Pełnomocnik w firmie a zasiłek chorobowy z ZUS

Czy pełnomocnik w firmie może pozbawić prawa do zasiłku chorobowego?

Samo ustanowienie pełnomocnika nie jest podstawą do odmowy zasiłku. Zgodnie z art. 17 ustawy zasiłkowej ubezpieczony traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia od pracy, jeżeli w okresie orzeczonej niezdolności do pracy wykonuje pracę zarobkową albo podejmuje aktywność niezgodną z celem tego zwolnienia.

Przedsiębiorca może zatem zorganizować funkcjonowanie działalności przez pełnomocnika, pracowników albo inne upoważnione osoby. Przepisy nie wymagają automatycznego zawieszenia działalności na czas choroby. Decydujące jest to, kto faktycznie wykonuje czynności związane z prowadzeniem firmy.

Trzeba też odróżnić przychód firmy od osobistej pracy przedsiębiorcy. Zapłata otrzymana w czasie L4 za usługę wykonaną wcześniej, sprzedaż realizowana przez pracowników czy zamówienia obsługiwane przez pełnomocnika nie dowodzą same w sobie, że ubezpieczony pracował podczas zwolnienia. ZUS powinien ustalić jego rzeczywistą aktywność.

Co jest pracą zarobkową i aktywnością niezgodną z celem L4 od 13 kwietnia 2026 r.?

Nowelizacja obowiązująca od 13 kwietnia 2026 r. zastąpiła dotychczasowe ogólne pojęcia ustawowymi definicjami. Ma to szczególne znaczenie dla przedsiębiorców, ponieważ przy ocenie konkretnych czynności punktem wyjścia jest obecnie treść art. 17 ust. 1a i 1b, a wcześniejsze orzecznictwo może mieć znaczenie jedynie pomocnicze.

Praca zarobkowa

Pracą zarobkową jest każda czynność mająca charakter zarobkowy, niezależnie od stosunku prawnego będącego podstawą jej wykonania. Ustawa wyłącza jednak czynności incydentalne, których podjęcia podczas zwolnienia wymagają istotne okoliczności.

W przypadku przedsiębiorcy wysokie ryzyko wiąże się zwłaszcza z regularnym wykonywaniem czynności stanowiących faktyczne prowadzenie działalności, takich jak:

• osobiste wykonywanie usług lub sprzedaż towarów,
• obsługa klientów i przyjmowanie zamówień,
• pozyskiwanie klientów i prowadzenie negocjacji handlowych,
• zawieranie umów i zatwierdzanie ofert lub wycen,
• bieżące wydawanie poleceń pracownikom i nadzorowanie ich pracy,
• regularne wystawianie dokumentów sprzedażowych lub podpisywanie dokumentów biznesowych,
• systematyczne prowadzenie korespondencji firmowej i podejmowanie decyzji zarządczych.

Wyjątku dotyczącego czynności incydentalnych nie należy rozumieć jako ogólnej zgody na wykonywanie pilnych spraw firmowych. Ustawa wymaga istotnych okoliczności. Wprost wskazuje też, że taką okolicznością nie może być polecenie pracodawcy. W przypadku przedsiębiorcy samo oczekiwanie kontrahenta, presja biznesowa, napięty termin czy wygoda organizacyjna również nie powinny być automatycznie traktowane jako wystarczające uzasadnienie. Znaczenie mają rzeczywista konieczność działania, jego wyjątkowy i incydentalny charakter oraz możliwość załatwienia sprawy przez pełnomocnika.

Aktywność niezgodna z celem zwolnienia

Drugą, odrębną przesłanką utraty zasiłku są działania utrudniające lub wydłużające proces leczenia albo rekonwalescencję. Ustawa wyłącza z tej kategorii zwykłe czynności dnia codziennego oraz czynności incydentalne wymagane istotnymi okolicznościami.

Oznacza to, że nawet aktywność, której nie można uznać za pracę zarobkową, może być problemem, jeżeli ze względu na stan zdrowia utrudnia powrót do zdrowia. Ocena zależy więc nie tylko od związku danej czynności z firmą, ale również od rodzaju choroby, zaleceń lekarskich, sposobu leczenia i charakteru aktywności.

Starsze orzecznictwo dotyczące pojedynczych czynności formalnych lub incydentalnych nadal może pomagać w interpretacji konkretnych sytuacji, ale po zmianie przepisów podstawowym punktem odniesienia są ustawowe definicje obowiązujące od 13 kwietnia 2026 r.

Jak bezpiecznie ustanowić pełnomocnika na czas choroby?

Najbezpieczniejszy model polega na rzeczywistym przekazaniu bieżących spraw firmy innej osobie. Sam dokument pełnomocnictwa nie wystarczy, jeżeli przedsiębiorca nadal osobiście zarządza działalnością, kontaktuje się z klientami i podejmuje decyzje handlowe.

Pełnomocnictwo powinno być jasne, najlepiej pisemne, i określać zakres czynności, które pełnomocnik może wykonywać. W zależności od charakteru działalności może obejmować między innymi kontakt z klientami i dostawcami, zawieranie określonych umów, wystawianie dokumentów, organizację pracy personelu czy dokonywanie czynności w systemach firmowych.

W razie kontroli lub sporu z ZUS warto dysponować dowodami pokazującymi nie tylko formalne ustanowienie pełnomocnika, lecz także faktyczny sposób funkcjonowania działalności. Przydatne mogą być:

• pisemne pełnomocnictwo z datą i zakresem uprawnień,
• korespondencja wskazująca, że klientów i kontrahentów obsługiwał pełnomocnik lub pracownik,
• grafiki pracy, listy obecności i raporty sprzedażowe,
• logi z systemów firmowych pokazujące, kto obsługiwał zamówienia i dokumenty,
• informacje wskazujące, kto wystawiał faktury i zatwierdzał transakcje,
• dokumentacja medyczna dotycząca choroby, leczenia i zaleceń lekarskich,
• zeznania pracowników, pełnomocnika lub innych osób mających wiedzę o funkcjonowaniu firmy.

Kiedy ZUS może skutecznie odmówić zasiłku?

Odmowa może być uzasadniona, jeżeli zgromadzone dowody wskazują, że przedsiębiorca podczas zwolnienia faktycznie wykonywał pracę zarobkową albo podejmował aktywność niezgodną z celem zwolnienia. Przy pierwszej przesłance szczególne znaczenie ma charakter, częstotliwość i rzeczywisty cel wykonywanych czynności.

Ryzyko utraty prawa do zasiłku jest wysokie zwłaszcza wtedy, gdy przedsiębiorca w czasie L4:

• regularnie loguje się do systemów firmowych i obsługuje zamówienia,
• wykonuje osobiście usługi będące przedmiotem działalności,
• negocjuje i zawiera umowy z klientami lub kontrahentami,
• systematycznie zatwierdza wyceny, oferty, zakupy lub płatności,
• prowadzi sprzedaż albo aktywnie pozyskuje klientów,
• wydaje bieżące polecenia personelowi i faktycznie zarządza przedsiębiorstwem.

Nie można natomiast przyjąć prostego założenia, że każda czynność związana z firmą automatycznie powoduje utratę zasiłku. Od 13 kwietnia 2026 r. ustawa wyraźnie uwzględnia możliwość wystąpienia czynności incydentalnych wymaganych istotnymi okolicznościami. Granica zależy jednak od konkretnego stanu faktycznego i nie powinna być rozszerzana na zwykłe, bieżące prowadzenie biznesu.

Osobno ZUS może badać, czy zachowanie ubezpieczonego utrudniało albo wydłużało leczenie lub rekonwalescencję. W tej części znaczenie może mieć dokumentacja medyczna i charakter schorzenia, nawet jeżeli sama czynność nie była zarobkowa.

Co zrobić po odmowie zasiłku chorobowego?

