Niepodjęcie działalności gospodarczej a składki ZUS

Czy urząd miasta informuje ZUS o wyrejestrowaniu firmy?

Obecnie podstawowym rejestrem przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą jest CEIDG. Wniosek można złożyć elektronicznie albo za pośrednictwem urzędu gminy lub miasta. Jeżeli przedsiębiorca składa wniosek o wykreślenie działalności, dane z CEIDG są przekazywane właściwym instytucjom, w tym ZUS. Nie trzeba więc osobno informować ZUS o samym fakcie wykreślenia wpisu.

To jednak nie oznacza automatycznie, że ZUS uzna brak obowiązku zapłaty składek za cały poprzedni okres. Dla ZUS ważne jest nie tylko to, czy wpis istniał, ale przede wszystkim, czy działalność była faktycznie wykonywana oraz od kiedy do kiedy istniał tytuł do ubezpieczeń.

Jeżeli firma została tylko wpisana do ewidencji, lecz nigdy nie rozpoczęła sprzedaży, świadczenia usług, wystawiania faktur, zawierania umów ani innych czynności zarobkowych, trzeba to wykazać. W praktyce warto najpierw sprawdzić aktualny status wpisu w CEIDG, a następnie ustalić, czy w ZUS istnieje konto płatnika składek albo jakiekolwiek decyzje dotyczące podlegania ubezpieczeniom.

Sam wpis w CEIDG a obowiązek opłacania składek ZUS

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych wiąże obowiązek ubezpieczeń społecznych osoby prowadzącej pozarolniczą działalność z okresem prowadzenia tej działalności. W praktyce wpis w CEIDG jest dla ZUS bardzo istotny, bo potwierdza zgłoszony zamiar prowadzenia firmy i może stanowić podstawę do przyjęcia, że przedsiębiorca powinien być objęty ubezpieczeniami.

Nie jest to jednak dowód absolutny. Orzecznictwo Sądu Najwyższego dopuszcza wykazywanie, że mimo istniejącego wpisu działalność nie była faktycznie prowadzona albo że wystąpiła rzeczywista przerwa w jej wykonywaniu. Ciężar przedstawienia logicznych wyjaśnień i dowodów spoczywa w praktyce na osobie, która chce obalić domniemanie wynikające z wpisu.

Dlatego sama informacja telefoniczna, że ZUS nie odnalazł NIP w rejestrze, nie powinna być traktowana jako ostateczne potwierdzenie braku problemu. Bezpieczniej wystąpić pisemnie lub przez konto elektroniczne ZUS o informację o koncie płatnika, ewentualnych zaległościach oraz o zaświadczenie o niezaleganiu, jeżeli ZUS ma podstawy do jego wydania.

Jak udowodnić, że działalność nie była faktycznie prowadzona?

W sprawach po wielu latach najważniejsze są dowody. ZUS może pytać, czy były wykonywane czynności przygotowawcze, czy zawierano umowy, czy wystawiano faktury, czy prowadzono stronę internetową, czy kupowano towar, wynajmowano lokal, reklamowano usługi albo uzyskiwano przychody.

Przydatne mogą być w szczególności:

• zeznania podatkowe wskazujące brak przychodów z działalności,
• brak deklaracji VAT albo dokumenty potwierdzające brak rejestracji jako podatnik VAT, jeżeli dotyczy,
• brak faktur sprzedażowych, rachunków, umów z klientami i kontrahentami,
• dokumenty potwierdzające pobyt za granicą, zatrudnienie za granicą albo inne stałe źródło utrzymania,
• korespondencja pokazująca, że planowana działalność nie doszła do skutku,
• oświadczenia osób, które mogą potwierdzić, że firma nie funkcjonowała,
• brak rachunku firmowego, brak lokalu, brak zakupów towaru lub sprzętu potrzebnego do realnego rozpoczęcia działalności.

Im dłuższy okres od rejestracji, tym trudniej odtworzyć dokumenty. Dlatego warto przygotować chronologiczny opis zdarzeń: kiedy wpis został dokonany, dlaczego firma nie ruszyła, kiedy nastąpił wyjazd z kraju, czy podejmowano jakiekolwiek czynności gospodarcze i dlaczego wpis nie został wcześniej wykreślony.

Wykreślenie działalności z datą wsteczną

Co do zasady przedsiębiorca składa wniosek o wykreślenie działalności z CEIDG, wskazując datę trwałego zaprzestania jej wykonywania. Jeżeli działalność nigdy nie została faktycznie podjęta, można wskazywać datę odpowiadającą rzeczywistemu stanowi rzeczy i dołączyć wyjaśnienia. Nie należy jednak wpisywać daty wstecznej automatycznie i bez podstaw, bo dane podane w CEIDG powinny być zgodne z prawdą.

W praktyce wykreślenie z datą wsteczną może pomóc uporządkować sytuację, ale nie zamyka samo w sobie sporu z ZUS. ZUS może wszcząć postępowanie i ustalać, czy w spornym okresie istniał tytuł do ubezpieczeń. Wtedy znaczenie będą miały dokumenty, wyjaśnienia i rzeczywiste okoliczności sprawy.

Jeżeli organ uzna, że działalność była prowadzona, może domagać się dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych oraz zapłaty składek za nieprzedawnione okresy wraz z należnościami ubocznymi. Jeżeli natomiast zostanie wykazane, że działalności faktycznie nie wykonywano, istnieją argumenty za brakiem obowiązku ubezpieczeniowego za ten okres.

