Błąd w świadectwie pracy wykryty po latach przy składaniu dokumentów w sprawie emerytury

Tryb sprostowania świadectwa pracy

Uprawnienia pracownika związane ze świadectwem pracy regulują przepisy zawarte w Kodeksie pracy (K.p.) oraz przepisy rozporządzenia o świadectwach pracy.

Treść świadectwa pracy jest określona w art. 97 § 2 K.p. i § 2 wspomnianego rozporządzenia. Wyliczenie składników treści świadectwa w tym rozporządzeniu częściowo ma charakter tylko informacyjny, gdyż zamieszczone są tam także składniki określone w kodeksie. Przepis art. 97 K.p. na przestrzeni lat ulegał zmianom, jednakże treść § 2 zachowała swoją niezmienioną treść od czerwca 1996 r. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku trybu sprostowania świadectwa pracy.

Według § 2 ust. 1 rozporządzenia – w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące m.in. okresów zatrudnienia; wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy; rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji; trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia; urlopów; okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze; okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. Informacje te są istotne dla organu rentowego celem ustalenia uprawnienia do emerytury oraz wyliczenia jej wysokości.

Zobacz również: Jak udokumentować staż pracy bez świadectwa pracy?

Błąd w świadectwie pracy

W przypadku błędu w świadectwie pracy, zgodnie z przepisami K.p., pracownik powinien wystąpić do pracodawcy w terminie 7 dni od otrzymania świadectwa z wnioskiem o jego sprostowanie. Pracodawca powinien w terminie 7 dni od otrzymania wniosku pracownika uwzględnić go, wydając nowe świadectwo pracy, lub zawiadomić w postaci papierowej lub elektronicznej o odmowie sprostowania. Pracownik może w ciągu 7 dni od zawiadomienia go o odmowie sprostowania wystąpić do sądu pracy z powództwem o sprostowanie świadectwa (art. 97 § 21 K.p.). Powinien być o tym pouczony w świadectwie pracy (§ 2 ust. 2 rozp.). Może on także wystąpić do sądu pracy (sądu rejonowego) po bezskutecznym upływie terminu przeznaczonego na odpowiedź pracodawcy.

Przenosząc obowiązujące przepisy na grunt Pani sprawy, należy stwierdzić, że ten tryb sprostowania świadectwa pracy Pani nie przysługuje z uwagi na fakt, że zakład pracy, w którym była Pani zatrudniona, już nie istnieje.

Pani, jako osoba występująca z wnioskiem o emeryturę, jest zobowiązana dołączyć do wniosku dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia i osiągane zarobki, a w przypadku emerytury „pomostowej” także do udowodnienia okresów pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.

Przedłożenie w ZUS świadectwa pracy z błędem w dacie urodzenia

Opisany przez Panią błąd w świadectwie pracy nie dotyczy jednakże istotnych elementów – okresów zatrudnienia oraz wysokość wynagrodzenia, które wpłynęłyby na ustalenie emerytury. Ponadto błąd w dacie urodzenia można zweryfikować za pomocą numeru PESEL. Nie sądzę, aby ZUS odmówił przyjęcia takiego świadectwa pracy. Jeżeli jednak tak się stanie, jedyną możliwością działania jest przedstawienie dokumentów potwierdzających właściwą datę urodzenia.

Gdyby zakład pracy nadal istniał albo został przekształcony, a więc mielibyśmy do czynienia z następstwem prawnym, zakład pracy byłby zobowiązany wystawić dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia i zarobki na podstawie posiadanej dokumentacji osobowo-płacowej.

Okresy zatrudnienia oraz właściwą datę urodzenia można udokumentować zaświadczeniami od pracodawców, świadectwami pracy oraz legitymacją ubezpieczeniową z wpisami o zatrudnieniu, a także przedstawiając umowy o pracę, opinie o pracy, wpisy w „książeczkowym” dowodzie osobistym, legitymacje służbowe, legitymacje związków zawodowych, pisma, które kierował do pracownika pracodawca (np. o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu, przyznaniu nagrody) oraz zeznania świadków.

Uzyskanie informacji o miejscu przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej zlikwidowanego zakładu pracy

Jeżeli uzna Pani, iż nie posiada dokumentów, którymi mogłaby Pani udowodnić datę urodzenia, a zakład pracy już nie istnieje, powinna Pani zwrócić się do ZUS-u celem uzyskania informacji o miejscu przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej zlikwidowanego zakładu pracy. Można również za pośrednictwem Internetu spróbować wyszukać jednostkę przechowującą dokumenty tego zakładu pracy. Baza zlikwidowanych zakładów pracy została również umieszczona na stronie internetowej ZUS.

Rejestr archiwów oraz podmiotów, które uzyskały wpis do rejestru, tzw. przechowawców, prowadzonego przez marszałka województwa prowadzi Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Jest on również dostępny na stronie internetowej: bip.ap.gov.pl. Na obszarze każdego województwa jest archiwum, które gromadzi dokumentację ze zlikwidowanych państwowych zakładów pracy. Takie podmioty mogą wydawać wypisy, odpisy z dokumentacji, którą posiadają.

Gdy zakład pracy już nie istnieje, nikt nie jest uprawniony do poprawienia świadectwa pracy, nawet archiwum. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby sprostować ten błąd za pomocą posiadanych dokumentów, numeru PESEL. Świadectwo pracy potwierdza fakt zatrudnienia, ale informacje są w nim zamieszczane na podstawie na przykład umowy o pracę. W takiej umowie powinna być Pani data urodzenia. Proszę zatem nie przejmować się na zapas, przeanalizować te dokumenty oraz udać się z nimi do ZUS.

Zobacz również: Sprzedawca na stacji paliw praca w szczególnych warunkach

Jeśli masz podobny problem prawny, zadaj pytanie naszemu prawnikowi (przygotowujemy też pisma) w formularzu poniżej  ▼▼▼