Dojazd nauczyciela do ucznia a delegacja

Czy dojazd do ucznia jest podróżą służbową?

Karta Nauczyciela nie zawiera odrębnej, szczegółowej regulacji dotyczącej zwrotu kosztów dojazdu nauczyciela do domu ucznia objętego indywidualnym nauczaniem. W sprawach ze stosunku pracy nauczycieli, które nie są uregulowane w Karcie Nauczyciela, stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, albo poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Dlatego nie można przyjąć automatycznie, że nauczycielowi delegacja się nie należy tylko dlatego, że w danym dniu prowadzi zajęcia wyłącznie w domu ucznia. Decydujące jest to, czy dom ucznia znajduje się poza stałym miejscem pracy nauczyciela określonym w umowie o pracę, akcie mianowania albo w realnie przyjętej organizacji pracy oraz czy wyjazd następuje na polecenie pracodawcy.

Jeżeli stałym miejscem pracy nauczyciela jest szkoła, a dyrektor zleca prowadzenie zajęć w domu ucznia, taki wyjazd co do zasady powinien być oceniany jako wykonywanie zadania służbowego poza stałym miejscem pracy. Jeżeli natomiast w dokumentach pracowniczych jako miejsce pracy określono szerszy obszar, na przykład kilka placówek albo teren danej jednostki, ocena może być inna i wymaga sprawdzenia konkretnych zapisów.

Kto decyduje o wyjeździe i rozliczeniu kosztów?

Pracodawcą nauczyciela jest szkoła reprezentowana przez dyrektora, a nie starosta jako organ prowadzący. Organ prowadzący finansuje działalność szkoły, ale bieżące czynności z zakresu prawa pracy, w tym organizacja pracy i wydawanie poleceń służbowych, należą zasadniczo do dyrektora.

W praktyce warto ustalić, czy dyrektor wydał nauczycielowi polecenie prowadzenia zajęć w domu ucznia, w jakim miejscu te zajęcia mają się odbywać, z jakiego środka transportu nauczyciel ma korzystać oraz według jakich zasad szkoła rozlicza koszty przejazdu. Dobrze, aby polecenie i zgoda na użycie prywatnego samochodu były udokumentowane na piśmie, choćby w formie zarządzenia, harmonogramu, polecenia wyjazdu albo zaakceptowanego wniosku.

Zwrot kosztów przejazdu prywatnym samochodem

Jeżeli nauczyciel używa prywatnego samochodu do dojazdu na zajęcia, nie wystarczy samo faktyczne poniesienie kosztów paliwa. Pracodawca powinien wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym, motocyklem albo motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Wtedy zwrot kosztów ustala się jako iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu.

Stawkę za kilometr ustala pracodawca, ale nie może ona przekraczać limitów wynikających z rozporządzenia Ministra Infrastruktury dotyczącego używania do celów służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy. Dla samochodów osobowych limity zależą od pojemności skokowej silnika, a odrębne stawki przewidziano dla motocykli i motorowerów.

W rozliczeniu należy wykazać przede wszystkim datę wyjazdu, trasę, cel wyjazdu, liczbę kilometrów oraz pojazd użyty do przejazdu. Szkoła może wymagać ewidencji przebiegu pojazdu albo innego dokumentu potwierdzającego trasę i liczbę kilometrów.

Czy zawsze przysługuje dieta?

Nie. Przy krótkich wyjazdach do ucznia, zwłaszcza gdy nauczyciel jedzie kilkanaście kilometrów i wraca tego samego dnia, praktyczne znaczenie ma najczęściej zwrot kosztów przejazdu. Dieta w krajowej podróży służbowej zależy od czasu trwania podróży. Jeżeli podróż trwa krócej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje.

Jeżeli jednak wyjazdy są dłuższe albo obejmują dodatkowe koszty, na przykład przejazdy komunikacją publiczną, parkingi lub inne uzasadnione wydatki zaakceptowane przez pracodawcę, należy je rozliczać zgodnie z zasadami obowiązującymi u pracodawcy i przepisami o podróżach służbowych.

Co, jeśli szkoła twierdzi, że to nie delegacja?