Jeżeli ZUS wyda decyzję odmawiającą prawa do zasiłku chorobowego, przedsiębiorca może wnieść od niej odwołanie. Co do zasady termin wynosi miesiąc od dnia doręczenia decyzji. Odwołanie jest kierowane do właściwego sądu w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych, ale wnosi się je za pośrednictwem ZUS, który wydał zaskarżoną decyzję.

Nie jest to zwykłe postępowanie odwoławcze w administracji. Sąd ocenia zarówno prawidłowość zastosowania przepisów, jak i ustalenia faktyczne będące podstawą decyzji ZUS.

W sprawie dotyczącej aktywności przedsiębiorcy podczas L4 należy przede wszystkim odnieść się do konkretnych czynności wskazanych przez ZUS. Jeżeli firma działała przez pełnomocnika lub pracowników, trzeba wykazać ten fakt dowodami, zamiast ograniczać się do ogólnego stwierdzenia, że przedsiębiorca nie pracował.

Dobrze przygotowane odwołanie powinno zawierać w szczególności:

• oznaczenie zaskarżonej decyzji ZUS i zakres zaskarżenia,
• żądanie zmiany decyzji i przyznania zasiłku,
• opis sposobu funkcjonowania firmy podczas zwolnienia,
• wyjaśnienie roli pełnomocnika, pracowników lub innych osób,
• odniesienie się do czynności, które ZUS uznał za pracę zarobkową lub aktywność niezgodną z celem zwolnienia,
• wnioski dowodowe obejmujące dokumenty, logi, korespondencję i zeznania świadków.

Jeżeli sporna czynność była jednorazowa, warto dokładnie wyjaśnić, dlaczego doszło do niej właśnie w okresie zwolnienia, na czym polegały istotne okoliczności oraz dlaczego sprawy nie można było załatwić inaczej. Samo określenie czynności jako technicznej lub formalnej nie przesądza już o jej dopuszczalności.

FAQ

Czy muszę zawiesić działalność gospodarczą na czas zwolnienia lekarskiego?

Nie. Ustawa zasiłkowa nie uzależnia prawa do zasiłku od formalnego zawieszenia działalności. Przedsiębiorca powinien natomiast powstrzymać się od osobistego wykonywania pracy zarobkowej i aktywności niezgodnej z celem zwolnienia. Firma może działać przez pełnomocnika lub pracowników.

Czy przychód firmy podczas choroby oznacza utratę zasiłku?

Nie. Sam przychód nie przesądza o wykonywaniu pracy przez ubezpieczonego. Może wynikać z pracy wykonanej przed L4, działalności pracowników lub pełnomocnika, wcześniej zawartych umów albo procesów sprzedażowych niewymagających osobistej aktywności przedsiębiorcy.

Czy mogę podpisać jeden pilny dokument podczas L4?

Nie ma automatycznej odpowiedzi. Od 13 kwietnia 2026 r. ustawa wyłącza z pojęcia pracy zarobkowej czynności incydentalne wymagane istotnymi okolicznościami. Trzeba jednak ocenić, czy czynność rzeczywiście była wyjątkowa i konieczna oraz czy nie mogła zostać wykonana przez pełnomocnika. Regularne podpisywanie dokumentów biznesowych jest znacznie bardziej ryzykowne.

Czy pilny termin od kontrahenta wystarczy, aby uznać czynność za incydentalną?

Nie automatycznie. Presja kontrahenta, termin handlowy lub obawa przed utratą zlecenia nie przesądzają jeszcze o istnieniu istotnych okoliczności. Trzeba uwzględnić charakter sytuacji, skalę potencjalnych skutków, możliwość działania przez inną osobę oraz to, czy czynność rzeczywiście była jednorazowa.

Ile czasu mam na odwołanie od decyzji ZUS?

Co do zasady miesiąc od doręczenia decyzji. Odwołanie wnosi się za pośrednictwem ZUS do właściwego sądu rozpoznającego sprawy z zakresu ubezpieczeń społecznych.