Wniosek o emeryturę - jakie dokumenty akceptuje ZUS?

Dokumenty akceptowane przez ZUS

Generalnie ZUS uznaje dokumenty poświadczone za zgodność z oryginałem, ale tylko wówczas, gdy to poświadczenie zostanie dokonane przez upoważnione podmioty, np. notariusza. Ksero i dokumenty z pieczątką pracodawcy stwierdzającą zgodność z oryginałem są zwykle przez ZUS nieakceptowane (z mojego doświadczenia, aczkolwiek pewnie co jednostka/oddział to inna praktyka). Zgodnie bowiem z przepisami ubezpieczeni mają obowiązek przedkładać w ZUS oryginały dokumentów lub kopie, ale tylko takie, które mają moc prawną, np. są poświadczone notarialnie. Chcąc zatem mieć pewność, że ZUS dokumentu nie odrzuci z uwagi na poświadczenie przez podmiot nieupoważniony z mocy ustaw, zalecam sporządzić notarialne poświadczenie za zgodność z oryginałem.

Pracodawca winien zwrócić Pani oryginały, a zachować w aktach wykonane przez siebie kopie poświadczone przez niego (pracodawcę) za zgodność z oryginałem. Jeżeli bowiem inspektor pracy w trakcie kontroli stwierdzi, że w aktach osobowych pracownika zamiast kopii znajdują się oryginały i tak zobowiąże on pracodawcę, aby oryginały zastąpił kopiami. Proszę bowiem zwrócić uwagę, że zgodnie z par. 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej „pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem”. Tylko w niektórych przypadkach dokumenty zamieszczane w aktach osobowych mogą być przechowywane w oryginale i są to:

• dokumenty sporządzane przez pracodawcę (np. umowy o pracę lub umowy innego rodzaju zawierane z pracownikiem) lub wytworzone na jego zamówienie (np. w związku z przeprowadzeniem szkoleń wstępnych bhp pracowników),
• kwestionariusze osobowe pracowników i osób ubiegających się o zatrudnienie,
• dokumenty wytwarzane w toku postępowania o nałożenie kary porządkowej,
• wnioski pracowników,
• dokumenty stanowiące potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z określonymi dokumentami pracodawcy (np. z regulaminem pracy/wynagradzania).Masz problem prawny? Kliknij tutaj i zapytaj prawnika ›
  

Źródła:

1. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.