Co zrobić po powrocie do kraju?

Praktyczny plan działania powinien obejmować kilka kroków. Po pierwsze, należy sprawdzić aktualny wpis w CEIDG i ustalić, czy działalność nadal figuruje jako aktywna, zawieszona albo wykreślona. Po drugie, trzeba złożyć wniosek o wykreślenie, jeżeli wpis nadal istnieje i działalność nie ma być prowadzona.

Po trzecie, warto skontaktować się z ZUS w formie pozwalającej zachować potwierdzenie, a nie wyłącznie telefonicznie. Można wystąpić o informację, czy istnieje konto płatnika składek, czy są przypisane zaległości oraz czy ZUS prowadził wobec przedsiębiorcy jakiekolwiek postępowanie. Jeżeli ZUS nie ma danych, dobrze uzyskać to w możliwie formalnej formie.

Po czwarte, jeżeli pojawi się wezwanie z ZUS, nie należy go ignorować. Trzeba odpowiedzieć w terminie, opisać okoliczności i złożyć dowody braku faktycznego prowadzenia działalności. Jeżeli ZUS wyda niekorzystną decyzję, można ją zaskarżyć do sądu w trybie przewidzianym dla spraw z zakresu ubezpieczeń społecznych.

Przedawnienie składek i możliwe ulgi

Należności z tytułu składek przedawniają się co do zasady po 5 latach od dnia, w którym stały się wymagalne. Nie wolno jednak zakładać, że każdy starszy okres automatycznie odpada. Bieg przedawnienia może być zawieszony albo przerwany, zwłaszcza gdy były prowadzone określone czynności egzekucyjne, postępowania lub zastosowano ulgi w spłacie. Dlatego w sprawie wieloletniego wpisu trzeba analizować konkretne daty i dokumenty.

Jeżeli ZUS ustali zadłużenie, przedsiębiorca może złożyć wniosek o rozłożenie należności na raty albo o odroczenie terminu płatności. Podstawę takich ulg stanowi art. 29 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. ZUS bada wtedy między innymi sytuację płatniczą dłużnika oraz interes finansów ubezpieczeń społecznych. Zawarcie umowy ratalnej może ograniczyć dalsze narastanie odsetek na zasadach przewidzianych w ustawie.

ZUS może również rozważać opłatę dodatkową w razie nieopłacenia składek, ale jej nałożenie nie jest automatyczne i zależy od okoliczności sprawy. Jeżeli przedsiębiorca w ogóle kwestionuje obowiązek ubezpieczeniowy, w pierwszej kolejności powinien skupić się na wykazaniu, że działalność nie była faktycznie prowadzona.

Przykłady

FAQ

Czy brak rejestracji w ZUS oznacza, że nie ma zaległości?

Nie zawsze. Brak odnalezienia danych podczas rozmowy telefonicznej nie jest ostatecznym rozstrzygnięciem. Warto uzyskać pisemną informację z ZUS albo zaświadczenie, jeżeli organ może je wydać.

Czy można wyrejestrować działalność z datą wsteczną?

Można wskazać datę odpowiadającą rzeczywistemu zaprzestaniu albo niepodjęciu działalności, ale musi ona być zgodna z prawdą. ZUS może później badać, czy w tym okresie działalność rzeczywiście nie była prowadzona.

Czy brak przychodu wystarczy, aby nie płacić składek?

Sam brak przychodu nie zawsze wystarczy. Trzeba wykazać brak faktycznego wykonywania działalności, a nie tylko brak zysku. Firma może być prowadzona także wtedy, gdy nie przynosi dochodu.

Co zrobić, jeśli ZUS naliczy składki po latach?

Należy sprawdzić okresy, podstawę decyzji, ewentualne przedawnienie i dowody ZUS. Można złożyć wyjaśnienia, odwołać się od decyzji, a jeżeli dług jest bezsporny, wnioskować o raty lub odroczenie płatności.

Czy wyjazd za granicę automatycznie zwalnia ze składek w Polsce?

Nie automatycznie. Wyjazd może być ważnym dowodem, zwłaszcza gdy potwierdza brak prowadzenia firmy w Polsce, ale trzeba go powiązać z pozostałymi okolicznościami, dokumentami i rozliczeniami.

Podsumowanie

Dawny, niewykreślony wpis działalności gospodarczej trzeba uporządkować, nawet jeżeli firma nigdy nie zaczęła działać. Wykreślenie wpisu w CEIDG spowoduje przekazanie informacji do ZUS, ale nie przesądzi automatycznie o braku składek za wcześniejsze lata. Najważniejsze jest wykazanie, czy działalność była rzeczywiście prowadzona.

Jeżeli firma istniała wyłącznie na papierze, należy przygotować dowody braku czynności gospodarczych i przedstawić je ZUS. Jeżeli natomiast działalność była choćby częściowo wykonywana, trzeba liczyć się z możliwością ustalenia obowiązku ubezpieczeniowego, zbadania przedawnienia i ewentualnego wniosku o ulgę w spłacie.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz.U. 1998 nr 137 poz. 887
2. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców, Dz.U. 2018 poz. 646
3. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy, Dz.U. 2018 poz. 647
4. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 stycznia 2005 r., sygn. akt I UK 105/04
5. Wyrok Sądu Najwyższego z 2005 r., sygn. akt I UK 285/04

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.