Praca na czarno bez umowy-zlecenia – co grozi?

Czy brak pisemnej umowy-zlecenia oznacza pracę na czarno?

Nie zawsze. Umowa-zlecenia jest umową cywilnoprawną i co do zasady może zostać zawarta również ustnie albo w sposób dorozumiany, np. przez dopuszczenie do wykonywania określonych czynności i zapłatę wynagrodzenia. Dlatego sam brak papierowej umowy z 2013 r. nie przesądza jeszcze, że doszło do nielegalnego zatrudnienia.

Ryzyko prawne powstaje jednak wtedy, gdy osoba wykonywała pracę w warunkach typowych dla stosunku pracy, czyli pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez zatrudniającego, za wynagrodzeniem oraz osobiście. W takim przypadku nazwanie współpracy zleceniem nie chroni przed zarzutem, że powinna zostać zawarta umowa o pracę.

Dowody takie jak podpisywanie faktur, logowanie się do systemu firmowego, korespondencja, grafiki, polecenia służbowe czy potwierdzenia wypłat mogą mieć znaczenie. Nie oznaczają jednak automatycznie, że istniał etat. Trzeba ocenić, czy osoba miała samodzielność typową dla zleceniobiorcy, czy wykonywała podporządkowaną pracę pracowniczą.

Brak zgłoszenia do ZUS i zaległe składki

Jeżeli z tytułu współpracy istniał obowiązek ubezpieczeń społecznych, zatrudniający powinien zgłosić daną osobę do ZUS i opłacać należne składki. Zgodnie z art. 98 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek albo osoba działająca w jego imieniu może podlegać grzywnie m.in. za niezgłoszenie wymaganych danych lub nieopłacenie składek w terminie.

Inaczej może wyglądać sytuacja zleceniobiorcy będącego uczniem albo studentem do ukończenia 26 lat. Przy prawidłowej umowie-zleceniu taka osoba co do zasady nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z tego tytułu. Ten wyjątek nie pomoże jednak wtedy, gdy współpraca w rzeczywistości miała cechy stosunku pracy, bo pracownik podlega ubezpieczeniom niezależnie od statusu studenta.

W praktyce, gdy sprawa dotyczy okresu sprzed wielu lat, pierwszym krokiem powinna być analiza przedawnienia należności składkowych i ewentualnych sankcji. Trzeba też sprawdzić, czy były czynności organów, które mogły wpływać na bieg terminu. Nie warto samodzielnie wysyłać korekt lub zgłoszeń wstecznych bez wcześniejszej oceny skutków, bo takie działania mogą być potraktowane jako potwierdzenie naruszenia.

Zobacz również: termin zgłoszenia zleceniobiorcy do ubezpieczeń społecznych

Umowa-zlecenia zamiast etatu – kiedy grozi grzywna?

Kodeks pracy przewiduje sankcje za zawieranie umów cywilnoprawnych w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy powinna zostać zawarta umowa o pracę. Chodzi przede wszystkim o sytuacje, gdy zatrudniony wykonuje obowiązki osobiście, w sposób podporządkowany, w miejscu i czasie wyznaczonym przez zatrudniającego.

Za takie wykroczenie przeciwko prawom pracownika grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł. W praktyce inspektor pracy może nałożyć mandat w niższych granicach przewidzianych dla postępowania mandatowego albo skierować wniosek o ukaranie do sądu. Górna granica 30 000 zł dotyczy grzywny orzekanej w ramach odpowiedzialności za wykroczenie, a nie każdego mandatu nakładanego automatycznie przy kontroli.

Znaczenie ma skala naruszenia, czas trwania współpracy, liczba osób zatrudnianych w podobny sposób, wcześniejsze kontrole, sposób rozliczeń oraz to, czy pracodawca później uregulował sytuację. Fakt, że w kolejnym okresie zawarto umowę-zlecenia, a następnie umowę o pracę, może ograniczać ocenę zawinienia, ale nie usuwa ryzyka dotyczącego wcześniejszego okresu.

Czego może żądać były pracownik?

Były pracownik albo zleceniobiorca może próbować wykazać, że w spornym okresie faktycznie istniał stosunek pracy. Może wtedy żądać ustalenia zatrudnienia pracowniczego, a w zależności od okoliczności także świadczeń związanych z pracą, np. wynagrodzenia, dodatków, ekwiwalentu za urlop lub rozliczenia składek.

