Brak druku A1 z ZUS a zapłata za usługi

Czy brak druku A1 pozwala kontrahentowi w Szwecji nie zapłacić faktury?

Zaświadczenie A1 nie jest dokumentem, który sam w sobie przesądza o istnieniu albo wysokości wynagrodzenia za usługę. Jeżeli przedsiębiorca wykonał usługę zgodnie z umową i wystawił fakturę, podstawą zapłaty jest przede wszystkim umowa, zamówienie, protokół odbioru, korespondencja stron oraz przepisy właściwe dla danego stosunku prawnego.

Brak A1 może jednak mieć znaczenie organizacyjne i rozliczeniowe. Kontrahent zagraniczny może żądać tego dokumentu, aby wykazać, że wykonawca nie powinien być objęty systemem ubezpieczeń społecznych w państwie wykonywania pracy. W praktyce może to prowadzić do czasowego wstrzymania płatności, żądania uzupełnienia dokumentów albo potrącenia kosztów, jeżeli umowa wyraźnie tak stanowi lub wynika to z obowiązków kontrahenta według prawa państwa wykonywania usługi.

Nie należy więc automatycznie przyjmować, że kontrahent ma prawo odmówić zapłaty wyłącznie dlatego, że przedsiębiorca nie przedstawił A1. Trzeba sprawdzić treść umowy, warunki zlecenia, korespondencję przed rozpoczęciem prac oraz to, czy obowiązek dostarczenia A1 był warunkiem rozliczenia.

Czym jest zaświadczenie A1?

A1 to zaświadczenie dotyczące ustawodawstwa właściwego w zakresie zabezpieczenia społecznego. W relacjach między państwami UE, EOG, Szwajcarią oraz państwami objętymi odpowiednimi umowami dokument ten potwierdza, któremu systemowi ubezpieczeń społecznych podlega dana osoba w oznaczonym okresie.

Dla polskiego przedsiębiorcy wykonującego czasowo działalność za granicą A1 jest dowodem, że mimo wykonywania usługi poza Polską nadal właściwe jest polskie ustawodawstwo ubezpieczeniowe. Dokument nie zastępuje faktury, umowy ani protokołu odbioru prac, ale często jest wymagany przez zagranicznych kontrahentów, inspekcje lub instytucje kontrolne.

W podobnej sytuacji praktycznej warto sprawdzić także aneks do umowy o pracę i A1.

Zobacz również: zaświadczenie A1 z ZUS; składki ZUS przy działalności gospodarczej

Jeżeli usługi za granicą są wykonywane na podstawie umowy cywilnoprawnej, warto też sprawdzić zasady opisane w poradniku umowa o dzieło a ZUS, bo kwalifikacja umowy wpływa na obowiązek składkowy.

Kiedy przedsiębiorca może pozostać w polskim ZUS przy pracy za granicą?

Zasadą koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego jest podleganie ustawodawstwu tylko jednego państwa. Co do zasady jest to państwo, w którym praca lub działalność jest wykonywana. Przepisy przewidują jednak wyjątki, m.in. dla osób czasowo przenoszących działalność do innego państwa członkowskiego.

Zgodnie z art. 12 ust. 2 rozporządzenia 883/2004 osoba, która normalnie wykonuje działalność jako osoba pracująca na własny rachunek w jednym państwie członkowskim i udaje się do innego państwa członkowskiego, aby wykonywać podobną działalność, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa, jeżeli przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy.

W przypadku polskiego przedsiębiorcy oznacza to, że możliwe jest dalsze opłacanie składek w Polsce, ale tylko wtedy, gdy działalność za granicą ma charakter czasowy, jest podobna do działalności wykonywanej w Polsce, a przedsiębiorca rzeczywiście prowadzi działalność w Polsce i zachowuje możliwość jej kontynuowania po powrocie.

Jak ZUS ocenia działalność przedsiębiorcy przed wydaniem A1?

Rozporządzenie wykonawcze 987/2009 doprecyzowuje, że określenie osoby, która normalnie wykonuje działalność na własny rachunek w państwie członkowskim, odnosi się do osoby zwykle prowadzącej znaczną część działalności na terytorium tego państwa. ZUS może więc badać, czy polska firma nie została założona wyłącznie formalnie, tylko po to, aby uniknąć podlegania systemowi ubezpieczeń w państwie wykonywania usługi.

