprawienia szkody, pozostaje droga sądowa.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93

2. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych

3. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych