Błąd w świadectwie pracy a staż emerytalny

Co oznacza błąd w świadectwie pracy?

Błąd w dacie urodzenia na świadectwie pracy jest istotny, ponieważ ZUS musi ustalić, czy dokument dotyczy osoby ubiegającej się o emeryturę. Jeżeli organ rentowy ma wątpliwości co do tożsamości pracownika, może odmówić zaliczenia danego okresu zatrudnienia albo wynagrodzeń z tego okresu.

Nie oznacza to jednak, że staż pracy przepada. W praktyce trzeba wykazać, że świadectwo pracy, mimo pomyłki w dacie urodzenia, dotyczy tej samej osoby. Pomocne mogą być zwłaszcza: umowa o pracę, angaże, legitymacja ubezpieczeniowa, wpisy w aktach osobowych, listy płac, dokumenty urlopowe, zaświadczenia z archiwum, dokumenty z ZUS oraz zeznania świadków.

Jeżeli decyzja została doręczona niedawno, najbezpieczniejszym działaniem jest pilne przygotowanie odwołania. Równolegle warto rozpocząć poszukiwanie dokumentów po byłym pracodawcy. Nie należy czekać z odwołaniem tylko dlatego, że archiwum jeszcze nie odpowiedziało, jeżeli biegnie termin miesięczny.

Odwołanie od decyzji ZUS

Od decyzji ZUS w sprawie emerytury wnosi się odwołanie do sądu, ale składa się je za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała decyzję. Termin wynosi miesiąc od dnia doręczenia decyzji. W odwołaniu trzeba wskazać, z czym się nie zgadzamy, czego żądamy oraz jakie dowody mają potwierdzić okres zatrudnienia.

W opisanej sytuacji można żądać zmiany decyzji przez zaliczenie spornego okresu pracy, mimo omyłkowej daty urodzenia w świadectwie. Warto wyjaśnić, że pozostałe dane identyfikujące pracownika są zgodne, a ZUS zaliczył np. okres urlopu wychowawczego przypadający w tym samym zatrudnieniu. Taka okoliczność może wzmacniać argument, że dokumentacja dotyczy tej samej osoby.

ZUS może uwzględnić odwołanie we własnym zakresie, jeżeli uzna argumenty i dowody za wystarczające. Jeżeli tego nie zrobi, powinien przekazać sprawę do sądu. Postępowanie sądowe w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych pozwala na bardziej elastyczne ustalenie faktów niż samo postępowanie przed organem rentowym.

Jakie dowody można przedstawić?

W postępowaniu przed ZUS szczególne znaczenie mają dokumenty pochodzące od pracodawcy, płatnika składek albo z przechowywanej dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe przewiduje, że dla ustalenia podstawy wymiaru świadczenia istotne są m.in. zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymacja ubezpieczeniowa oraz inne dokumenty pozwalające ustalić wynagrodzenie, dochód, przychód lub uposażenie.

Jeżeli chodzi o sam fakt zatrudnienia, znaczenie mogą mieć także dokumenty osobowe i organizacyjne: umowa o pracę, wypowiedzenie, angaże, karty wynagrodzeń, ewidencja czasu pracy, dokumenty dotyczące urlopu wychowawczego, zaświadczenia wystawione przez przechowawcę akt, a także inne pisma, które łączą osobę z konkretnym zakładem pracy.

W sądzie można wnioskować również o przesłuchanie świadków, np. dawnych współpracowników, przełożonych albo osób z kadr. Sąd ocenia całość materiału dowodowego, dlatego warto zebrać jak najwięcej dokumentów, nawet jeżeli każdy z nich samodzielnie nie przesądza sprawy.

Gdzie szukać dokumentów po nieistniejącym zakładzie pracy?

Jeżeli zakład pracy został zlikwidowany, w pierwszej kolejności trzeba ustalić, kto przejął jego dokumentację. Może to być następca prawny, likwidator, syndyk, wyspecjalizowany przechowawca akt osobowych albo archiwum. W przypadku jednostek publicznych znaczenie mogą mieć także archiwa zakładowe i archiwa państwowe.

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach przewiduje tworzenie archiwów zakładowych w określonych jednostkach. Zgodnie z art. 33 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach archiwa zakładowe tworzy się m.in. w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne.

Archiwum zwykle nie „poprawia” świadectwa pracy tak jak pracodawca, ale może wydać kopię dokumentu, odpis, zaświadczenie albo informację z akt osobowych. Taki dokument może pomóc wykazać, że błędna data urodzenia w świadectwie jest oczywistą omyłką.

Czy trzeba korygować świadectwo pracy?

Jeżeli były pracodawca nadal istnieje albo istnieje jego następca prawny, warto wystąpić o sprostowanie dokumentu albo wydanie zaświadczenia wyjaśniającego pomyłkę. W piśmie należy wskazać prawidłową datę urodzenia, załączyć kopię dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości oraz kopię wadliwego świadectwa pracy.

Jeżeli pracodawca nie istnieje i nie ma następcy, celem nie zawsze będzie formalne sprostowanie świadectwa. Często praktycznym rozwiązaniem jest uzyskanie innych dokumentów potwierdzających zatrudnienie i przedstawienie ich ZUS albo sądowi. W razie odnalezienia nowych dowodów po zakończeniu sprawy można rozważyć wniosek o ponowne ustalenie prawa do świadczenia lub jego wysokości, ale zależy to od treści decyzji i rodzaju nowego materiału.

Co napisać w odwołaniu?

Odwołanie powinno być rzeczowe i oparte na faktach. Warto wskazać numer decyzji, datę jej doręczenia, sporny okres zatrudnienia, nazwę zakładu pracy, opis błędu w świadectwie oraz żądanie zaliczenia okresu do stażu emerytalnego lub uwzględnienia go przy obliczeniu świadczenia.

Do odwołania można dołączyć kopie posiadanych dokumentów, a w treści złożyć wnioski dowodowe, np. o zwrócenie się do archiwum o akta osobowe, dopuszczenie dokumentów z legitymacji ubezpieczeniowej, przesłuchanie świadków albo przeprowadzenie innych dowodów potrzebnych do ustalenia tożsamości pracownika i przebiegu zatrudnienia.

FAQ

Czy ZUS może odmówić zaliczenia pracy tylko przez błędną datę urodzenia?

Może odmówić, jeżeli przez błąd nie da się pewnie ustalić, że dokument dotyczy tej samej osoby. Nie jest to jednak ostateczne, bo można przedstawić inne dokumenty i odwołać się do sądu.

Ile czasu jest na odwołanie od decyzji ZUS?

Co do zasady odwołanie wnosi się w terminie miesiąca od doręczenia decyzji. Składa się je za pośrednictwem ZUS, który wydał decyzję.

Czy archiwum może poprawić świadectwo pracy?

Zazwyczaj archiwum nie prostuje świadectwa tak jak pracodawca. Może jednak wydać kopie dokumentów, odpisy albo zaświadczenia z akt, które pomogą wykazać, że w świadectwie była oczywista pomyłka.

Czy świadkowie mogą potwierdzić zatrudnienie?

W postępowaniu sądowym tak, sąd może dopuścić zeznania świadków. Najlepiej jednak łączyć je z dokumentami, bo same zeznania mogą nie wystarczyć w każdej sprawie.

Co zrobić, jeśli dokumenty znajdą się już po decyzji?

Jeżeli decyzja nie jest jeszcze prawomocna, dokumenty należy dołączyć do odwołania albo złożyć w toku sprawy. Jeżeli sprawa została zakończona, można rozważyć wniosek o ponowne ustalenie prawa do świadczenia lub jego wysokości na podstawie nowych dowodów.

Podsumowanie

Pomyłka w dacie urodzenia na świadectwie pracy jest problemem dowodowym, ale zwykle nie zamyka drogi do zaliczenia zatrudnienia. Najważniejsze jest zachowanie terminu na odwołanie, zebranie dokumentów z archiwów lub od przechowawców akt oraz jasne wykazanie, że sporny dokument dotyczy tej samej osoby.

W sprawach emerytalnych warto działać równolegle: złożyć odwołanie w terminie, wystąpić o dokumentację po byłym pracodawcy i przygotować listę świadków. Im więcej spójnych dowodów, tym większa szansa na skuteczne podważenie decyzji ZUS.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych - Dz.U. 1998 nr 162 poz. 1118
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe, Dz.U. 2011 nr 237 poz. 1412
3. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.