W tym kontekście warto też sprawdzić osobne omówienie: działalność nierejestrowana a ZUS. Materiał szerzej przedstawia powiązane zasady i praktykę ZUS.

Przy kilku tytułach do ubezpieczeń warto osobno sprawdzić etat, zlecenie i działalność a składki ZUS.

Przy ocenie znaczenia mogą mieć w szczególności:

• rzeczywiste prowadzenie działalności w Polsce przed rozpoczęciem zlecenia zagranicznego,
• posiadanie zaplecza do prowadzenia działalności w Polsce, np. biura, magazynu, narzędzi lub stałych klientów,
• rozliczanie podatków i składek w Polsce,
• posiadanie numeru NIP, REGON, VAT lub innych wymaganych rejestracji,
• umowy, faktury, oferty, korespondencja i inne dokumenty potwierdzające aktywność firmy w Polsce,
• możliwość kontynuowania działalności w Polsce po zakończeniu prac za granicą.

Nie chodzi o mechaniczne spełnienie każdego z tych kryteriów. ZUS ocenia całokształt okoliczności. Im słabsze powiązanie działalności z Polską, tym większe ryzyko odmowy potwierdzenia A1.

Zobacz również: odpowiedzialność księgowej za zaległe składki ZUS.

Czy można uzyskać A1 po wykonaniu usługi?

W praktyce wniosek o A1 najlepiej złożyć przed rozpoczęciem pracy lub działalności za granicą. Jeżeli przedsiębiorca tego nie zrobił, nie oznacza to jeszcze, że sytuacja jest bez wyjścia. Można wystąpić do ZUS o potwierdzenie właściwego ustawodawstwa także dla okresu, który już trwał lub się zakończył, o ile przedsiębiorca spełniał warunki wymagane przez przepisy.

We wniosku trzeba wskazać m.in. okres wykonywania działalności za granicą, państwo wykonywania usługi, charakter działalności oraz okoliczności potwierdzające, że przedsiębiorca normalnie prowadzi działalność w Polsce. ZUS może żądać dodatkowych dokumentów, takich jak umowa z kontrahentem, faktury, potwierdzenia opłacania składek, dokumenty podatkowe czy dowody aktywności firmy w Polsce.

Jeżeli ZUS potwierdzi A1 za sporny okres, dokument można przekazać kontrahentowi. Jeżeli ZUS odmówi, trzeba rozważyć dalsze działania: odwołanie od rozstrzygnięcia, wyjaśnienie sprawy z instytucją zagraniczną albo uregulowanie kwestii ubezpieczeniowych w państwie wykonywania działalności.

Co zrobić, gdy kontrahent odmawia zapłaty?

W pierwszej kolejności należy oddzielić dwie kwestie: obowiązek przedstawienia A1 oraz obowiązek zapłaty wynagrodzenia za wykonaną usługę. Brak dokumentu ubezpieczeniowego nie oznacza automatycznie, że wykonana praca staje się nieodpłatna.

Gdy o A1 występuje osoba działająca przez spółkę, najpierw trzeba prawidłowo ustalić jej tytuł do ubezpieczeń; odrębne zasady dotyczą składki ZUS wspólnika spółki z o.o..

Praktyczne działania powinny obejmować:

1. sprawdzenie umowy, zamówienia, ogólnych warunków współpracy i korespondencji z kontrahentem,
2. ustalenie, czy A1 było warunkiem rozpoczęcia prac, odbioru usługi albo wypłaty wynagrodzenia,
3. zebranie dowodów wykonania prac, np. protokołów, zdjęć, maili, raportów, potwierdzeń obecności na budowie i zaakceptowanych kosztorysów,
4. złożenie wniosku do ZUS o A1 albo o wyjaśnienie właściwego ustawodawstwa,
5. wysłanie do kontrahenta pisemnego wezwania do zapłaty wraz z informacją o podjętych działaniach w ZUS,
6. rozważenie dochodzenia należności zgodnie z umową i prawem właściwym dla danego kontraktu.

Jeżeli w umowie nie ma postanowienia pozwalającego wstrzymać całość wynagrodzenia za brak A1, kontrahent powinien wykazać, na jakiej podstawie odmawia płatności. Samo ogólne żądanie dokumentu nie zawsze wystarczy do zatrzymania należności za wykonaną usługę.

Zobacz również: ubezpieczenie przy pracy za granicą

Gdy działalność jest wykonywana regularnie w kilku państwach

Inaczej może wyglądać sytuacja przedsiębiorcy, który nie jedzie jednorazowo do Szwecji na czasowe zlecenie, ale stale wykonuje część działalności w Polsce i część w innych państwach. Wtedy zastosowanie mogą mieć reguły dotyczące wykonywania działalności w dwóch lub więcej państwach członkowskich. Nadal można występować o A1, ale ZUS będzie badał inny model działalności niż przy czasowym przeniesieniu pracy na okres do 24 miesięcy.

Jeżeli więc usługi w Szwecji są powtarzalne, długotrwałe albo stanowią główną część działalności firmy, nie należy ograniczać analizy wyłącznie do prostego wyjazdu czasowego. W takiej sytuacji warto ustalić właściwe ustawodawstwo przed zawarciem kolejnych kontraktów.

Przy ustalaniu właściwego systemu ubezpieczeń trzeba brać pod uwagę wszystkie równoległe tytuły; szczególne zasady ma umowa-zlecenie u własnego pracodawcy, zwłaszcza gdy etat i dodatkowe zlecenie występują jednocześnie.

Przy podobnych stanach faktycznych warto również sprawdzić: pracodawca nie odprowadza składek ZUS.

FAQ

Czy brak A1 zawsze oznacza obowiązek opłacania składek w Szwecji?

Nie zawsze. Brak dokumentu nie przesądza automatycznie o właściwym ustawodawstwie, ale utrudnia jego wykazanie. Jeżeli przedsiębiorca spełnia warunki do pozostania w polskim systemie, powinien wystąpić do ZUS o A1 i przekazać dokument kontrahentowi.

Czy kontrahent może zatrzymać całą fakturę za brak A1?

To zależy od umowy i okoliczności. Jeżeli A1 było wyraźnym warunkiem płatności albo kontrahent ponosi konkretne ryzyko prawne, może próbować uzasadniać wstrzymanie rozliczenia. Jeżeli jednak usługa została wykonana, a umowa nie przewiduje takiej sankcji, odmowa zapłaty może być kwestionowana.

Czy A1 dotyczy tylko pracowników?

Nie. A1 może dotyczyć także przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, którzy czasowo wykonują podobną działalność w innym państwie albo prowadzą działalność w kilku państwach.

Czy A1 trzeba mieć przy sobie podczas pracy za granicą?

W wielu branżach, zwłaszcza budowlanej, transportowej i usługowej, posiadanie A1 znacząco ułatwia kontrole i rozliczenia. Najbezpieczniej uzyskać dokument przed rozpoczęciem zlecenia i mieć go dostępnego w formie papierowej lub elektronicznej.

Co zrobić, jeżeli ZUS odmówi wydania A1?

Należy przeanalizować przyczyny odmowy i dokumenty złożone w sprawie. Możliwe jest uzupełnienie materiału, skorzystanie ze środków odwoławczych albo ustalenie obowiązków ubezpieczeniowych w państwie, w którym działalność była faktycznie wykonywana.

Jeżeli sprawa dotyczy pracy w Wielkiej Brytanii, pomocne będzie również omówienie, jak wygląda emeryturę w Polsce po pracy w Anglii.

Podsumowanie

Brak druku A1 z ZUS nie oznacza automatycznie utraty prawa do wynagrodzenia za usługę wykonaną w Szwecji. Może jednak utrudnić rozliczenie, bo zagraniczny kontrahent może potrzebować potwierdzenia, że przedsiębiorca podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Kluczowe jest sprawdzenie umowy, zabezpieczenie dowodów wykonania prac i jak najszybsze wystąpienie do ZUS o A1, jeżeli warunki do jego wydania były spełnione.

Źródła:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 dotyczące wykonywania rozporządzenia nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
3. Decyzja nr A2 Komisji Administracyjnej ds. Koordynacji Systemów Zabezpieczenia Społecznego z dnia 12 czerwca 2009 r.