Argument, że nauczyciel nie przyjeżdża tego dnia do szkoły, nie jest sam w sobie wystarczający do odmowy rozliczenia kosztów. Podróż służbowa nie wymaga, aby pracownik najpierw pojawił się w zakładzie pracy. Istotne jest to, czy wykonuje zadanie służbowe poza miejscem pracy na polecenie pracodawcy.

Jednocześnie trzeba odróżnić podróż służbową od zwykłego dojazdu z domu do pracy. Jeżeli dom ucznia został w praktyce wskazany jako miejsce wykonywania pracy w danym dniu, a nauczyciel jedzie tam bezpośrednio z domu, pracodawca może próbować traktować taki przejazd jako dojazd do miejsca pracy. Nie oznacza to jednak, że odmowa zawsze będzie prawidłowa. Należy ocenić dokumenty pracownicze, harmonogram zajęć, polecenia dyrektora oraz to, czy stałym miejscem pracy nauczyciela pozostaje szkoła.

Jeżeli zajęcia odbywają się regularnie w wielu domach uczniów, szkoła powinna jasno uregulować zasady rozliczania przejazdów. Brak regulaminu albo zwyczajowa odmowa wypłaty nie pozbawia nauczyciela roszczeń, jeżeli z przepisów i okoliczności wynika, że poniósł koszty w interesie pracodawcy.

Jak dochodzić zwrotu kosztów?

Najlepiej zacząć od pisemnego wniosku do dyrektora szkoły. We wniosku warto wskazać daty wyjazdów, trasy, liczbę kilometrów, podstawę zlecenia zajęć oraz żądanie rozliczenia kosztów jako podróży służbowej albo zwrotu kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych.

Do wniosku można dołączyć harmonogram zajęć, potwierdzenie miejsca prowadzenia indywidualnego nauczania, ewidencję przebiegu pojazdu, zgodę na użycie samochodu, korespondencję z dyrektorem oraz wcześniejsze rozliczenia, jeżeli były stosowane. Jeżeli dyrektor odmawia, nauczyciel może wystąpić o pisemne uzasadnienie odmowy, zwrócić się do związków zawodowych albo rozważyć dochodzenie należności przed sądem pracy.

FAQ

Czy starosta może odmówić wypłaty delegacji nauczycielowi?

Decyzje pracownicze podejmuje zasadniczo dyrektor szkoły jako osoba reprezentująca pracodawcę. Starosta jako organ prowadzący ma znaczenie organizacyjne i finansowe, ale odmowa rozliczenia kosztów powinna być oceniana przez pryzmat obowiązków pracodawcy.

Czy nauczyciel musi mieć polecenie wyjazdu służbowego?

Tak, dla podróży służbowej istotne jest polecenie pracodawcy. Może ono wynikać z harmonogramu zajęć, organizacji indywidualnego nauczania albo odrębnego dokumentu. Dla celów dowodowych najlepiej mieć je w formie pisemnej.

Czy zwrot kosztów należy się, gdy uczeń mieszka 10-15 km od szkoły?

Odległość ma znaczenie praktyczne, ale sama nie rozstrzyga sprawy. Trzeba sprawdzić, czy wyjazd odbywa się poza stałe miejsce pracy nauczyciela, czy jest polecenie pracodawcy oraz czy nauczyciel miał zgodę na użycie prywatnego samochodu.

Czy szkoła może rozliczać tylko przejazd, bez diety?

Tak, jeżeli czas wyjazdu nie daje prawa do diety. W krótkich wyjazdach do ucznia najczęściej sporne są koszty przejazdu, a nie dieta za podróż służbową.

Od czego zacząć, gdy szkoła nie płaci za dojazdy?

Najpierw warto złożyć do dyrektora pisemny wniosek o rozliczenie kosztów wraz z ewidencją przejazdów i wskazaniem podstawy zlecenia zajęć. Jeżeli odpowiedź jest odmowna, należy poprosić o uzasadnienie i ocenić możliwość dochodzenia należności jako roszczenia pracowniczego.

Źródła

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, w szczególności art. 77⁵
• Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. - Karta Nauczyciela, w szczególności art. 91c
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
• Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy
• Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie indywidualnego obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego dzieci i indywidualnego nauczania dzieci i młodzieży

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.