Roszczenia majątkowe ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Samo żądanie ustalenia istnienia stosunku pracy ocenia się jednak inaczej niż typowe roszczenie o zapłatę, dlatego w konkretnej sprawie nie należy zakładać automatycznie, że upływ czasu zamyka cały spór.

Jeżeli druga strona grozi zawiadomieniem PIP, ZUS lub urzędu skarbowego, najlepiej nie odpowiadać emocjonalnie i nie przyznawać faktów w korespondencji bez analizy. Krótkie zdanie typu „wiem, że pracowałeś wtedy na czarno” może później zostać wykorzystane jako dowód.

Jak bezpiecznie rozwiązać sprawę?

Najpierw należy odtworzyć dokumenty z 2013 r.: korespondencję, potwierdzenia wypłat, zakres obowiązków, ewidencję obecności, faktury, upoważnienia do podpisywania dokumentów, historię logowań i wszelkie ustalenia dotyczące czasu pracy. Dopiero po zebraniu materiału można ocenić, czy bronić stanowiska o zleceniu, czy rozważyć polubowne zakończenie sporu.

Możliwe rozwiązania to przede wszystkim: rozmowa ugodowa, wypłata spornych należności po prawidłowym opisaniu podstawy, korekty dokumentów wobec ZUS albo przygotowanie się do kontroli i postępowania. Każde z tych działań ma inne konsekwencje. Ugoda nie powinna zawierać zapisów sprzecznych z prawem ani fikcyjnych oświadczeń, a korekty w ZUS powinny odpowiadać rzeczywistemu stanowi sprawy.

Jeżeli zależy Panu na ograniczeniu ryzyka, nie należy zaczynać od wstecznego podpisywania umowy z nieprawdziwą datą. Antydatowanie dokumentów może stworzyć dodatkowy problem dowodowy. Bezpieczniejsze jest sporządzenie rzetelnego porozumienia lub wyjaśnienia, które opisuje, co strony uzgadniają obecnie, bez fałszowania dokumentacji z przeszłości.

W podobnych sprawach warto sprawdzić także odwołanie aneksu do umowy o pracę i a1, bo pokrewny problem może wpływać na ocenę uprawnień, dokumentów albo dalszych działań wobec ZUS.

FAQ

Czy umowa-zlecenia musi być podpisana na piśmie?

Co do zasady nie. Umowa-zlecenia może być zawarta ustnie albo dorozumianie. Dla bezpieczeństwa dowodowego powinna jednak zostać spisana, zwłaszcza gdy współpraca trwa dłużej, obejmuje dostęp do systemów firmy albo wiąże się z odpowiedzialnością za dokumenty.

Czy można podpisać umowę z datą wsteczną?

Nie należy antydatować dokumentów. Jeżeli strony chcą uporządkować rozliczenia, lepiej sporządzić aktualne porozumienie opisujące rzeczywisty przebieg współpracy i sposób jej rozliczenia. Dokument z nieprawdziwą datą może pogorszyć sytuację dowodową.

Czy były pracownik może po latach zgłosić sprawę do PIP lub ZUS?

Może złożyć zawiadomienie, ale skutki zależą od przedawnienia, dowodów i rodzaju naruszenia. Organ może analizować dokumenty, przesłuchiwać strony i oceniać, czy była to umowa cywilnoprawna, czy faktyczny stosunek pracy.

Czy status studenta do 26 lat zawsze wyłącza składki ZUS?

Nie zawsze. Przy prawidłowej umowie-zleceniu student lub uczeń do 26 lat zasadniczo nie podlega ubezpieczeniom społecznym z tego tytułu. Jeżeli jednak sąd lub organ uzna, że była to faktycznie umowa o pracę, status studenta nie wyłącza pracowniczego obowiązku ubezpieczeniowego.

Czy ugoda z byłym pracownikiem załatwia sprawę?

Ugoda może ograniczyć spór między stronami, ale nie zawsze zamyka ryzyko wobec ZUS, PIP lub organów podatkowych. Powinna być przygotowana tak, aby nie zawierała fikcyjnych oświadczeń i nie potwierdzała niepotrzebnie okoliczności, których nie da się obronić dowodowo.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.