Odwołanie aneksu do umowy o pracę i A1

Aneks do umowy o pracę a oddelegowanie za granicę

Aneks do umowy o pracę jest w praktyce porozumieniem zmieniającym warunki zatrudnienia. Jeżeli dotyczył oddelegowania pracownika za granicę, mógł zmieniać między innymi miejsce wykonywania pracy, okres wykonywania pracy za granicą, zasady wynagradzania, świadczenia dodatkowe albo organizację pracy.

Zmiana warunków umowy wymaga zgodnych oświadczeń woli stron. W sprawach pracowniczych istotne znaczenie ma także zasada pisemnego potwierdzania zmian warunków umowy o pracę. Dodatkowo, zgodnie z art. 77 § 1 Kodeksu cywilnego, uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia.

W opisanej sytuacji nie chodzi więc o jednostronne „odwołanie” aneksu przez pracodawcę, lecz o uporządkowanie dokumentów. Jeżeli pracownik zgadza się na wycofanie zmian, najbezpieczniejsze jest podpisanie kolejnego aneksu albo porozumienia, w którym strony uchylą wcześniejsze postanowienia o oddelegowaniu.

Jak uchylić aneks o oddelegowaniu?

Najprostszym rozwiązaniem jest przygotowanie dokumentu zatytułowanego na przykład „Aneks nr 2 do umowy o pracę” albo „Porozumienie w sprawie uchylenia aneksu dotyczącego oddelegowania”. Nazwa dokumentu ma drugorzędne znaczenie; ważne jest, aby z jego treści jasno wynikała zgodna wola stron.

W takim dokumencie warto wskazać:

• datę zawarcia pierwotnej umowy o pracę,
• datę i numer aneksu dotyczącego oddelegowania, jeżeli został oznaczony numerem,
• powód braku realizacji oddelegowania, na przykład chorobę pracownika,
• oświadczenie stron, że postanowienia aneksu o oddelegowaniu zostają uchylone,
• datę, od której uchylenie ma obowiązywać,
• informację, że pozostałe warunki umowy o pracę pozostają bez zmian.

Jeżeli aneks miał zacząć obowiązywać dopiero od dnia wyjazdu, a pracownik nigdy nie rozpoczął pracy za granicą, można zapisać, że postanowienia aneksu nie zostały wykonane i strony zgodnie rezygnują z ich realizacji. Jeżeli natomiast praca za granicą rozpoczęła się choćby na krótko, dokument powinien precyzyjnie określać faktyczny okres oddelegowania.

Zobacz również: wniosek o wydanie A1 dla przedsiębiorcy

Co zrobić z niewykorzystanym zaświadczeniem A1?

Zaświadczenie A1 potwierdza, któremu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych podlega dana osoba przy wykonywaniu pracy w więcej niż jednym państwie albo przy oddelegowaniu. Jeżeli A1 zostało wydane na podstawie planowanego wyjazdu, a wyjazd nie nastąpił, zmieniły się okoliczności, na których oparto wniosek.

W takiej sytuacji bezpieczniej jest poinformować ZUS, że oddelegowanie nie doszło do skutku, niż pozostawić dokument bez żadnej reakcji. ZUS powinien wiedzieć, że zaświadczenie nie będzie wykorzystywane, ponieważ pracownik nie wykonywał pracy za granicą w okresie objętym A1.

W piśmie do ZUS można wnieść o wycofanie, anulowanie albo aktualizację zaświadczenia A1. Dobór sformułowania zależy od stanu faktycznego. Jeżeli pracownik w ogóle nie wyjechał i nie rozpoczął pracy za granicą, naturalne będzie wskazanie, że zaświadczenie nie zostało wykorzystane. Jeżeli wyjazd trwał krócej, właściwsze może być wystąpienie o korektę okresu.

Co napisać do ZUS-u?

Pismo do ZUS powinno być rzeczowe i konkretne. Nie trzeba opisywać całej historii zatrudnienia, ale należy podać dane pozwalające jednoznacznie ustalić, którego zaświadczenia dotyczy sprawa.

W piśmie warto zawrzeć:

• dane płatnika składek,
• dane pracownika, którego dotyczy A1,
• numer zaświadczenia A1, jeżeli jest znany,
• okres, na jaki A1 zostało wydane,
• informację, że oddelegowanie nie doszło do skutku albo doszło do skutku tylko częściowo,
• przyczynę zmiany, na przykład chorobę pracownika,
• wniosek o wycofanie, anulowanie lub zmianę zaświadczenia A1,
• informację, że pracownik nie wykonywał pracy za granicą w okresie objętym wnioskiem, jeżeli tak było.

Przykładowe sformułowanie może brzmieć: „W związku z chorobą pracownika oddelegowanie do pracy za granicą, którego dotyczyło zaświadczenie A1, nie zostało zrealizowane. Pracownik nie rozpoczął wykonywania pracy w państwie oddelegowania. Wnosimy o wycofanie lub anulowanie zaświadczenia A1, ewentualnie o wskazanie dalszego trybu postępowania”.

Delegowanie pracownika a dokumentacja kadrowa i składkowa

Uchylenie aneksu i zawiadomienie ZUS powinny być spójne z dokumentacją kadrową, listą płac, ewidencją czasu pracy oraz rozliczeniami składkowymi. Jeżeli pracownik cały czas pozostawał w Polsce i nie świadczył pracy za granicą, dokumentacja powinna to potwierdzać.

Jeżeli natomiast pracownik wyjechał, ale choroba przerwała oddelegowanie, trzeba ustalić faktyczne daty pracy za granicą i powrotu do Polski. Od tego może zależeć treść pisma do ZUS oraz sposób dalszego rozliczenia pracownika.

FAQ

Czy pracodawca może sam odwołać aneks do umowy o pracę?

Jeżeli aneks został podpisany przez obie strony, co do zasady jego uchylenie także powinno nastąpić za zgodą pracodawcy i pracownika. Najbezpieczniej sporządzić pisemne porozumienie albo kolejny aneks.

Czy trzeba podpisywać nowy dokument, jeśli aneks jeszcze nie zaczął obowiązywać?

Takie uporządkowanie dokumentacji jest zalecane. Nawet jeżeli oddelegowanie nie rozpoczęło się w praktyce, podpisany aneks istnieje w aktach osobowych i może rodzić wątpliwości przy późniejszej kontroli albo rozliczeniach.

Czy niewykorzystane A1 trzeba zwrócić do ZUS?

Najważniejsze jest poinformowanie ZUS, że okoliczności objęte wnioskiem nie wystąpiły. W piśmie można wnieść o wycofanie, anulowanie albo korektę A1. Jeżeli ZUS oczekuje dodatkowych dokumentów, powinien wskazać dalszy tryb postępowania.

Co, jeśli pracownik był chory, ale później ma jednak wyjechać za granicę?

Jeżeli zmienia się termin oddelegowania, należy dostosować dokumenty do nowych dat. Może być potrzebny nowy aneks albo zmiana dotychczasowego porozumienia oraz ponowna weryfikacja A1 dla właściwego okresu.

Czy w piśmie do ZUS trzeba załączać zwolnienie lekarskie pracownika?

Nie zawsze jest to konieczne. Zwykle wystarczy wskazać przyczynę niewykorzystania A1 i opisać, że praca za granicą nie została rozpoczęta. Jeżeli ZUS uzna dokumenty za potrzebne, może wezwać do ich przedłożenia.

Przy działalności, umowach i rozliczeniach z ZUS warto sprawdzić również praca na czarno bez umowy-zlecenia – co grozi?, bo błędne zgłoszenie albo zaległości składkowe mogą zmienić ocenę sprawy.

Przy pracy transgranicznej ważne jest ustalenie właściwego ustawodawstwa, dlatego warto przeczytać także o tym, jak działa zaświadczenie A1, odmowę lub cofnięcie przez ZUS.

Podsumowanie

Jeżeli pracownik nie wyjechał za granicę z powodu choroby, aneks dotyczący oddelegowania należy uporządkować w dokumentacji kadrowej. Najlepiej zrobić to przez pisemne porozumienie stron albo kolejny aneks uchylający wcześniejsze postanowienia.

W odniesieniu do A1 właściwe jest poinformowanie ZUS o zmianie okoliczności. W piśmie należy wskazać, czy praca za granicą w ogóle się rozpoczęła. Od tego zależy, czy należy wnosić o anulowanie niewykorzystanego zaświadczenia, czy raczej o korektę okresu jego obowiązywania.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny - Dz.U. 1964 nr 16 poz. 93
2. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy
3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego
4. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.