Prawidłowe obliczenie odprawy emerytalnej

Kiedy pracownik nabywa prawo do odprawy emerytalnej?

Podstawowa zasada wynika z art. 92¹ Kodeksu pracy. Pracownikowi spełniającemu warunki uprawniające do emerytury albo renty z tytułu niezdolności do pracy, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na to świadczenie, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia.

Znaczenie ma więc nie tylko samo osiągnięcie wieku emerytalnego, lecz także związek między ustaniem zatrudnienia a przejściem na emeryturę. Najczęściej będzie to rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron, wypowiedzeniem albo upływ czasu, na który umowa została zawarta, jeżeli z okoliczności wynika, że pracownik kończy zatrudnienie po to, aby korzystać z emerytury.

Prawo do odprawy powstaje w dniu ustania stosunku pracy. Ten dzień jest kluczowy dla oceny, czy pracownik spełnia warunki oraz z jakiego miesiąca należy przyjmować określone składniki wynagrodzenia.

Z którego miesiąca liczyć odprawę emerytalną?

Jeżeli stosunek pracy ustał 25 lutego i w tym dniu pracownik przeszedł na emeryturę, to prawo do odprawy powstało w lutym. Oznacza to, że stałe miesięczne składniki wynagrodzenia, takie jak zasadnicza pensja w stałej kwocie, należy przyjąć w wysokości należnej w lutym, czyli w miesiącu nabycia prawa do odprawy.

Nie oznacza to jednak, że zawsze cała odprawa jest liczona wyłącznie z wynagrodzenia za luty. Przy obliczaniu odprawy stosuje się zasady właściwe dla ekwiwalentu pieniężnego za urlop, dlatego różne składniki wynagrodzenia uwzględnia się w różny sposób.

W praktyce należy rozróżnić:

• stałe składniki miesięczne – przyjmowane w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do odprawy, czyli w opisanej sytuacji w lutym,
• zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc – np. premie miesięczne, prowizje lub dodatki zmienne, zwykle przyjmowane ze średniej z 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa,
• składniki za okresy dłuższe niż miesiąc – np. premie kwartalne lub roczne, uwzględniane ze średniej z 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa.

Jeżeli wynagrodzenie pracownika składało się wyłącznie ze stałej miesięcznej pensji, odpowiedź jest prosta: odprawa powinna być obliczona według wynagrodzenia należnego w lutym. Jeżeli jednak występowały premie, dodatki lub prowizje, pracodawca powinien dodatkowo prawidłowo ustalić średnie z odpowiednich okresów poprzedzających luty.

Jakie przepisy regulują sposób obliczenia odprawy?

Kodeks pracy określa samo prawo do odprawy i jej minimalną wysokość. Sposób ustalenia kwoty odprawy wynika natomiast z przepisów wykonawczych dotyczących obliczania należności pracowniczych oraz zasad stosowanych przy ekwiwalencie pieniężnym za urlop.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. zasady obowiązujące przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop stosuje się także przy obliczaniu odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę.

Z kolei rozporządzenie urlopowe z dnia 8 stycznia 1997 r. wskazuje, jak traktować poszczególne składniki wynagrodzenia. Dlatego przy odprawie emerytalnej nie wystarczy spojrzeć wyłącznie na ostatnią wypłatę. Trzeba sprawdzić, jakie składniki wynagrodzenia pracownik otrzymywał i za jakie okresy one przysługiwały.

Co wchodzi do podstawy odprawy emerytalnej?

Do podstawy odprawy wchodzą co do zasady składniki wynagrodzenia i inne świadczenia ze stosunku pracy uwzględniane przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop. Nie wszystkie wypłaty należy jednak traktować jednakowo.

Przy ustalaniu podstawy odprawy trzeba sprawdzić przede wszystkim:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• dodatki stałe, np. funkcyjny lub stażowy, jeżeli przysługują pracownikowi,
• premie i prowizje miesięczne, jeżeli mają charakter składników wynagrodzenia,
• premie kwartalne, roczne lub inne składniki za okresy dłuższe niż miesiąc,
• postanowienia regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego albo pragmatyki służbowej, jeżeli dotyczą danego pracownika.

Niektóre należności nie są wliczane do podstawy na zasadach właściwych dla wynagrodzenia urlopowego, np. wynagrodzenie za czas urlopu, wynagrodzenie za czas usprawiedliwionej nieobecności czy wynagrodzenie chorobowe. Ostateczna kwalifikacja zależy od rodzaju danego świadczenia i zasad jego wypłaty u konkretnego pracodawcy.

Czy odprawa zawsze wynosi jednomiesięczne wynagrodzenie?

Kodeks pracy przewiduje minimalną odprawę w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia. Pracodawca nie może jej obniżyć poniżej tego poziomu, jeżeli pracownik spełnia warunki z art. 92¹ Kodeksu pracy.

W niektórych zakładach pracy albo grupach zawodowych odprawa może być wyższa. Wynika to na przykład z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania, umowy o pracę albo przepisów szczególnych dotyczących określonych pracowników. Dlatego przed zaakceptowaniem wyliczenia warto sprawdzić nie tylko Kodeks pracy, ale również wewnętrzne przepisy płacowe obowiązujące u pracodawcy.

Jeżeli pracownik otrzymał już odprawę emerytalną lub rentową, nie może ponownie nabyć do niej prawa na podstawie Kodeksu pracy. Zasada jednorazowości ma duże znaczenie przy ponownym zatrudnieniu emeryta.

Kiedy pracodawca powinien wypłacić odprawę?

Odprawa staje się wymagalna w dniu ustania stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę lub rentę. W praktyce powinna zostać wypłacona najpóźniej w terminie wypłaty ostatnich należności pracowniczych, chyba że przepisy wewnętrzne przewidują korzystniejsze rozwiązanie.

Jeżeli pracodawca nie wypłaci odprawy albo zaniży jej wysokość, pracownik może wystąpić do pracodawcy o korektę rozliczenia i wypłatę brakującej kwoty. Roszczenia ze stosunku pracy co do zasady przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne.

Najczęstsze pytania

Czy przy odejściu na emeryturę 25 lutego odprawę liczy się z lutego czy ze stycznia?

Stałe miesięczne składniki wynagrodzenia należy przyjąć z lutego, bo w lutym powstało prawo do odprawy. Składniki zmienne liczy się jednak według właściwych średnich z okresów poprzedzających miesiąc nabycia prawa.

Czy premia miesięczna powinna być doliczona do odprawy?

Tak, jeżeli jest składnikiem wynagrodzenia wliczanym do podstawy według zasad ekwiwalentowych. Zwykle przyjmuje się ją w średniej wysokości z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do odprawy.

Czy regulamin wynagradzania może przewidywać wyższą odprawę?

Tak. Kodeks pracy określa minimum, czyli jednomiesięczne wynagrodzenie. Układ zbiorowy, regulamin wynagradzania, umowa o pracę albo przepisy szczególne mogą przewidywać korzystniejszą odprawę.

Czy odprawa emerytalna przysługuje ponownie po zatrudnieniu emeryta?

Co do zasady nie. Pracownik, który otrzymał odprawę emerytalną lub rentową, nie może ponownie nabyć do niej prawa na podstawie Kodeksu pracy.

Co zrobić, gdy pracodawca zaniżył odprawę?

Warto pisemnie poprosić o przedstawienie sposobu wyliczenia, wskazać pominięte składniki i wezwać do wypłaty różnicy. Jeżeli pracodawca odmawia, roszczenia można dochodzić przed sądem pracy.

Podsumowanie

W opisanej sytuacji, jeżeli stosunek pracy ustał 25 lutego w związku z przejściem na emeryturę, miesiącem nabycia prawa do odprawy jest luty. Stałe składniki wynagrodzenia powinny więc zostać przyjęte w wysokości należnej w lutym.

Trzeba jednak sprawdzić, czy wynagrodzenie obejmowało także składniki zmienne lub okresowe. Wtedy sama informacja, że odprawę naliczono z lutego, nie wystarcza do oceny poprawności wyliczenia. Prawidłowe rozliczenie wymaga ustalenia, jakie składniki wchodzą do podstawy i z jakiego okresu należy obliczyć ich średnią.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy - Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy
3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop